Ogni giacenza è un’affermazione: il sistema dice 148, e da qualche parte uno scaffale è d’accordo oppure no. La precisione delle giacenze è quante volte lo scaffale è d’accordo. Gli ammanchi sono il valore sparito tra i due.
Nessuno dei due è un problema che si risolve una volta. I dati si allontanano dalla realtà un po’ ogni giorno, attraverso cento piccoli eventi che nessuno registra. Il lavoro è misurare la deriva e chiudere i varchi da cui passa.
Due misure
La precisione è la quota di prodotti contati la cui quantità registrata coincideva con quella trovata:
Conti 200 prodotti e ne trovi 174 esatti: la precisione è dell’87%. Molte aziende ammettono una piccola tolleranza, per esempio più o meno 2% sulla merce sfusa, e considerano corretto un prodotto che vi rientra. Decidi la tolleranza prima e applicala a ogni conteggio.
Gli ammanchi sono il valore perso, in quota di quanto i dati dicevano che avevi:
I dati dicono 180.000 €, il conteggio trova 176.400 €: gli ammanchi sono il 2%. Nel commercio al dettaglio si sta di norma tra l’1% e il 2%. Un magazzino che rifornisce solo la propria produzione dovrebbe stare ben sotto l’1%.
La precisione conta gli errori in entrambe le direzioni, quindi un prodotto con 10 pezzi in più è sbagliato quanto uno con 10 in meno. Gli ammanchi li compensano e dicono quanto costano gli errori. Servono entrambe: un magazzino può avere ammanchi bassi e una precisione pessima, quando le eccedenze su alcuni prodotti nascondono le mancanze su altri.
Da dove nascono le perdite
Il furto è la causa a cui tutti pensano per prima e di rado è la più grande. L’elenco abituale, più o meno in ordine di peso per un’azienda che non vende da un punto vendita aperto al pubblico:
- Uso non registrato. Campioni, parti prese per una riparazione, materiali di consumo usati internamente, rotture spazzate via e buttate. Ognuno è uno scarico che nessuno ha inserito.
- Errori al ricevimento. Una bolla firmata per 500 e registrata per 500 quando ne sono arrivati 480. L’errore entra nei dati il primo giorno e si scopre al conteggio successivo.
- Errori di prelievo e di registrazione. La variante sbagliata prelevata, una quantità digitata 100 invece di 10, un trasferimento registrato da un lato solo.
- Danni e scadenze. Merce non più utilizzabile ma ancora nei dati a pieno valore.
- Furto, interno o esterno.
- Errori nei dati. Prodotti doppi, confusione tra scatole e pezzi nell’unità di misura, un’importazione che ha raddoppiato una riga.
L’elenco conta perché ogni causa ha un controllo diverso. Una gabbia chiusa a chiave non fa nulla contro un errore al ricevimento.
Cinque controlli
1. Ogni movimento ha un nome e una causale. Nessuna giacenza cambia senza una registrazione di chi l’ha cambiata, quando e perché. Questo non evita gli errori, ma rende ogni errore riconducibile a un processo, e gli errori riconducibili si correggono.
2. Nessuna giacenza negativa. Quando uno scarico porterebbe una sede sotto zero, rifiutalo e scopri il perché. Un saldo negativo è un errore di ricevimento o di trasferimento non ancora registrato, e ammetterlo seppellisce la prova.
3. Ricevi sull’ordine, conta i pezzi. La merce entra nei dati solo da una consegna registrata su un ordine di acquisto, con la quantità contata, non con quella scritta sulla bolla.
4. Conta poco e spesso. Un inventario a rotazione di una corsia al giorno trova gli errori quando la causa è ancora recente. Le differenze che trova sono l’elenco dei processi da correggere.
5. Separa chi fa cosa. Chi riceve la merce non dovrebbe essere chi approva l’ordine. Chi registra una svalutazione non dovrebbe essere l’unico a vederla. Chi movimenta la merce in magazzino non ha bisogno di vedere quanto vale. La separazione non è sfiducia: toglie l’occasione a un errore in buona fede di passare inosservato.
Correzioni e svalutazioni non sono la stessa cosa
Un conteggio trova 90 pezzi dove i dati ne dicono 100. Possono essere vere due cose diverse. O 10 pezzi sono stati usati e mai registrati, e allora la giacenza deve scendere e il valore con lei. Oppure è stato inserito uno scarico di 100 quando ne sono usciti 90, e allora la giacenza deve salire. Rimettere a posto il dato non è la stessa cosa che decidere dove è finito il valore. Tieni separati i due tipi di correzione, ciascuno con la sua causale, o il tuo dato sugli ammanchi diventa un misto di perdite vere ed errori di battitura.
Come lo sostiene StockBold
In StockBold ogni variazione di giacenza è un movimento con data, causale, sede e nome di chi l’ha registrato, e lo storico dei movimenti si filtra per prodotto, fornitore, sede, causale e data. Un movimento che porterebbe una sede sotto zero viene rifiutato, anche se retrodatato. La merce entra dalle consegne registrate sugli ordini di acquisto approvati, con la quantità che inserisci per ogni riga e data.
Gli inventari si creano per sede e si restringono a un fornitore, una categoria o un reparto. Durante il conteggio, la scheda delle differenze e la differenza netta mostrano quanto i dati si discostano dallo scaffale, e l’approvazione registra un movimento per ogni differenza, con il nome dell’inventario, così ogni correzione resta riconducibile. Le correzioni passano da due movimenti distinti: una rettifica aggiunge solo pezzi, e solo fino a quanto risulta scaricato per quel prodotto in quella sede nell’anno; una svalutazione è uno scarico con un commento, così il valore scende e la causale resta.
Circa 40 permessi distinti decidono chi registra movimenti, chi riceve, chi approva ordini e chi esegue inventari, e chi non ha il permesso di vedere i valori consulta solo le quantità.
Scopri di più su giacenze e magazzini in StockBold, o leggi la guida (in inglese) su come leggere e correggere lo storico dei movimenti.