Der Bestellprozess: vom Bedarf bis zur bezahlten Rechnung

Die Bestellung verbindet, was Sie angefordert haben, was geliefert wurde und was Sie bezahlt haben. Stimmen diese drei Dinge überein, fällt sie kaum auf. Gibt es Abweichungen, lässt sich anhand der Bestellung nachvollziehen, woher sie kommen.

Wer per E-Mail oder Telefon bestellt, hat oft keinen gemeinsamen Überblick. Eine falsche Rechnung fällt dann erst auf, wenn die Buchhaltung nachfragt. Manchmal fällt sie gar nicht auf. Ein schriftlicher Ablauf schafft Klarheit. Diese sieben Schritte reichen als Grundlage.

1. Bestellung erstellen

Am Anfang steht ein Bedarf: die Nachbestellliste, ein Auftrag, für den Teile fehlen, oder eine Kundenbestellung. Daraus entsteht eine Bestellung mit Lieferant, Datum, Lieferort und Währung. Für jedes Produkt gibt es eine Position mit Menge und Preis.

Die Bestellung ist zunächst ein Entwurf. Sie kann geprüft werden, bevor sie an den Lieferanten geht.

Kontrolle: Erstellen Sie eine Bestellung pro Lieferant und Bedarf, nicht eine pro Produkt. Zehn Bestellungen an denselben Lieferanten am selben Tag bedeuten zehn mögliche Fehlerquellen und zehn Rechnungen, die Sie zuordnen müssen.

2. Bestellung freigeben

Die Bestellung gibt eine andere Person frei. Wer selbst für das Budget verantwortlich ist, kann auch die eigene Bestellung freigeben. Mit der Freigabe wird aus dem Entwurf eine verbindliche Bestellung. Vorher sollte sie nicht beim Lieferanten sein.

Wer freigibt, hängt von der Größe des Betriebs ab. In einem Unternehmen mit fünf Personen übernimmt das oft der Inhaber. Bei fünfzig Personen können die Abteilungen ihre Bestellungen selbst freigeben, während größere Beträge eine weitere Freigabe brauchen.

Kontrolle: Wird eine freigegebene Bestellung geändert, muss sie erneut freigegeben werden. Eine Bestellung über 4.000 €, die nach der Freigabe auf 9.000 € erhöht wurde, ist nicht mehr freigegeben.

3. Bestellung an den Lieferanten senden

Senden Sie die freigegebene Bestellung als PDF per E-Mail oder über das Portal des Lieferanten. Ihre Bestellnummer muss darauf stehen. Bitten Sie den Lieferanten, dieselbe Nummer auf dem Lieferschein und der Rechnung anzugeben. So lassen sich die Dokumente zuordnen.

Kontrolle: Prüfen Sie die Auftragsbestätigung des Lieferanten gegen die Bestellung. Weichen Preis oder Menge ab, ändern Sie die Bestellung und lassen sie erneut freigeben. Warten Sie damit nicht bis zur Rechnung.

4. Ware annehmen

Prüfen Sie beim Wareneingang jede Position gegen die Bestellung: Stimmen Produkt und Menge, und ist die Ware in Ordnung? Erfassen Sie die gelieferte Menge zur Bestellung. Dadurch steigt der Bestand am vorgesehenen Lagerort. Zugleich sehen Sie, welche Positionen vollständig, teilweise oder noch nicht geliefert wurden.

Teillieferungen sind normal. Die Bestellung bleibt offen, bis auch die letzte Einheit eingetroffen ist. Jede Lieferung erhält ihr eigenes Datum.

Kontrolle: Erst eine erfasste Lieferung erhöht den Bestand im System. Ein Lieferschein auf dem Schreibtisch ist noch kein Bestand.

5. Rechnung erfassen

Vergleichen Sie die Lieferantenrechnung mit der Bestellung und den erfassten Lieferungen. Drei Punkte müssen stimmen: Die berechnete Menge darf die gelieferte nicht übersteigen. Die Preise müssen der Bestellung entsprechen. Und alle Rechnungen zusammen dürfen den Bestellwert nicht überschreiten.

Eine Rechnung kann vor der Ware eintreffen oder lange danach. Erfassen Sie sie bei Eingang mit ihrem Rechnungsdatum zur Bestellung. So beginnen Zahlungsfristen am richtigen Tag.

Kontrolle: Markieren Sie den Preis einer Position erst dann als bestätigt, wenn Sie ihn mit der Rechnung abgeglichen haben. Bei allen anderen Preisen steht die Prüfung noch aus.

6. Zahlung planen

Halten Sie die vereinbarten Zahlungsbedingungen in der Bestellung fest: etwa 30 Tage ab Rechnungsdatum oder 30 % bei Bestellung und 70 % nach 60 Tagen. Aus den Bedingungen und dem Rechnungsdatum ergeben sich ein oder mehrere Zahlungstermine. Zusammen zeigen die offenen Bestellungen, welche Zahlungen anstehen. Wenn nächsten Monat 40.000 € an einen Lieferanten fällig werden, sollten Sie das vorher wissen.

Kontrolle: Trennen Sie feste Zahlungstermine von Schätzungen. Bei einer freigegebenen Bestellung mit Rechnung steht der Termin fest. Bei einem Entwurf ist er nur eine Annahme.

7. Bezahlen und abschließen

Die Zahlung erfolgt über die Bank. Erfassen Sie anschließend Datum und Betrag zur Bestellung. Stimmen bestellte, gelieferte, berechnete und bezahlte Beträge überein, ist der Vorgang abgeschlossen. Die Historie bleibt erhalten: wer bestellt und freigegeben hat, wann welche Ware ankam und was bezahlt wurde.

Wer übernimmt welchen Schritt?

Auch in einem kleinen Team ist es sinnvoll, die Aufgaben auf mehrere Personen zu verteilen:

In einem sehr kleinen Betrieb kann eine Person alle vier Aufgaben übernehmen. Wichtig ist, dass sie die Vorgänge trotzdem dokumentiert. Wenn drei Personen ohne gemeinsame Aufzeichnungen arbeiten, kann eine Bestellung auch zweimal bezahlt werden.

So läuft es in StockBold

In StockBold beginnt jede Bestellung als Entwurf und wird zur Freigabe eingereicht. Sie können festlegen, wer Bestellungen einer Abteilung freigibt und wer nur eigene oder auch fremde Bestellungen freigeben darf. Wird eine freigegebene Bestellung geändert, geht sie zurück in den Entwurf und braucht eine neue Freigabe. Anfragen, Freigaben und Rückgaben werden mit Name und Zeitpunkt festgehalten. Die Bestellung exportieren Sie als PDF und senden sie selbst an den Lieferanten.

Lieferungen erfassen Sie zur Bestellung, bei Bedarf in mehreren Teilen. Die Mengen erhöhen den Bestand am angegebenen Lagerort. Sie können mehrere Rechnungen zu einer Bestellung erfassen. Würde eine weitere Rechnung den Bestellwert überschreiten, wird sie abgelehnt. Geprüfte Preise lassen sich als bestätigt markieren. Zahlungsbedingungen können Raten vorsehen. Die Zahlungsprognose zeigt für jeden Lieferanten und jeden Monat die fälligen Beträge. Sie trennt feste Termine von Schätzungen und freigegebene Bestellungen von Entwürfen. Bei Bestellungen in Fremdwährung bleiben Währung und Wechselkurs erhalten, während Bestand und Berichte Ihre eigene Währung verwenden. Zölle und weitere Einstandskosten fließen in den Lagerwert ein. Frachtkosten werden berücksichtigt, wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist.

Mehr erfahren Sie über Bestellungen in StockBold. Die Hilfe erklärt, wie Sie eine Bestellung erstellen und freigeben.