Un tableur est un bon point de départ pour gérer les stocks. Il ne coûte rien, tout le monde sait le lire et, avec un seul entrepôt, une seule personne et quelques centaines de produits, il fait l’affaire.
Le problème, c’est qu’il peut sembler fiable longtemps après avoir cessé de l’être. Rien dans le tableur ne vous prévient quand ses chiffres sont faux. Voici les signes à repérer et ce qu’implique le passage à un autre système.
Huit signes
1. Deux personnes travaillent dans le fichier en même temps. Dès qu’une deuxième personne enregistre des mouvements, vous risquez de vous retrouver avec deux versions du stock. Un tableur partagé limite le problème, jusqu’au jour où deux personnes modifient la même cellule au même moment.
2. Vous ne savez pas qui a changé une quantité. Mardi dernier, elle est passée de 120 à 20. Personne ne sait qui l’a saisie, ni pourquoi. Sans auteur ni motif, cette quantité reste impossible à expliquer.
3. Le stock passe sous zéro. Une cellule qui affiche moins 14 ne décrit pas un stock réel. Une sortie a été enregistrée pour des unités dont l’entrée ne figure pas dans le fichier. Il reste à retrouver l’erreur.
4. Personne ne fait confiance à la valeur calculée en fin d’année. Multiplier la quantité par le dernier prix payé ne suffit pas à valoriser le stock. Si les prix d’achat ont changé, les unités encore en stock ont pu être achetées à des coûts différents. Le tableur sait rarement lesquels.
5. Un client vous apprend qu’un produit est épuisé. Dans un tableur, l’alerte de stock bas ne sert que si quelqu’un ouvre le fichier et regarde la bonne colonne. Vous finissez par réapprovisionner au jugé, comme avant d’avoir un tableur.
6. Les bons de commande sont ailleurs. Les commandes sont dans les e-mails, les réceptions dans le tableur et les factures dans le logiciel comptable. Pour vérifier ce qui a été commandé, reçu et payé, il faut recouper trois sources.
7. Vous avez ouvert un deuxième lieu de stockage. Un magasin, un véhicule, un dépôt : vous ajoutez un onglet au fichier. Les transferts doivent être saisis deux fois et, au bout d’un mois, les deux onglets ne concordent plus.
8. Le fichier met du temps à s’ouvrir. Des formules sur des milliers de lignes, un onglet par mois et une copie sur chaque ordinateur nommée version-finale-v3. Votre tableur est devenu une base de données tenue à la main.
Deux ou trois de ces signes compliquent le quotidien. À partir de cinq, les erreurs et le temps passé sur le tableur peuvent coûter plus cher qu’un logiciel de gestion des stocks.
Les données à préparer avant de changer
Profitez du changement pour remettre votre liste de produits au propre. Faites-le dans le tableur, avant l’importation : les corrections y sont plus rapides.
- Une ligne par produit, un code par ligne. Regroupez les doublons. Choisissez une règle pour vos codes produits et appliquez-la partout.
- Retirez les produits que vous ne stockez plus. Vous pourrez les archiver plus tard. Une liste plus courte sera plus rapide à importer et à vérifier.
- Un seul format numérique. Utilisez 1234.56 ou 1.234,56 dans tout le fichier, mais pas les deux.
- Un nom unique par fournisseur. « Acme », « ACME SARL » et « acme sarl » risquent de créer trois fournisseurs distincts.
- Comptez le stock avant de changer. Le stock initial doit correspondre aux quantités présentes, pas à celles affichées dans le tableur. Un inventaire vous donne une base vérifiée pour démarrer.
- Estimez le coût des produits en stock. Le stock initial a besoin d’une valeur autant que d’une quantité. Sinon, la valorisation sera fausse dès le départ. Le dernier prix d’achat de chaque produit peut servir d’approximation.
Ce que vous pouvez reprendre, et ce qui reste dans le tableur
Vous pouvez reprendre les produits, les fournisseurs et le stock initial. L’historique des mouvements, lui, reste généralement dans le tableur, et c’est préférable. Il comporte ses lacunes et ses modifications inexpliquées. Conservez le fichier comme archive, démarrez le nouveau système à une date choisie avec les quantités comptées, puis enregistrez les nouveaux mouvements à partir de là.
Les bons de commande encore ouverts sont à saisir à la main pour pouvoir enregistrer les réceptions correspondantes.
Passer du tableur à StockBold
StockBold importe les produits et les fournisseurs depuis un fichier CSV préparé selon son modèle. Avant l’enregistrement, un contrôle indique, ligne par ligne, ce qui est prêt et ce qui doit être corrigé. Les nombres peuvent suivre le format 1234.56 ou 1.234,56, à condition d’utiliser le même dans tout le fichier. Les valeurs ambiguës sont signalées, tout comme les codes-barres EAN-13 et UPC-A dont le chiffre de contrôle est erroné.
Pour chaque produit, vous pouvez importer le stock initial avec sa quantité, sa valeur totale, son entrepôt et sa date. La valorisation démarre ainsi sur la base que vous avez préparée. Les lignes portant le même code produit peuvent être regroupées en un seul produit, avec addition des quantités et des valeurs. Vous pouvez aussi choisir de créer les fournisseurs, catégories et unités présents dans le fichier mais absents de StockBold. La liste s’affiche avant confirmation.
Ensuite, chaque variation du stock est enregistrée comme un mouvement avec une date, un motif et un auteur. Un mouvement qui ferait passer le stock d’un entrepôt sous zéro est refusé. Vous pouvez consulter la valeur du stock à n’importe quelle date à partir de l’historique.
Pour aller plus loin, consultez la page sur l’importation CSV et l’API ou le guide d’aide pour importer vos données.