Una hoja de cálculo es un buen primer sistema para controlar el inventario. No cuesta nada, cualquiera puede consultarla y, con un solo almacén, una persona y unos cientos de productos, cumple su función.
El problema es que puede seguir pareciendo útil mucho después de dejar de serlo. La hoja de cálculo no te avisa cuando sus datos son incorrectos. Estas son las señales y lo que debes tener en cuenta para cambiar de sistema.
Ocho señales
1. Dos personas la tienen abierta a la vez. En cuanto otra persona empieza a registrar movimientos, aparecen dos versiones del stock. Las hojas compartidas ayudan hasta que ambas personas modifican la misma celda al mismo tiempo.
2. No sabes quién cambió una cifra. El martes pasado, una cantidad pasó de 120 a 20. Nadie sabe quién la modificó ni por qué. Sin un responsable y un motivo, no puedes confiar en ese registro.
3. El stock aparece en negativo. Una celda con menos 14 no indica una cantidad real. Significa que se registró una salida de unidades cuya entrada no consta, y que el error sigue sin localizarse.
4. Nadie se fía de la fórmula que calcula el valor a cierre de año. Multiplicar las unidades por el último precio pagado no basta para valorar el inventario. Si los precios de compra han cambiado, las unidades que quedan se adquirieron a costes distintos, y la hoja rara vez distingue cuáles.
5. Te enteraste de que un producto estaba agotado cuando lo pidió un cliente. Los avisos de stock bajo en una hoja dependen de que alguien la abra y mire la columna adecuada. Comprar por intuición era precisamente lo que querías evitar.
6. Los pedidos de compra están en otro sitio. Los pedidos están en el correo, las entregas en la hoja y las facturas en el programa de contabilidad. Para comprobar qué se pidió, qué llegó y qué se pagó, tienes que consultar los tres.
7. Ahora tienes un segundo almacén. Puede ser una tienda, una furgoneta o un local de almacenamiento. Añades otra pestaña, anotas los traspasos dos veces y, al cabo de un mes, las cifras ya no coinciden.
8. El archivo tarda en abrirse. Hay fórmulas en miles de filas, una pestaña por mes y una copia en el ordenador de cada persona llamada definitivo-v3. La hoja se ha convertido en una base de datos que mantienes a mano.
Dos o tres señales son una molestia. Con cinco o más, los errores y el tiempo que exige la hoja pueden costarte más que un sistema de inventario.
Qué revisar antes de cambiar
El cambio es una buena ocasión para poner en orden los datos. Hazlo en la hoja, antes de importarlos, mientras resulta sencillo corregirlos.
- Una fila por producto y un código por fila. Unifica los duplicados. Elige un formato para los códigos de producto y aplícalo a todos.
- Quita los productos que ya no tienes en stock. Conserva el archivo original como referencia. Una lista más corta será más rápida de importar y revisar.
- Usa un solo formato numérico. Escribe todas las cifras del archivo como 1234.56 o como 1.234,56, sin mezclar ambos formatos.
- Escribe siempre igual el nombre de cada proveedor. «Acme», «ACME SL» y «acme sl» pueden acabar siendo tres proveedores distintos.
- Haz un recuento antes del cambio. El stock inicial debe reflejar lo que hay en el almacén, no lo que dice la hoja. Empezar con cantidades comprobadas evita arrastrar sus errores al nuevo sistema.
- Calcula el coste de las existencias. El stock inicial necesita un valor además de una cantidad. Si no, la valoración del inventario partirá de una cifra incorrecta. El último precio de compra de cada producto suele servir como aproximación.
Qué datos se trasladan y cuáles no
Se trasladan los productos, los proveedores y el stock inicial. El historial de movimientos normalmente no se traslada, y es mejor que sea así. La hoja conserva un historial con sus lagunas y cambios sin explicación. Guarda el archivo como referencia, inicia el nuevo sistema con las existencias contadas en una fecha concreta y registra los movimientos a partir de ahí.
Los pedidos de compra abiertos tendrás que introducirlos a mano para poder registrar las entregas correspondientes.
Cómo hacer el cambio en StockBold
StockBold importa productos y proveedores desde archivos CSV preparados con su plantilla. Antes de guardar nada, comprueba cada fila y muestra cuáles están listas y cuáles debes corregir. Puedes usar números como 1234.56 o 1.234,56, siempre que mantengas un único formato en el archivo. También señala los números ambiguos y los códigos de barras EAN-13 y UPC-A cuyo dígito de control es incorrecto.
Puedes importar el stock inicial de cada producto con su cantidad, valor total, almacén y fecha para partir de una valoración correcta. Si varias filas tienen el mismo código de producto, puedes unirlas y sumar sus cantidades y valores. Durante la importación puedes crear los proveedores, categorías y unidades que figuren en el archivo y aún no estén en StockBold. Verás la lista antes de confirmar.
A partir de entonces, cada cambio en el stock queda registrado como un movimiento con fecha, motivo y responsable. El stock de un almacén no puede quedar en negativo, y puedes consultar su valor en cualquier fecha a partir del historial.
Lee más sobre la importación CSV y la API o consulta la guía para importar tus datos.