Si buscas indicadores de inventario, encontrarás listas de treinta. Muchas están pensadas para cadenas con miles de tiendas y miden cosas que una empresa con uno o dos almacenes no puede cambiar o no necesita saber.
Ocho cifras bastan. Cada una responde a una pregunta que se hace quien dirige el negocio y se calcula con datos que ya registras. Juntas cubren el dinero invertido, el movimiento del stock, la exactitud de las existencias y el suministro.
Dinero
1. Valor del stock y su evolución. Cuánto vale hoy el stock a coste y cuánto valía al cierre de cada uno de los últimos doce meses. La pregunta: ¿crece el dinero inmovilizado en existencias más deprisa que el negocio? Revísalo cada mes. Si el valor sube mientras las ventas se mantienen, puede ser la primera señal de que compras demasiado, meses antes de que aparezca en el informe de antigüedad del stock.
2. Rotación del inventario y días de existencias. Divide el coste de las ventas del año entre el valor medio del stock. Después, divide 365 entre el resultado. Tienes la explicación completa. La pregunta: ¿cuánto tiempo permanece ese dinero en las estanterías? Revísalo cada trimestre para el conjunto del negocio y cada mes para los productos principales.
3. Porcentaje de stock antiguo. El valor del stock con más de 180 días dividido entre el valor total del stock. La pregunta: ¿qué parte corre el riesgo de convertirse en stock sin salida? Revísalo cada mes y fija un umbral para decidir cuándo liquidarlo, por ejemplo, el 10 %.
Movimientos
4. Faltas de stock. Cuántos productos se han agotado este mes y durante cuántos días. La pregunta: ¿con qué frecuencia nos falta lo que necesitamos? Anota el producto y la causa de cada caso. La solución será distinta si el proveedor se retrasó, el punto de pedido era incorrecto o surgió un trabajo imprevisto. Revísalo cada semana.
5. Previsión de faltas de stock. Qué productos se agotarán en los próximos 30 días al ritmo de consumo actual y cuántos días les quedan. Es la versión anticipada del indicador anterior y el único de esta lista que ayuda a evitar un problema antes de que ocurra. Revísalo cada semana, o a diario si tus plazos de aprovisionamiento son cortos.
Exactitud
6. Exactitud de los recuentos. El porcentaje de productos contados cuya cantidad registrada coincidía con la cantidad real, según los recuentos periódicos o el inventario anual. Lee más sobre la exactitud del inventario y las mermas. La pregunta: ¿podemos fiarnos de las otras siete cifras? Por debajo del 95 %, los puntos de pedido, la valoración y la rotación parten de datos poco fiables. Revísalo después de cada recuento.
Proveedores
7. Plazo de aprovisionamiento medio y máximo. Los días que transcurren entre el pedido y la entrega para cada proveedor, calculados con tus pedidos de compra. Consulta cómo medir el plazo de aprovisionamiento. La pregunta: ¿con cuánta antelación debemos pedir y qué margen de stock necesitamos? Revísalo dos veces al año y después de cambiar de proveedor.
8. Pagos comprometidos con proveedores. Cuánto vence en cada uno de los próximos tres meses por pedidos aprobados, separando los importes ya facturados de las estimaciones. La pregunta: ¿cuánto tendremos que pagar el mes que viene por la mercancía que ya hemos comprado? Revísalo cada mes junto con la previsión de tesorería.
Los indicadores que puedes dejar fuera
La tasa de pedidos atendidos y la de pedidos pendientes importan si vendes bajo pedido y envías mercancía desde tu almacén. Si abasteces tu propia producción o una tienda, las faltas de stock ya te dan esa información. La rentabilidad del margen sobre el inventario exige datos fiables de ventas por producto y merece la pena cuando ya revisas habitualmente los ocho indicadores anteriores. El coste de mantenimiento del inventario en porcentaje conviene calcularlo una vez para fijar las cantidades de pedido, no seguirlo cada mes.
Los ocho indicadores en una página
| Indicador | Fórmula o fuente | Frecuencia |
|---|---|---|
| Valor del stock y evolución | Valoración a coste al cierre de cada mes | Mensual |
| Rotación y días de existencias | Coste de las ventas ÷ valor medio del stock; 365 ÷ rotación | Trimestral |
| Porcentaje de stock antiguo | Valor del stock con más de 180 días ÷ valor total | Mensual |
| Faltas de stock | Productos que llegan a cero, con su causa | Semanal |
| Previsión de faltas | Productos que se agotarán en 30 días | Semanal |
| Exactitud de los recuentos | Productos sin diferencias ÷ productos contados | Después de cada recuento |
| Plazo de aprovisionamiento | Fecha de entrega − fecha de pedido, media y máximo | Dos veces al año |
| Pagos comprometidos | Vencimientos de pedidos aprobados, por mes | Mensual |
Una página, ocho cifras y el dato del mes anterior junto a cada una. Si una cifra no ha influido en ninguna decisión durante tres meses, deja de seguirla.
De dónde sale cada cifra en StockBold
El informe de Valoración del inventario muestra el valor del stock en cualquier fecha, según el método que utilices y con los costes de adquisición incluidos. El Historial del valor del inventario muestra su evolución al cierre de los últimos doce meses. El informe de rotación indica la rotación y los días de existencias de cada producto; el de Coste de las ventas aporta el valor correspondiente. El informe de antigüedad agrupa el stock en tramos fijos hasta superar los 180 días, con el valor de cada tramo.
Los productos con el cálculo automático del punto de pedido aparecen en la previsión de faltas de stock a 30 días, ordenados por urgencia y con los días restantes. También figuran en el correo diario de existencias bajas que reciben las personas que los siguen. Cada recuento muestra las diferencias y la diferencia neta a medida que avanzas. Cada pedido de compra registra las fechas del pedido y de la entrega. La Previsión de pagos muestra los vencimientos por proveedor y por mes, separando los importes confirmados de las estimaciones y los pedidos aprobados de los borradores.
Lee más sobre la valoración del inventario y los informes o consulta la guía del Historial del valor del inventario.