Si llevas tú solo el stock, no necesitas permisos. En cuanto trabaja otra persona en el mismo sistema, hay que decidir quién puede hacer qué. Muchas empresas dan acceso a todo el mundo porque es más rápido. El problema aparece cuando encuentran en el historial un movimiento que nadie sabe explicar.
Los permisos no son una cuestión de confianza. Sirven para que otra persona pueda detectar un error que tú no hayas visto.
Cuatro tareas que conviene separar
Crear un pedido y aprobarlo. Quien solicita una compra no debería ser quien la autoriza. En un equipo de tres puede aprobar el propietario; en uno más grande, cada departamento puede tener su responsable de aprobación. Lo importante es que otra persona revise el compromiso de gasto.
Recibir mercancía y aprobar el pedido. Quien recibe la mercancía registra lo que ha llegado. Si también aprobó el pedido, podría modificarlo para que cuadre con una entrega incompleta sin que nadie detecte la diferencia.
Mover stock y ver su valor. El personal de almacén necesita conocer cantidades, almacenes y estanterías. No necesita saber que un palé vale 40.000 €. Mostrar ese dato a todo el mundo compromete la confidencialidad sin ayudar en el trabajo diario.
Corregir existencias y hacer el recuento. Un recuento detecta una diferencia; una corrección la resuelve. Si quien hace el recuento también registra la corrección sin que nadie la revise, el recuento deja de servir como comprobación.
No hace falta un equipo grande para separar estas tareas. Hace falta que intervengan dos personas en lugar de una.
Quién necesita ver los valores
Menos personas de las que suelen tener acceso. Necesitan verlos quienes fijan los precios, aprueban compras, preparan las cuentas y dirigen la empresa. Quien compra ya ve los precios de sus propios pedidos. Los demás pueden trabajar con cantidades.
Ocultar los valores también ayuda a evitar correcciones precipitadas. Ante una cifra de stock que parece demasiado cara, alguien puede verse tentado a cambiarla. Si solo ve la cantidad, lo razonable es volver a contar.
Los roles son un punto de partida
Los roles habituales ahorran trabajo: administración, compras, contabilidad y almacén. Asignas uno y la persona recibe los permisos correspondientes. Pero no todas las funciones encajan exactamente en un rol. Piensa en quien dirige el almacén y también pide consumibles, o en quien lleva la contabilidad y hace el recuento de fin de año. Asigna el rol y después ajusta los permisos individuales. Deja constancia de qué has cambiado y por qué.
Dos reglas ayudan a mantener el control:
- Concede el permiso concreto, no un rol más amplio. Quien lleva la contabilidad puede hacer recuentos sin necesitar el rol de administrador.
- Ante la duda, quita permisos en vez de añadirlos. Si nadie necesita un permiso, es menos probable que alguien advierta un uso indebido.
Departamentos y acceso a la información
Si cada área de la empresa compra y almacena productos distintos, puedes limitar el acceso de cada persona a los productos, movimientos y pedidos de su departamento. El taller ve el stock del taller. No se trata tanto de ocultar información como de evitar ruido: trabajar con una lista de 200 productos es más manejable que hacerlo con una de 3.000.
Que cada acción tenga un nombre
Cada movimiento, pedido, aprobación y corrección debería indicar quién lo hizo y cuándo. Los permisos determinan quién puede actuar; el historial muestra quién actuó. Revisar ese historial permite detectar si alguien tiene un permiso que no debería tener.
Qué revisar cada trimestre
- Compara la lista de usuarios con la plantilla. Quien deja la empresa debe perder el acceso ese mismo día, aunque sus acciones anteriores sigan figurando en el historial con su nombre.
- Revisa los permisos de quienes pueden aprobar. Con el tiempo, es fácil que más personas acumulen esta facultad.
- Comprueba quién puede ver los valores. Esa lista tiende a crecer y rara vez se reduce.
- Activa la autenticación en dos pasos en las cuentas que pueden aprobar, registrar pagos o cambiar los ajustes.
Los permisos en StockBold
En StockBold hay unos 40 permisos individuales para acciones como registrar o eliminar movimientos, recibir mercancía, crear y aprobar pedidos, gestionar costes y pagos, hacer recuentos, cerrar ejercicios, gestionar usuarios y ver valores. Cinco roles sirven como plantilla para asignar un conjunto de permisos: Administrador, Compras, Contabilidad, Operario y Responsable de la organización. Un operario, por ejemplo, registra movimientos y trabaja en montajes, pero no ve valores ni informes. Puedes añadir o quitar permisos individuales después de asignar un rol. Si quitas un permiso, seguirá desactivado aunque cambies el rol más adelante.
Algunas decisiones corresponden únicamente al propietario: los ajustes de la organización, el método de valoración, la exportación completa de los datos y el traspaso de la organización a otra persona. Puedes definir quién aprueba en cada departamento y limitar el acceso de cada usuario a los productos, movimientos y pedidos de determinados departamentos. Quien no tiene permiso para ver valores ve las cantidades, pero no los importes. Cada movimiento y aprobación queda registrado con el nombre de quien lo hizo y la hora. Si eliminas a un usuario, pierde el acceso de inmediato, pero sus acciones permanecen en el historial. La autenticación en dos pasos está disponible para todas las cuentas, y las claves API nunca tienen más permisos que su propietario.
Puedes leer más sobre el equipo, los roles y los permisos o consultar la guía sobre cómo determinan los permisos lo que ve cada persona.