Bei einem Lagerort ist die Bestandszahl eindeutig: 400 Stück bedeuten 400 Stück im Regal. Bei zwei Lagerorten können es 300 im Lager und 100 in der Filiale sein. Oder alle 400 liegen im Lager, während die Filiale seit heute Morgen ausverkauft ist. Die Gesamtzahl stimmt, hilft aber nicht weiter.
Für Bestände an mehreren Lagerorten gilt eine Regel: Jede Menge gehört zu einem Lagerort. Daraus ergibt sich alles Weitere.
Was als Lagerort zählt
Ein Lagerort ist jeder Ort, an dem Ware so lange liegt, dass Sie dort den Bestand zählen müssen: das Hauptlager, ein zweites Lager, eine Filiale, eine Werkstatt, ein Servicefahrzeug, ein Konsignationslager beim Kunden oder ein externes Lager. Entscheidend ist, ob Sie wissen müssen, was dort liegt, ohne selbst nachzusehen.
Zwei Dinge sind keine eigenen Lagerorte. Ein Regal im Lager ist ein Lagerplatz, den Sie getrennt erfassen können. Die Ware darauf gehört aber weiterhin zum Lager. Auch das Lager Ihres Lieferanten ist kein eigener Lagerort, solange Sie die Ware nicht erhalten haben: Bestellte Ware steht in einer Bestellung, nicht im Bestand.
Immer eine Menge pro Lagerort
Erfassen Sie jede Bewegung am jeweiligen Lagerort: einen Zugang im Lager, einen Abgang in der Filiale oder Teile, die in der Werkstatt verbraucht werden. Der Gesamtbestand eines Produkts ergibt sich aus den Beständen aller Lagerorte. Für Ihre Entscheidungen zählt, wie viel an jedem einzelnen Ort liegt.
Daraus folgt eine strenge, aber wichtige Regel: Der Bestand an einem Lagerort darf nicht unter null fallen. Wenn die Filiale einen Verkauf erfasst, obwohl dort kein Bestand angezeigt wird, liegt der Fehler nicht beim Verkauf. Entweder wurde die Umlagerung aus dem Lager nicht erfasst oder der Verkauf fand im Lager statt. Ein System, das in der Filiale minus 3 zulässt, verdeckt beides.
Umlagerungen
Wenn Ware zwischen Ihren eigenen Lagerorten wechselt, erfassen Sie eine Umlagerung mit zwei Seiten: minus 50 am Ausgangsort, plus 50 am Zielort. Beide Buchungen haben dasselbe Datum und dieselbe Referenz. Gesamtmenge und Lagerwert bleiben gleich. Nur die Verteilung auf die Lagerorte ändert sich.
Drei Regeln helfen, Umlagerungen korrekt zu erfassen:
- Erfassen Sie die Umlagerung, wenn die Ware das Lager verlässt. Wird ein Fahrzeug am Montag beladen, die Bewegung aber erst am Freitag gebucht, sind die Bestände eine Woche lang falsch. Lager und Fahrzeug führen die Ware dann möglicherweise beide oder keines von beiden.
- Buchen Sie genau die Menge um, die verschickt wurde. Wenn in der Filiale nur 48 von 50 Stück ankommen, ist das eine Bestandsdifferenz, die Sie klären müssen. Es ist keine Umlagerung von 48 Stück.
- Zählen Sie Umlagerungen nicht als Verbrauch. Ware in die Filiale zu bringen, bedeutet nicht, sie zu verkaufen. Umlagerungen gehören weder in die Berechnung des Meldebestands noch in Lagerumschlag oder Wareneinsatz. Sonst sieht jede interne Bewegung wie Nachfrage aus.
Wohin Bestellungen geliefert werden
Legen Sie bei jeder Bestellung fest, an welchen Lagerort geliefert werden soll. Dann steht schon vor dem Wareneingang fest, wo die Ware eingeht. Viele Unternehmen nehmen alles an einem Standort an und lagern von dort aus um. So bleibt der Wareneingang bei dem Team, das damit vertraut ist. Andere lassen Lieferanten direkt an ihre Filialen liefern. Beides funktioniert. Eine Bestellung ohne Lieferort dagegen nicht.
Inventur für jeden Lagerort getrennt
Eine Inventur bezieht sich auf einen Lagerort. Wer mit demselben Team zwei Standorte am selben Tag zählt, verliert leicht den Überblick: Liegt Ware während der Zählung auf dem Weg vom Lager zur Filiale, wird sie womöglich doppelt oder gar nicht erfasst. Zählen Sie jeden Lagerort für sich und setzen Sie Umlagerungen dorthin und von dort aus, bis die Inventur freigegeben ist.
Meldebestand bei mehreren Lagerorten
Für den Meldebestand wird meist der Gesamtbestand betrachtet, weil der Lieferant an einen Ort liefert. Wie die Ware anschließend auf die anderen Lagerorte verteilt wird, entscheiden Sie intern. Wenn an einem Ort der Großteil liegt und an einem anderen regelmäßig Ware fehlt, müssen Sie möglicherweise häufiger umlagern, statt mehr zu bestellen. Prüfen Sie den Verbrauch je Lagerort, bevor Sie die Bestellmenge erhöhen.
So verwaltet StockBold Lagerorte
In StockBold ist jede Bestandsmenge einem Lagerort zugeordnet. Auf der Produktseite sehen Sie den Bestand je Lagerort. Ein Lagerort ist als Standard vorausgewählt, wenn Sie eine Bewegung erfassen. Bei jeder Bestellung wird der Lieferort angegeben. Bewegungen, die den Bestand an einem Lagerort unter null bringen würden, werden abgelehnt. Das gilt auch für rückdatierte Buchungen.
Eine Umlagerung erzeugt zwei Einträge im Bewegungsverlauf: einen negativen am Ausgangsort und einen positiven am Zielort. Beide tragen denselben Kommentar. Umlagerungen ändern weder den Gesamtbestand noch den Lagerwert. Sie zählen nicht als Verbrauch und fließen weder in den Lagerumschlag noch in den Wareneinsatz ein.
Die Bestellung enthält den Lieferort. Dort wird die erhaltene Ware eingebucht. Inventuren werden je Lagerort angelegt und können auf einen Lieferanten, eine Kategorie oder eine Abteilung begrenzt werden. Einen Lagerort, den Sie nicht mehr nutzen, können Sie archivieren. Sein Verlauf bleibt erhalten. Innerhalb eines Lagerorts können Sie ausgewählte Produkte nach Regal erfassen.
Mehr dazu lesen Sie unter Bestandsverwaltung mit StockBold. Die Anleitungen erklären, wie Lagerorte funktionieren und wie Sie Ware zwischen Lagerorten umlagern.