Viele Fehler im Lager entstehen beim Abtippen. Wer einen Code vom Karton in ein Formular überträgt, vertippt sich vielleicht nur alle paar Hundert Mal. Ein einziger Zahlendreher kann aber reichen, um 50 Stück dem falschen Produkt zuzuordnen.
Bei einem Barcode übernimmt die Kamera das Lesen. Dadurch stimmt nicht automatisch der Bestand. Aber Sie erfassen ihn zuverlässiger, weil beim Abtippen Fehler entstehen. Ein eigenes Lesegerät brauchen Sie dafür nicht: Die Handykamera liest einen Barcode in deutlich weniger als einer Sekunde.
Drei Arten von Codes
EAN-13. Dieser 13-stellige Code steht auf fast allen Einzelhandelsprodukten in Europa. Die ersten Ziffern kennzeichnen das Unternehmen, das ihn über GS1 registriert hat. Danach folgt die Kennung des Produkts. Die letzte Ziffer wird aus den übrigen berechnet und dient zur Kontrolle. Ein falsch gelesener Code fällt dadurch fast immer auf, statt zum falschen Produkt zu führen. UPC-A ist die 12-stellige nordamerikanische Variante desselben Systems.
Eigene Codes. Sie können einen beliebigen Text, meist Ihren Produktcode, als Barcode drucken, etwa im Format Code 128. Außerhalb Ihres Unternehmens hat er keine Bedeutung und Sie müssen ihn nicht registrieren. Ihr System erkennt damit das Produkt. Für das eigene Lager reicht das aus.
QR-Codes speichern mehr Daten und lassen sich aus jedem Winkel lesen. Um ein Produkt am Regal zu erkennen, bieten sie gegenüber einem Strichcode aber keinen Vorteil. Die meisten Etikettendrucker und Lesegeräte unterstützen beide Formate.
Welchen Code sollten Sie verwenden?
Hat ein Produkt bereits einen EAN- oder UPC-Code vom Hersteller, verwenden Sie diesen. Er ist schon aufgedruckt, eindeutig und lässt sich mit gängigen Lesegeräten erfassen.
Fehlt ein Barcode, drucken Sie einen eigenen. Das betrifft zum Beispiel Rohstoffe, lose eingekaufte Teile, umverpackte Artikel und Produkte aus eigener Fertigung. Hinterlegen Sie darin nur Ihren Produktcode. Menge, Regal und Lieferant gehören nicht auf das Etikett: Diese Angaben können sich ändern.
GS1-Nummern brauchen Sie, wenn Sie über Händler oder Marktplätze verkaufen, die solche Nummern verlangen. Für Ihr eigenes Lager genügen eigene Codes. Dafür fallen keine Registrierungskosten an.
Ein Produkt kann mehrere Codes haben: den EAN-Code des Herstellers auf dem Karton und Ihren eigenen Code am Regal. Beide sollten zum selben Produkteintrag führen.
Etiketten drucken
Ein Etikettendrucker muss nicht teuer sein. Bei kleinen Mengen reichen auch Etikettenbögen für den Bürodrucker. Entscheidend ist, was daraufsteht:
- Der Barcode mit dem lesbaren Code darunter, damit Sie prüfen können, was die Kamera erkannt hat.
- Ein kurzer Produktname, damit ein Etikett am falschen Regal auffällt.
- Keine veränderlichen Angaben. Preis, Menge und Lagerplatz gehören nicht darauf.
Bringen Sie das Etikett am Regal an, wenn der Barcode auf der Produktverpackung ausreicht. Kennzeichnen Sie das Produkt selbst, wenn es zwischen Regalen bewegt wird.
Drucken Sie auch Codes für die Regale. Wenn Sie erst das Produkt und dann das Regal scannen, statt beides einzutippen, bleiben die erfassten Lagerplätze verlässlich.
Mit dem Handy scannen
Eine Handykamera liest EAN, UPC, Code 128 und QR-Codes im Browser. Sie müssen keine App installieren. Gegenüber einem eigenen Lesegerät dauert ein Scan einen Sekundenbruchteil länger. Dafür ist das Handy bei der Person, die den Code braucht. Für einige Hundert Scans am Tag ist es gut geeignet.
Drei Gewohnheiten helfen beim Scannen mit dem Handy:
- Gutes Licht und ein glattes Etikett. Auf gewölbten Flaschen oder an Regalen im Schatten lassen sich Codes schlechter lesen.
- Nach dem Scan den Namen auf dem Bildschirm prüfen. Der Code hat ein Produkt gefunden. Am Namen erkennen Sie, ob es das richtige ist.
- Ein unlesbarer Code braucht ein neues Etikett, keine Eingabe von Hand. Gerade das Abtippen wollten Sie vermeiden.
Barcodes in StockBold
In StockBold kann ein Produkt einen EAN-Code, einen UPC-Code, einen eigenen Barcode und einen Produktcode haben. Ein Scan findet das Produkt über jeden dieser Codes. Auf dem Handy finden Sie über die Scan-Schaltfläche neben dem Produktfeld das richtige Produkt, wenn Sie einen Abgang oder eine Umlagerung erfassen. Scan & Move fragt dabei nach dem Regal. Bei einer Inventur springt ein Scan zur Zeile des Produkts, in der Sie die gezählte Menge eintragen können.
Beim CSV-Import meldet StockBold EAN-13- und UPC-A-Codes mit falscher Prüfziffer, bevor Daten gespeichert werden. So gelangt ein falsch eingegebener Barcode nicht in den Katalog. StockBold läuft im Browser. Auf dem Handy müssen Sie nichts installieren.
Mehr dazu erfahren Sie unter Bestand verwalten mit StockBold. Die Hilfe erklärt, wie Sie eine Inventur durchführen.