Avec un seul site, le stock est facile à lire : 400 unités, c’est 400 unités disponibles sur place. Avec deux sites, ces 400 unités peuvent se répartir entre l’entrepôt et le magasin. Elles peuvent aussi être toutes à l’entrepôt, alors que le magasin est en rupture depuis ce matin. Le total est juste, mais il ne vous aide pas à agir.
Pour gérer le stock sur plusieurs sites, retenez une règle : chaque quantité doit être rattachée à un lieu. Le reste en découle.
Qu’est-ce qu’un site de stockage ?
Un site est un lieu où les marchandises restent assez longtemps pour être comptées : entrepôt principal, bâtiment annexe, magasin, atelier, véhicule d’intervention, stock en dépôt chez un client ou entrepôt d’un prestataire. Si vous devez savoir ce qui s’y trouve sans vous déplacer, il faut suivre son stock séparément.
Deux cas sont à distinguer. Une étagère dans un entrepôt est une position de stockage que vous pouvez suivre, mais son stock appartient toujours à l’entrepôt. L’entrepôt d’un fournisseur, lui, ne devient pas votre site : les marchandises commandées ne font pas partie de votre stock tant qu’elles ne sont pas réceptionnées.
Une quantité par site, sans exception
Rattachez chaque mouvement à un site : marchandises reçues à l’entrepôt, articles vendus au magasin, pièces utilisées à l’atelier. Le stock total d’un produit est la somme des quantités de chaque site. Ce sont ces quantités par site qui guident vos décisions.
Cela impose une règle stricte, mais utile : le stock d’un site ne peut pas devenir négatif. Si le magasin enregistre la vente d’un produit dont il n’a aucun exemplaire en stock, il manque peut-être un transfert depuis l’entrepôt. La vente a peut-être aussi été enregistrée sur le mauvais site. Autoriser un stock de moins 3 au magasin masquerait le problème.
Les transferts
Quand des marchandises passent d’un de vos sites à un autre, enregistrez un transfert : un seul mouvement avec une sortie de 50 unités au départ et une entrée de 50 à l’arrivée. La date et la référence sont les mêmes. Ni le stock total ni sa valeur ne changent. Seule sa répartition entre les sites change.
Trois habitudes évitent les écarts :
- Enregistrez le transfert quand les marchandises partent, pas plusieurs jours après. Si un véhicule est chargé lundi et que le mouvement est saisi vendredi, les quantités affichées à l’entrepôt et dans le véhicule seront fausses entre-temps.
- Saisissez la quantité exacte expédiée. Si le magasin reçoit 48 des 50 unités envoyées, il y a un écart à examiner à l’arrivée. Ce n’est pas un transfert de 48 unités.
- Ne confondez pas transfert et consommation. Envoyer des articles au magasin ne signifie pas les vendre. Les calculs de réapprovisionnement, la rotation des stocks et le coût des marchandises vendues doivent exclure les transferts. Sinon, chaque déplacement ressemble à une demande supplémentaire.
Où réceptionner les commandes ?
Chaque bon de commande doit indiquer un site de livraison dès sa création. Les marchandises pourront ainsi être réceptionnées au bon endroit, sans décision à prendre à leur arrivée. Beaucoup d’entreprises réceptionnent tout sur un site, puis transfèrent les articles vers les autres. D’autres font livrer chaque magasin directement par ses fournisseurs. Les deux fonctionnent. Ce qui pose problème, c’est un bon de commande sans destination.
Faire l’inventaire site par site
Un inventaire porte sur un site. Compter deux sites le même jour avec la même équipe augmente le risque d’erreur : des marchandises en route entre l’entrepôt et le magasin peuvent être comptées deux fois, ou pas du tout. Comptez chaque site séparément et suspendez ses transferts entrants et sortants jusqu’à l’approbation de l’inventaire.
Définir le point de commande avec plusieurs sites
Le point de commande d’un produit se calcule généralement sur son stock total, puisque le fournisseur livre à un seul endroit. La distribution vers les autres sites relève ensuite des transferts internes. Si un site détient l’essentiel du stock tandis qu’un autre est souvent en rupture, examinez la fréquence des transferts avant d’augmenter les quantités commandées. Regardez aussi la consommation de chaque site.
Comment StockBold gère les sites
Dans StockBold, chaque quantité est rattachée à un entrepôt, et la fiche produit affiche le stock par entrepôt. Un entrepôt est défini par défaut et présélectionné lors de la saisie des mouvements. Chaque bon de commande indique où les marchandises doivent être livrées. Un mouvement qui ferait passer le stock d’un entrepôt sous zéro est refusé, même s’il est antidaté.
Un transfert crée deux lignes dans l’historique des mouvements : une quantité négative au départ et une quantité positive à l’arrivée, avec le même commentaire. Les transferts ne modifient ni le stock total ni sa valeur. Ils sont exclus de la consommation, de la rotation des stocks et du coût des marchandises vendues.
Les marchandises reçues sur un bon de commande entrent dans l’entrepôt indiqué. Les inventaires sont créés par entrepôt et peuvent être limités à un fournisseur, une catégorie ou un service. Vous pouvez archiver un entrepôt que vous n’utilisez plus sans perdre son historique. À l’intérieur d’un entrepôt, vous pouvez aussi suivre certains produits par étagère.
Pour aller plus loin, consultez la gestion des stocks dans StockBold et les guides sur le fonctionnement des entrepôts et les transferts entre entrepôts.