Dès qu’un bon de commande est approuvé, la dépense est engagée. L’argent ne quitte pourtant le compte que des semaines plus tard, parfois en plusieurs versements, selon les conditions convenues avec le fournisseur. Entre-temps, cet engagement n’apparaît pas dans le solde bancaire.
Une prévision des paiements rend ces sommes visibles avant leur décaissement. Elle répond à une question : combien faudra-t-il payer aux fournisseurs, et quand ?
Des conditions de paiement aux échéances
Chaque condition de paiement transforme un bon de commande en une ou plusieurs échéances. « 30 jours après la facture » donne un seul versement. « 30 % à la commande, 70 % à 60 jours après la réception » en donne deux. Chaque versement comporte trois éléments :
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Part du montant de la commande | 30 % |
| Date de référence à partir de laquelle court le délai | Date de la commande, de l’approbation, de la facture, de la réception ou fin du mois de facturation |
| Délai en jours | 60 |
Certains fournisseurs fixent aussi un jour de paiement dans le mois. On applique d’abord le délai, puis on reporte la date au 10 du mois. Définissez la règle une fois, associez-la au fournisseur et les échéances de ses commandes sont calculées automatiquement.
Construire la prévision
Une fois les échéances calculées pour chaque commande, la prévision prend la forme d’un tableau : un fournisseur par ligne, un mois par colonne. Chaque case additionne les versements dus à ce fournisseur pendant le mois.
| Fournisseur | Novembre | Décembre | Janvier |
|---|---|---|---|
| Nordfix | 12 400 € | 3 000 € | 0 € |
| Composants Atlantique | 0 € | 18 900 € | 18 900 € |
| Emballages Martin | 2 200 € | 2 200 € | 2 200 € |
| Total | 14 600 € | 24 100 € | 21 100 € |
Les paiements de décembre dépassent ceux de novembre, principalement à cause d’une commande chez Composants Atlantique répartie sur deux mois. La prévision permet de le voir un mois à l’avance. Le relevé bancaire ne le montre qu’après le paiement.
Montants certains et estimations
Tous les montants du tableau n’ont pas le même degré de certitude. Pour garder une prévision fiable, faites trois distinctions.
Commandes approuvées et non approuvées. Une commande approuvée constitue un engagement. Un brouillon ou une commande en attente d’approbation peut ne jamais aboutir. Gardez ces commandes dans la prévision pour anticiper les dépenses possibles, mais présentez leur total à part.
Dates confirmées et estimées. Pour un versement calculé à partir de la date de facture, l’échéance devient certaine une fois la facture enregistrée. Avant cela, il faut estimer la date, généralement à partir de la commande ou de la réception prévue. Identifiez clairement les dates estimées et mettez-les à jour à mesure que les factures arrivent.
Reste à payer et sommes payées. Conservez les paiements effectués dans l’historique pour retrouver le montant total de la commande, sans les inclure dans les sommes à décaisser.
Utiliser la prévision
- Chaque mois, pour préparer la trésorerie. Placez les paiements fournisseurs des trois prochains mois face aux encaissements attendus. Vous obtenez une première vue des besoins de trésorerie.
- Avant d’approuver une commande importante. Vérifiez ce qu’elle ajoute aux paiements d’un mois déjà chargé et si d’autres conditions de paiement changeraient la répartition.
- Lors d’une négociation avec un fournisseur. La prévision montre ce que 30 jours de délai supplémentaires changeraient pour votre trésorerie sur un mois donné.
- Par service. Si chaque service passe ses propres commandes, il doit pouvoir suivre les dépenses qu’il engage.
La prévision des paiements dans StockBold
Dans StockBold, une condition de paiement est définie par un code et des règles de versement. Chaque versement comporte un pourcentage, une date de référence, un délai en jours et, si nécessaire, un jour fixe dans le mois. La somme des pourcentages est égale à 100 %. La date de référence peut être celle de la commande, de son approbation, de la facture ou de la réception, ou encore la fin du mois de facturation ou de réception. Vous pouvez définir une condition par défaut pour un fournisseur ou l’appliquer à une commande précise. Dans ce cas, la condition de la commande prévaut.
Le rapport de Prévision des paiements présente les fournisseurs en lignes et les mois en colonnes, sur la période choisie. Les montants sont affichés dans votre devise, quelle que soit celle des commandes. Vous pouvez filtrer par service. Les commandes approuvées, en attente d’approbation et en brouillon sont incluses. Les totaux distinguent les sommes restant à payer sur les commandes approuvées de celles des commandes non approuvées. Ils séparent aussi les échéances dont la date est confirmée de celles encore estimées. Les montants déjà payés apparaissent à part. Si une commande n’a pas de condition de paiement exploitable, elle ne peut pas entrer dans la prévision : un bandeau signale les fournisseurs concernés.
Pour aller plus loin, consultez la page sur les bons de commande dans StockBold ou le guide d’aide sur les conditions de paiement et les versements.