Ein Produktcode wirkt wie eine kleine Entscheidung. Sie tragen ihn beim Anlegen eines Produkts ein und denken zunächst nicht weiter darüber nach. Doch er begleitet den Artikel über Jahre: auf Bestellungen, Lieferscheinen, Inventurlisten und in exportierten Tabellen. Ein schlecht gewählter Code sorgt dort immer wieder für Fehler.
Eine klare Regel für Produktcodes erspart Ihnen später wiederkehrende Korrekturen.
Produktcode, SKU und Barcode sind nicht dasselbe
Der Produktcode wird oft auch SKU genannt, kurz für stock keeping unit. Er ist Ihre interne Kennung. Sie legen ihn selbst fest; innerhalb Ihres Unternehmens muss er eindeutig sein.
Der Barcode ist eine Nummer auf der Verpackung, in Europa meist ein EAN-13, in Nordamerika häufig ein UPC-A. Er wird über den Hersteller vergeben und kann auch außerhalb Ihres Unternehmens gelesen werden. Unterschiedliche Ausführungen eines Produkts können unterschiedliche Barcodes tragen. Ob Sie dafür auch unterschiedliche interne Codes vergeben, entscheiden Sie selbst.
Die Artikelnummer des Lieferanten ist die Bezeichnung, unter der Ihr Lieferant den Artikel führt. Halten Sie sie getrennt von Ihrem eigenen Code fest, damit Sie beim Bestellen darauf zurückgreifen können. Als interner Code eignet sie sich nicht: Bei einem Lieferantenwechsel kann sie sich ändern.
Sieben Regeln
1. Jeder Code bleibt eindeutig. Vergeben Sie einen Code nie erneut, auch wenn Sie den Artikel nicht mehr führen. Alte Bewegungen, Bestellungen und Dokumente tragen ihn weiterhin.
2. Kurz genug zum Tippen, lang genug zum Unterscheiden. Acht bis zwölf Zeichen sind ein guter Richtwert. Im Lager wird ein Code auf dem Handy eingegeben, am Telefon wird er vorgelesen.
3. Nur Buchstaben, Ziffern und Bindestriche. Verzichten Sie auf Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute und Sonderzeichen. Doppelte Leerzeichen übersieht man leicht, Schrägstriche stören in Dateinamen und Sonderzeichen können beim Import Probleme machen.
4. Verwechselbare Zeichen vermeiden. Lassen Sie O, I und L weg oder vermeiden Sie 0 und 1 in ihrer Nähe. Auf einem gedruckten Etikett sind „0“ und „O“ kaum zu unterscheiden.
5. Zahlenblöcke gleich lang halten. Enthält der Code eine laufende Nummer, schreiben Sie 001 statt 1. So bleibt die Reihenfolge auch in Tabellen und Listen richtig.
6. Erst die Gliederung, dann die laufende Nummer. Stellen Sie die wichtigste Produktgruppe nach vorn. Beim Sortieren stehen zusammengehörige Artikel dann beieinander.
7. Nur Merkmale aufnehmen, die bleiben. Ein Lieferantenkürzel passt nach einem Lieferantenwechsel nicht mehr. Ein Lagerplatz im Code stimmt nach einer Umlagerung nicht mehr. Beschreiben Sie das Produkt, nicht seinen Lagerplatz oder seinen Lieferanten.
Zwei brauchbare Formate
Kategorie, Produktfamilie, Merkmal, laufende Nummer. Dieses Format ist lesbar und gut sortierbar. Es passt zu einem Sortiment mit klaren Varianten.
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| KAB-USB-C-100 | Kabel, USB Typ C, 100 cm |
| KAB-USB-C-200 | Dasselbe Kabel, 200 cm |
| MTR-2K-230-001 | Motoren, 2 kW, 230 V, erster Artikel der Familie |
Kurzes Präfix und fortlaufende Nummer. Der Code sagt weniger über das Produkt aus. Dafür bleibt das Schema einfach, auch wenn sich Merkmale ändern oder Artikel keiner klaren Familie zuzuordnen sind.
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| P-000417 | Produkt 417 |
| P-000418 | Produkt 418 |
Beim zweiten Format steht die Beschreibung im Produktnamen. Der Code dient allein der eindeutigen Zuordnung. Viele Unternehmen wechseln zu diesem Schema, wenn ihr Sortiment auf mehrere Tausend Artikel wächst und die bisherigen Kategorien nicht mehr passen.
Vermeiden Sie Mischformen: etwa Codes, die nur bei manchen Artikeln Merkmale enthalten, oder einen Abschnitt, der einmal für die Farbe und einmal für die Größe steht.
Varianten
Ein Artikel in mehreren Größen oder Farben braucht für jede Variante einen eigenen Code. Jede wird einzeln gezählt, bestellt und bewertet. Lassen Sie den gemeinsamen Anfang unverändert und ändern Sie nur den letzten Abschnitt: TSH-SCH-S, TSH-SCH-M, TSH-SCH-L. Eine Suche nach TSH-SCH zeigt die zusammengehörigen Varianten; nach Code sortierte Inventurlisten führen sie direkt hintereinander auf.
Codes in einem bestehenden Sortiment ändern
Stellen Sie die Codes einmalig bei einer Datenübernahme oder einem Import um, statt einzelne Artikel über Monate hinweg umzubenennen. Halten Sie in einer Tabelle fest, welcher alte Code welchem neuen entspricht. Bewahren Sie diese Zuordnung im ersten Jahr auf und informieren Sie Lieferanten, bei denen Ihre bisherigen Codes hinterlegt sind.
Lohnt sich eine vollständige Umstellung nicht, legen Sie zumindest für alle neuen Artikel eine feste Regel fest. Zwei konsequent verwendete Schemas sind leichter zu handhaben als zwanzig Ausnahmen.
Produktcodes in StockBold
In StockBold können Sie Produkte nach Code oder Namen suchen. Beim CSV-Import lassen sich Zeilen mit demselben Produktcode zu einem Produkt zusammenführen. Auch Barcodes werden vor dem Speichern geprüft: Bei einem EAN-13 oder UPC-A mit falscher Prüfziffer erhalten Sie einen Hinweis.
Bei Inventuren liest die Handykamera Barcodes. Lagerplätze werden getrennt vom Produkt geführt. Der Produktcode bleibt also gleich, wenn Sie Ware an einem anderen Platz lagern.
Mehr dazu erfahren Sie unter Bestandsverwaltung in StockBold. Die Anleitung Ihr erstes Produkt hinzufügen zeigt den Einstieg.