Un foglio di calcolo è un buon primo sistema di magazzino. Non costa nulla, tutti sanno leggerlo, e con una sede, una persona e qualche centinaio di prodotti fa il suo lavoro.
Il problema è che continua a sembrare adeguato molto dopo aver smesso di esserlo. Nulla nel foglio ti avvisa che è sbagliato. Ecco i segnali che lo è, e cosa comporta abbandonarlo.
Otto segnali
1. Due persone lo hanno aperto insieme. Appena una seconda persona registra movimenti, hai due versioni della verità. I fogli condivisi aiutano un po’, finché due persone modificano la stessa cella nello stesso minuto.
2. Non sai dire chi ha cambiato un numero. Una quantità è passata da 120 a 20 martedì scorso. Nessuno sa chi l’ha digitata né perché. Una giacenza senza autore e causale è un’ipotesi con una data sopra.
3. Le giacenze vanno sotto zero. Una cella con meno 14 non è una quantità. Significa che è stato registrato uno scarico per pezzi mai registrati in entrata, e l’errore sta a monte, da qualche parte, non trovato.
4. Il valore di fine anno è una formula di cui nessuno si fida. Quantità per ultimo prezzo pagato non è una valorizzazione. Quando i prezzi d’acquisto cambiano, i pezzi a scaffale sono stati comprati a costi diversi, e un foglio di calcolo raramente sa quali.
5. Hai scoperto che un prodotto era esaurito quando l’ha chiesto un cliente. Gli avvisi di scorta bassa in un foglio dipendono da qualcuno che lo apre e guarda la colonna giusta. Riordinare a occhio è proprio ciò che il foglio doveva evitare.
6. Gli ordini di acquisto vivono altrove. Gli ordini sono nelle email, le consegne nel foglio, le fatture nel gestionale contabile. Riconciliare ordinato, ricevuto e pagato significa aprire tre finestre.
7. È comparsa una seconda sede. Un negozio, un furgone, un deposito. Il foglio prende una seconda scheda, i trasferimenti tra le due vanno digitati due volte, e le due schede si contraddicono entro un mese.
8. Il file si apre lentamente. Formule su migliaia di righe, una scheda per mese e una copia sul computer di ciascuno chiamata definitivo-v3. Il foglio è diventato un database, gestito a mano.
Due o tre di questi segnali sono una scomodità. Cinque o più significano che il foglio costa più in errori e tempo di quanto costerebbe un sistema.
Cosa pulire prima di cambiare
Il passaggio è la migliore occasione che avrai per pulire l’elenco. Fallo nel foglio, prima dell’importazione, dove le correzioni sono rapide.
- Una riga per prodotto, un codice per riga. Unisci i doppioni. Decidi un formato per i codici articolo e applicalo.
- Elimina i prodotti che non tratti più. Si possono archiviare dopo, ma un elenco più corto si importa e si controlla prima.
- Un solo formato numerico. O 1234.56 o 1.234,56 in tutto il file, non entrambi.
- Fornitori scritti in un solo modo. “Acme”, “ACME Srl” e “acme srl” diventano tre fornitori se glielo permetti.
- Conta prima di cambiare. La giacenza iniziale deve essere quella a scaffale, non quella del foglio. Un inventario fresco all’inizio è l’unico conteggio che si ripaga subito.
- Trova il costo di quello che hai. La giacenza iniziale ha bisogno di un valore oltre che di una quantità, altrimenti la valorizzazione parte sbagliata dal primo giorno. L’ultimo prezzo d’acquisto per prodotto è di solito un’approssimazione onesta.
Cosa passa e cosa no
Prodotti, fornitori e giacenze iniziali passano. Lo storico dei movimenti di solito no, e non dovrebbe. Lo storico del foglio è il registro che era, con le sue lacune e le sue modifiche inspiegate. Conserva il file come archivio, fai partire il nuovo sistema da una giacenza contata a una data scelta, e lascia che lo storico pulito cominci lì.
Gli ordini di acquisto aperti sono l’unica cosa da inserire a mano, perché le consegne possano essere registrate sul loro ordine.
Come avviene il passaggio in StockBold
StockBold importa prodotti e fornitori da un file CSV che segue il suo modello. Prima che qualcosa venga salvato, il controllo mostra quali righe sono pronte e quali vanno corrette, riga per riga. I numeri possono essere scritti come 1234.56 o 1.234,56, purché il file usi uno stile solo; quelli ambigui vengono segnalati. Anche i codici a barre EAN-13 e UPC-A con cifra di controllo errata vengono segnalati.
Per ogni prodotto, la giacenza iniziale entra con quantità, valore totale, sede e data, così la valorizzazione è corretta dal primo giorno. Le righe con lo stesso codice si possono unire in un solo prodotto, sommando quantità e valori. Fornitori, categorie e unità presenti nel file ma assenti in StockBold vengono creati durante l’importazione, e vedi l’elenco prima di confermare.
Da quel momento ogni variazione di giacenza è un movimento registrato con data, causale e autore, una sede non può mai scendere sotto zero, e il valore del magazzino a qualsiasi data viene ricostruito dallo storico.
Scopri di più su importazione CSV e API, o leggi la guida (in inglese) su come importare i tuoi dati.