Pregunta a un proveedor cuánto tarda en entregar y te dirá lo que pone en su catálogo: cinco días laborables. Consulta tus propios registros y la respuesta cambia: once días de media y, en una ocasión, veintitrés.
El plazo de aprovisionamiento es el segundo dato que necesitas para calcular el punto de pedido, y el plazo del catálogo no es el que debes usar. El dato que buscas está en tus pedidos de compra.
Qué incluye el plazo de aprovisionamiento
El plazo de aprovisionamiento va desde que decides hacer un pedido hasta que la mercancía está disponible en la estantería. Incluye más etapas que las contempladas en el plazo de entrega del proveedor:
| Etapa | Quién la controla |
|---|---|
| Pedido preparado y pendiente de aprobación | Tú |
| Pedido enviado al proveedor | Tú |
| Preparación del pedido por el proveedor | Proveedor |
| Transporte | Transportista |
| Recepción, comprobación y colocación de la mercancía | Tú |
Los «cinco días» del proveedor cubren las dos etapas centrales. Si un pedido espera tres días para su aprobación y la entrega permanece otros dos en el muelle antes de registrarse, el plazo que afecta a tus existencias es de diez días.
Cómo medirlo con tus pedidos
Para cada entrega, resta la fecha del pedido a la fecha de recepción. Ambos datos figuran en el pedido de compra. Anota las últimas diez o veinte entregas de un proveedor:
| Pedido | Fecha del pedido | Fecha de entrega | Días |
|---|---|---|---|
| PO-2041 | 3 feb. | 12 feb. | 9 |
| PO-2077 | 24 feb. | 6 mar. | 10 |
| PO-2110 | 17 mar. | 26 mar. | 9 |
| PO-2158 | 9 abr. | 2 may. | 23 |
| PO-2199 | 5 may. | 16 may. | 11 |
| PO-2230 | 2 jun. | 13 jun. | 11 |
Esta lista te da dos cifras que sirven para cosas distintas.
La media, unos 12 días en este caso, es el plazo que debes usar para calcular el punto de pedido. Te indica con cuánta antelación tienes que hacer un pedido habitual para recibir la mercancía antes de quedarte sin existencias.
La variación entre entregas te ayuda a calcular el stock de seguridad. Uno de los seis pedidos tardó el doble que los demás. Si una rotura de stock te sale cara, calcula una reserva que cubra esa entrega más larga, en lugar de basarte solo en la media. Puedes tomar como referencia la entrega que más tardó en el último año o, si tienes muchos pedidos, el percentil 90: el plazo en el que llegan nueve de cada diez entregas.
Mide el plazo por proveedor y también por producto si un mismo proveedor envía artículos desde distintos lugares. Si tarda una media de 9 días en entregar productos que tiene en stock y 40 días en los que fabrica bajo pedido, necesitas dos plazos distintos.
Cómo afecta el plazo a tus existencias
Supongamos que utilizas 10 unidades de un producto al día:
| Plazo utilizado | Punto de pedido (100 unidades de stock de seguridad) | Efecto |
|---|---|---|
| 5 días (catálogo) | 150 | Roturas de stock en la mayoría de los pedidos |
| 12 días (media) | 220 | Suficiente para un pedido habitual |
| 23 días (máximo) | 330 | Sin roturas, pero con 110 unidades adicionales inmovilizadas todo el año |
La diferencia entre la segunda y la tercera fila es el coste de la variación del proveedor: 110 unidades que mantienes en stock de forma permanente. Un proveedor que entrega siempre en el mismo plazo reduce el stock de seguridad que necesitas.
Cómo reducirlo
Empieza por los días que dependen de ti. Suelen ser los más fáciles de recortar y pueden suponer una parte importante del plazo.
- Aprueba los pedidos el día en que se preparan. Cada día que un pedido espera aprobación retrasa todos los productos de ese proveedor. Si las aprobaciones se dejan para una reunión semanal, todo el catálogo acumula cinco días más.
- Envía el pedido en cuanto esté aprobado y pide al proveedor que confirme una fecha de entrega. Así tendrás una fecha concreta para planificar, en lugar de una estimación.
- Registra la entrega cuando llegue. La mercancía que permanece en el muelle sin registrar no aparece como disponible en el sistema.
- Agrupa los pedidos con una frecuencia que el proveedor pueda cumplir. Un pedido semanal consolidado puede dar lugar a entregas más regulares que cinco pedidos pequeños.
- Busca una alternativa para los productos críticos. Un segundo proveedor con un plazo más corto, aunque cobre más, puede costarte menos que mantener el stock de seguridad que exige el proveedor lento.
- Revisa el plazo dos veces al año. Los proveedores cambian de transportista, de almacén y de carga de trabajo. El plazo que fijaste en enero puede no servir en junio.
El plazo de aprovisionamiento en StockBold
En StockBold, cada producto tiene un plazo de aprovisionamiento previsto en días que se utiliza para calcular su punto de pedido: stock de seguridad + consumo medio diario × plazo de aprovisionamiento. Puedes fijar el stock de seguridad manualmente, calcularlo en meses de consumo o combinar ambos métodos. En ese caso, se aplica el valor más alto para cubrir la variación en las entregas del proveedor.
Los datos necesarios para medir el plazo real quedan registrados. Cada pedido de compra tiene su fecha y una fecha de entrega prevista; cada entrega asociada registra cuándo llegó la mercancía. Los pedidos aprobados pendientes de entrega figuran entre los envíos entrantes y los completados se conservan en su propia lista. El propietario de la organización puede exportar todos los registros en CSV para comparar las fechas de los pedidos y las entregas de un proveedor en una hoja de cálculo. También puede preguntar al Asistente de IA por pedidos y entregas a partir de los datos de su empresa.
Lee más sobre reaprovisionamiento y avisos de stock bajo o consulta la guía sobre cómo configurar el plazo de aprovisionamiento, el stock de seguridad y los días de cobertura.