Lieferantenzahlungen aus Bestellungen planen

Sobald eine Bestellung freigegeben ist, ist das Geld verplant. Vom Konto geht es oft erst Wochen später ab, manchmal in mehreren Raten. Wann die Zahlungen fällig sind, bestimmen die Bedingungen mit dem jeweiligen Lieferanten. Wer nur auf den Kontostand schaut, sieht diese Verpflichtungen nicht.

Eine Zahlungsprognose zeigt, welche Beträge bereits gebunden sind. Sie beantwortet eine Frage: Wie viel zahlen wir wann an unsere Lieferanten?

Von Zahlungsbedingungen zu Fälligkeiten

Eine Zahlungsbedingung legt fest, wann eine Bestellung zu bezahlen ist. „30 Tage nach Rechnungsdatum“ ergibt eine Rate. „30 % bei Bestellung, 70 % 60 Tage nach Lieferung“ ergibt zwei. Jede Rate besteht aus drei Angaben:

Manche Lieferanten legen zusätzlich einen festen Zahlungstag fest: Nach Ablauf der Frist verschiebt sich die Fälligkeit auf den 10. des betreffenden Monats. Halten Sie die Regel einmal als Zahlungsbedingung fest und ordnen Sie sie dem Lieferanten zu. So ergeben sich die Fälligkeiten für jede seiner Bestellungen ohne erneute Berechnung.

Die Prognose erstellen

Stehen die Fälligkeiten für jede Bestellung fest, lässt sich die Prognose als Tabelle darstellen: eine Zeile je Lieferant, eine Spalte je Monat. Jede Zelle enthält die Summe der Raten, die in diesem Monat an den Lieferanten zu zahlen sind.

Im Dezember wird mehr fällig als im November. Der Grund ist eine Bestellung bei Rheinwerk Komponenten, deren Zahlungen sich auf zwei Monate verteilen. Die Prognose macht das einen Monat im Voraus sichtbar. Auf dem Kontoauszug sehen Sie es erst nach der Zahlung.

Feste Beträge und Schätzungen trennen

Nicht jeder Betrag in der Tabelle ist gleich sicher. Wenn Sie feste Verpflichtungen und Schätzungen vermischen, verliert die Prognose an Aussagekraft. Unterscheiden Sie deshalb drei Dinge.

Freigegeben oder nicht freigegeben. Eine freigegebene Bestellung ist eine Verpflichtung. Ein Entwurf oder eine Bestellung, die auf Freigabe wartet, kann noch wegfallen. Zeigen Sie diese Bestellungen trotzdem an, aber weisen Sie ihre Beträge getrennt aus.

Rechnung erfasst oder Datum geschätzt. Richtet sich eine Rate nach dem Rechnungsdatum, steht ihre Fälligkeit fest, sobald die Rechnung erfasst ist. Bis dahin muss die Prognose das Datum schätzen, etwa anhand der Bestellung oder der erwarteten Lieferung. Kennzeichnen Sie geschätzte Termine und ersetzen Sie sie, wenn die Rechnungen eintreffen.

Offen oder bezahlt. Bezahlte Beträge gehören weiterhin zur Bestellung, damit deren Gesamtsumme nachvollziehbar bleibt. In den noch zu zahlenden Betrag gehören sie nicht.

So nutzen Sie die Prognose

• Monatlich für Ihre Liquiditätsplanung. Stellen Sie die Lieferantenzahlungen der nächsten drei Monate den erwarteten Zahlungseingängen gegenüber. So sehen Sie, was auf Ihr Konto zukommt.
• Vor der Freigabe einer großen Bestellung. Prüfen Sie, welche Zahlungen die Bestellung in einem ohnehin belasteten Monat auslöst und ob andere Zahlungsbedingungen sie verschieben würden.
• Bei Verhandlungen mit Lieferanten. Die Prognose zeigt, was Ihnen 30 zusätzliche Tage Zahlungsfrist in einem bestimmten Monat bringen. Das ist eine bessere Grundlage als der allgemeine Wunsch nach längeren Fristen.
• Nach Abteilung. Wenn Abteilungen eigene Bestellungen aufgeben, sollte jede ihre Verpflichtungen sehen können.

Die Zahlungsprognose in StockBold

In StockBold besteht eine Zahlungsbedingung aus einem Code und Regeln für die einzelnen Raten. Jede Rate hat einen Prozentanteil, ein Ausgangsdatum, eine Frist in Tagen und optional einen festen Tag im Monat. Die Anteile ergeben zusammen 100 %. Als Ausgangsdatum dienen das Bestelldatum, das Freigabedatum, das Rechnungsdatum, das Wareneingangsdatum oder das Ende des Rechnungs- beziehungsweise Wareneingangsmonats. Sie können eine Zahlungsbedingung beim Lieferanten hinterlegen oder einer einzelnen Bestellung zuweisen. Die Bedingung der Bestellung hat Vorrang.

Die Zahlungsprognose zeigt Lieferanten in Zeilen und Monate in Spalten. Sie wählen den Zeitraum und können nach Abteilung filtern. Die Beträge erscheinen in Ihrer Währung, unabhängig von der Währung der Bestellungen. Freigegebene Bestellungen, Bestellungen mit ausstehender Freigabe und Entwürfe sind enthalten. Die Summen trennen offene Beträge aus freigegebenen und nicht freigegebenen Bestellungen. Sie unterscheiden außerdem zwischen Beträgen mit feststehendem Datum und solchen, deren Datum noch geschätzt ist. Bezahlte Beträge werden separat angezeigt. Fehlt einer Bestellung eine verwendbare Zahlungsbedingung, lässt sie sich nicht in die Prognose einbeziehen. Ein Hinweis nennt die betroffenen Lieferanten, damit diese Lücke sichtbar bleibt.

Lesen Sie mehr über Bestellungen in StockBold oder die Anleitung zu Zahlungsbedingungen und Raten.