Nel momento in cui un ordine di acquisto viene approvato, il denaro è speso. Lascia la banca settimane dopo, a rate, in date fissate dalle condizioni concordate con ciascun fornitore. Tra i due momenti è invisibile a chiunque guardi il saldo del conto.
Una previsione dei pagamenti rende visibile il denaro impegnato prima che esca. Risponde a una domanda sola: quanto paghiamo ai fornitori, e quando.
Dalle condizioni alle date
Ogni condizione di pagamento è una regola per trasformare un ordine in una o più scadenze. “30 giorni dalla fattura” è una rata. “30% all’ordine, 70% a 60 giorni dalla consegna” sono due. Ogni rata ha tre parti:
| Parte | Esempio |
|---|---|
| Quota dell’ordine | 30% |
| Evento di partenza, quello che fa scattare il conteggio | Data ordine, data approvazione, data fattura, data consegna, fine mese fattura |
| Giorni di dilazione | 60 |
Alcuni fornitori aggiungono un giorno fisso di pagamento: si applica la dilazione, poi la data si sposta al 10 di quel mese. Scrivi la regola una volta per condizione, associa la condizione al fornitore, e ogni ordine di quel fornitore produce il suo calendario senza che nessuno lo calcoli.
Costruire la previsione
Con un calendario per ordine, la previsione è una tabella: una riga per fornitore, una colonna per mese, in ogni cella la somma delle rate dovute a quel fornitore in quel mese.
| Fornitore | Novembre | Dicembre | Gennaio |
|---|---|---|---|
| Nordfix | 12.400 € | 3.000 € | 0 € |
| Alba Componenti | 0 € | 18.900 € | 18.900 € |
| Mettler Imballaggi | 2.200 € | 2.200 € | 2.200 € |
| Totale | 14.600 € | 24.100 € | 21.100 € |
Dicembre pesa più di novembre, e il motivo è un ordine di Alba Componenti diviso su due mesi. È il genere di cosa che una previsione mostra un mese prima e un estratto conto il giorno dopo.
Dati certi e stime
Non tutti gli importi nella tabella sono ugualmente certi, e mescolarli è il modo in cui una previsione perde credibilità. Mantieni tre distinzioni.
Approvato e non approvato. Un ordine approvato è un impegno. Una bozza, o un ordine in attesa di approvazione, potrebbe non realizzarsi mai. Mostra le bozze, perché sono ciò che sta arrivando, ma sommale a parte.
Fatturato e stimato. Una rata ancorata alla data della fattura è certa quando la fattura è registrata. Prima, la previsione deve stimare la data, di solito dall’ordine o dalla consegna prevista. Segna le date stimate come tali, e guardale diventare certe man mano che arrivano le fatture.
Da pagare e pagato. Tieni gli importi pagati nello storico, così il totale dell’ordine torna, ma fuori dalla cifra che devi trovare.
Come usarla
- Ogni mese, con il piano di cassa. I prossimi tre mesi di pagamenti ai fornitori accanto agli incassi attesi sono la previsione di cassa più semplice che esista.
- Prima di approvare un ordine grande. L’approvazione è il momento per vedere cosa aggiunge l’ordine a un mese già pesante, e se una condizione diversa lo sposterebbe.
- Quando tratti le condizioni. La previsione mostra quanto valgono per te 30 giorni in più da un fornitore in un dato mese, una base migliore di un generico desiderio di termini più lunghi.
- Per reparto. Se i reparti fanno i propri ordini, ciascuno dovrebbe vedere i propri impegni.
La previsione in StockBold
In StockBold una condizione di pagamento è un codice con regole a rate: ogni rata ha una percentuale, un evento di partenza, una dilazione in giorni e, se vuoi, un giorno fisso del mese, e le percentuali sommano a 100. Gli eventi di partenza sono la data dell’ordine, la data di approvazione, la data della fattura, la data di ricevimento, o la fine del mese della fattura o del ricevimento. Una condizione può stare sul fornitore come predefinita o sul singolo ordine, e vince quella dell’ordine.
Il report della previsione dei pagamenti mostra i fornitori per riga e i mesi per colonna, nella tua valuta qualunque sia la valuta degli ordini, per il periodo che scegli, con un filtro per reparto. Ordini approvati, in attesa e in bozza sono tutti inclusi; i totali dividono ciò che resta da pagare per stato di approvazione, approvati separati dai non approvati, e per copertura in fattura, importi con data certa separati da quelli ancora stimati. Gli importi pagati sono mostrati a parte. Gli ordini senza una condizione utilizzabile non si possono prevedere, e un avviso elenca i fornitori interessati così la lacuna è visibile e non silenziosa.
Scopri di più sugli ordini di acquisto in StockBold, o leggi la guida (in inglese) su condizioni di pagamento e rate.