Le bon de commande relie ce que vous avez demandé, ce que vous avez reçu et ce que vous avez payé. Quand tout concorde, personne n’y prête attention. En cas d’écart, c’est le document qui permet de remonter à son origine.
Une entreprise qui commande par e-mail ou par téléphone n’a pas toujours ce point de référence. Elle découvre parfois une erreur sur la facture quand la comptabilité pose une question. Parfois, elle ne la découvre pas. Une procédure écrite, même courte, permet de garder le fil. Voici les sept étapes.
1. Créer le bon de commande
Le besoin peut venir d’une liste de réapprovisionnement, d’un chantier qui nécessite des pièces ou d’une commande client. La personne chargée des achats crée un bon de commande avec le fournisseur, la date, le lieu de livraison et la devise. Chaque produit figure sur une ligne avec sa quantité et son prix.
Le bon de commande est encore un brouillon. Il n’engage personne tant qu’il n’a pas été validé. Cette étape permet de le relire avant son envoi.
Contrôle : regroupez les produits correspondant à un même besoin dans un seul bon de commande par fournisseur. Dix bons envoyés au même fournisseur le même jour multiplient les risques d’erreur et les factures à rapprocher.
2. Le faire approuver
Une autre personne approuve le bon de commande, sauf si celle qui l’a créé est aussi responsable du budget. L’approbation marque le moment où la commande devient un engagement. Le fournisseur ne doit pas la recevoir avant.
Le circuit dépend de la taille de l’entreprise. Dans une équipe de cinq personnes, le dirigeant peut tout approuver. Dans une entreprise de cinquante personnes, chaque service peut avoir son approbateur, tandis que les montants élevés remontent à un autre niveau.
Contrôle : toute modification d’un bon déjà approuvé doit déclencher une nouvelle approbation. Un bon validé pour 4 000 €, puis porté discrètement à 9 000 €, n’est plus validé.
3. L’envoyer au fournisseur
Envoyez le bon approuvé au fournisseur en PDF, par e-mail ou depuis son portail, avec votre numéro de commande. Demandez-lui de reprendre ce numéro sur le bon de livraison et la facture. Il permet de rapprocher les trois documents.
Contrôle : vérifiez que la confirmation du fournisseur correspond au bon de commande. Si le prix ou la quantité diffère, modifiez le bon et faites-le approuver de nouveau. N’attendez pas la facture pour constater l’écart.
4. Réceptionner les marchandises
À la livraison, comparez les marchandises au bon de commande, ligne par ligne : produit, quantité et état. Enregistrez ce qui est arrivé sur le bon. Le stock augmente au lieu de réception, et vous voyez ce qui a été reçu, reçu en partie ou reste à livrer.
Les livraisons partielles sont courantes. Le bon reste ouvert jusqu’à la réception de la dernière unité, et chaque livraison est enregistrée à sa propre date.
Contrôle : le stock n’augmente qu’une fois la réception enregistrée. Un bon de livraison posé sur un bureau ne met pas le stock à jour.
5. Enregistrer la facture
Rapprochez la facture du fournisseur du bon de commande et des réceptions. Vérifiez trois points : la quantité facturée ne dépasse pas la quantité reçue, les prix correspondent au bon et le total des factures liées au bon ne dépasse pas son montant.
La facture peut arriver avant les marchandises ou bien après. Enregistrez-la sur le bon dès sa réception, avec sa propre date, pour calculer les échéances de paiement à partir du bon jour.
Contrôle : une fois le prix d’une ligne vérifié sur la facture, marquez-le comme confirmé. Les prix non confirmés restent à contrôler.
6. Prévoir le paiement
Indiquez les conditions de paiement sur le bon de commande : 30 jours après la facture, 30 % à la commande puis 70 % à 60 jours, selon ce qui a été convenu. Les conditions et la date de facture déterminent une ou plusieurs échéances. Réunies pour tous les bons ouverts, ces échéances forment votre prévision des paiements. Si vous devez 40 000 € à un fournisseur le mois prochain, mieux vaut le savoir dès maintenant.
Contrôle : distinguez les engagements fermes des estimations. Un bon approuvé avec une facture donne une échéance ferme. Pour un brouillon, ce n’est encore qu’une estimation.
7. Payer et clôturer
Le règlement s’effectue par la banque. Enregistrez ensuite sa date et son montant sur le bon de commande. Quand les quantités commandées et reçues, les factures et les paiements concordent, le bon est complet. Son historique reste consultable : qui l’a créé et approuvé, ce qui a été livré et payé, et à quelle date.
Qui fait quoi
Même dans une petite équipe, il est préférable de répartir les étapes entre plusieurs personnes :
| Étape | Responsable habituel |
|---|---|
| Créer le bon | Acheteur, responsable d’atelier, responsable de magasin |
| Approuver | Dirigeant, responsable de service |
| Réceptionner | Équipe de l’entrepôt |
| Enregistrer la facture et payer | Service administratif ou comptable |
Dans une très petite entreprise, une seule personne peut assurer ces quatre tâches, à condition de garder une trace de chacune. Quand trois personnes interviennent sans dossier commun, une même commande peut être payée deux fois.
Comment StockBold gère ces étapes
Dans StockBold, chaque bon de commande commence en brouillon, puis passe par une demande d’approbation. Seule une personne autorisée peut l’approuver. Vous pouvez définir les approbateurs par service et distinguer ceux qui peuvent approuver tous les bons de ceux qui ne peuvent approuver que les leurs. Si un bon approuvé est modifié, il revient en brouillon et doit être approuvé à nouveau. Chaque demande, approbation et retour en brouillon est consigné avec le nom de la personne et l’heure. Vous exportez ensuite le bon en PDF pour l’envoyer au fournisseur.
Les réceptions sont enregistrées sur le bon, en plusieurs fois si nécessaire, et augmentent le stock au lieu de livraison indiqué. Vous pouvez enregistrer plusieurs factures sur un même bon ; une facture qui ferait dépasser son montant total est refusée. Les prix peuvent être marqués comme confirmés après vérification. Les conditions de paiement peuvent prévoir plusieurs échéances. La prévision des paiements indique les sommes dues à chaque fournisseur, mois par mois, en distinguant les dates fermes des estimations et les bons approuvés des brouillons. Les bons en devise étrangère conservent leur devise et leur taux de change, tandis que le stock et les rapports restent exprimés dans votre devise. Les droits de douane et les autres frais liés au bon entrent dans la valeur du stock ; les frais de transport aussi, si cette option est activée.
Pour en savoir plus, consultez la page sur les bons de commande dans StockBold ou le guide consacré à la création et à l’approbation d’un bon de commande.