El proceso de un pedido de compra: de la necesidad al pago de la factura

El pedido de compra conecta lo que solicitaste, lo que recibiste y lo que pagaste. Cuando todo cuadra, nadie se detiene a revisarlo. Cuando hay diferencias, el pedido permite localizar dónde están.

Si los pedidos se hacen por correo electrónico y teléfono, esa información puede quedar dispersa. Una factura errónea quizá no se detecte hasta que la revise administración. Un proceso por escrito, aunque sea breve, ayuda a evitarlo. Estos son los siete pasos.

1. Crear el pedido

Alguien detecta la necesidad: aparece un producto en la Lista de reaprovisionamiento, un trabajo requiere piezas o hay que atender el pedido de un cliente. Crea un pedido de compra con el proveedor, la fecha, el almacén de entrega y la moneda. Añade una línea por producto con su cantidad y precio.

El pedido queda en Borrador. Aún no hay ningún compromiso con el proveedor: primero se puede revisar.

Control: agrupa en un pedido los productos que necesitas de un proveedor, en lugar de crear uno por producto. Diez pedidos al mismo proveedor en un día multiplican las posibilidades de error y las facturas que habrá que cotejar.

2. Aprobarlo

Lo aprueba otra persona o quien lo creó, si tiene autoridad sobre ese presupuesto. Al aprobar el pedido, la compra se convierte en un compromiso. Hasta entonces, no debería enviarse al proveedor.

La responsabilidad depende del tamaño de la empresa. En un equipo de cinco personas, el propietario puede aprobar todos los pedidos. En uno de cincuenta, cada departamento puede tener su responsable y elevar los importes mayores a otra persona.

Control: si se modifica un pedido aprobado, debe aprobarse de nuevo. Un pedido aprobado por 4.000 € que después pasa a 9.000 € ya no cuenta con esa aprobación.

3. Enviarlo

Envía el pedido aprobado al proveedor en PDF, por correo electrónico o a través de su portal. Incluye tu número de pedido y pídele que lo indique tanto en el albarán como en la factura. Así podrás relacionar los tres documentos.

Control: comprueba que la confirmación del proveedor coincida con el pedido. Si cambia un precio o una cantidad, modifica el pedido y solicita una nueva aprobación antes de recibir la factura.

4. Recibir la mercancía

Cuando llega la entrega, comprueba cada línea frente al pedido: producto, cantidad y estado. Registra lo recibido en el pedido. Las existencias aumentan en el almacén de entrega y queda constancia de qué líneas se han recibido por completo, cuáles solo en parte y cuáles siguen pendientes.

Las entregas parciales son habituales. El pedido permanece abierto hasta que llega la última unidad, y cada entrega conserva su propia fecha.

Control: registra la entrega para que la mercancía figure en las existencias. Un albarán sobre la mesa no actualiza el stock.

5. Registrar la factura

Compara la factura del proveedor con el pedido y las entregas. Comprueba tres cosas: que no se facture más cantidad de la recibida, que los precios coincidan con los del pedido y que la suma de las facturas no supere el total del pedido.

La factura puede llegar antes que la mercancía o mucho después. Regístrala en el pedido cuando llegue, con la fecha que le corresponde, para calcular bien los plazos de pago.

Control: marca el precio de cada línea como confirmado después de cotejarlo con la factura. Los precios sin confirmar quedan pendientes de revisión.

6. Planificar el pago

Anota en el pedido las condiciones acordadas: 30 días desde la factura, un 30 % al hacer el pedido y el 70 % restante a los 60 días, por ejemplo. Las condiciones y la fecha de la factura determinan uno o varios vencimientos. Al reunir los vencimientos de los pedidos abiertos, obtienes la previsión de pagos. Si el mes que viene debes 40.000 € a un proveedor, conviene saberlo con antelación.

Control: separa los compromisos confirmados de las estimaciones. Un pedido aprobado con factura tiene una fecha de vencimiento definida; un Borrador, una previsión.

7. Pagar y cerrar

Haz el pago a través del banco y regístralo en el pedido con su fecha e importe. Cuando lo solicitado, recibido, facturado y pagado cuadra, el pedido está completo. Su historial permite consultar quién lo creó, quién lo aprobó, cuándo llegó la mercancía y qué se pagó.

Quién se encarga de cada paso

Conviene repartir las tareas entre distintas personas, incluso en un equipo pequeño:

En una empresa muy pequeña, una sola persona puede asumir las cuatro tareas si mantiene el registro. Cuando varias personas trabajan sin un registro compartido, aumenta el riesgo de pagar dos veces un pedido.

Cómo lo gestiona StockBold

En StockBold, cada pedido de compra empieza como Borrador. Después se solicita su aprobación y lo aprueba alguien con permiso para hacerlo. Puedes definir aprobadores por departamento y distinguir entre quienes pueden aprobar cualquier pedido y quienes solo pueden aprobar los propios. Si se modifica un pedido aprobado, vuelve a Borrador y necesita otra aprobación. Cada solicitud, aprobación y devolución a Borrador queda registrada con el nombre de quien intervino y la hora. Puedes exportar el pedido en PDF para enviarlo al proveedor.

Las entregas se registran en el pedido, también cuando llegan en varias partes, y aumentan las existencias en el almacén de entrega indicado. Puedes registrar varias facturas en un mismo pedido; se rechaza cualquiera que haga que el total facturado supere el importe del pedido. También puedes marcar los precios como confirmados después de comprobarlos. Las condiciones de pago pueden dividirse en plazos, y la Previsión de pagos muestra los vencimientos por proveedor y mes. Distingue las fechas confirmadas de las estimaciones y los pedidos aprobados de los Borradores. Los pedidos en moneda extranjera conservan su moneda y tipo de cambio, mientras que el stock y los informes se expresan en tu moneda. Los aranceles y otros costes de adquisición se incorporan al valor del stock; el transporte del pedido también se incluye si activas esa opción.

Consulta cómo funcionan los pedidos de compra en StockBold o lee la guía para crear y aprobar un pedido de compra.