La mayoría de los errores de stock se producen al teclear. Al copiar en un formulario el código que aparece en una caja, basta con equivocarse en una cifra una vez cada varios cientos de veces para asignar 50 unidades al producto equivocado.
Con un código de barras, la cámara lee lo que antes tenía que leer y teclear una persona. No hace que el stock sea más preciso; hace más preciso su registro, que es donde se producen los errores. Y no necesitas un lector específico: la cámara de tu móvil lee un código de barras en bastante menos de un segundo.
Tres tipos de código
EAN-13. Es el código de 13 cifras que aparece en casi todos los productos de venta al público en Europa. Las primeras cifras identifican a la empresa que lo registró a través de GS1; las siguientes, al producto. La última es una cifra de control calculada a partir de las demás. Así, una lectura errónea casi siempre falla la comprobación en lugar de identificar otro producto. UPC-A es la versión norteamericana de 12 cifras del mismo sistema.
Códigos propios. Puedes convertir cualquier texto, normalmente tu código de producto, en un código de barras con un formato como Code 128. No significa nada fuera de tu empresa y no requiere registro. Sirve para identificar el producto en tu sistema, que es lo que necesita el almacén.
Los códigos QR almacenan más datos y se leen desde cualquier ángulo. Pero, para identificar un producto en una estantería, no aportan nada frente a un código de barras lineal. La mayoría de las impresoras de etiquetas y los lectores admiten ambos formatos.
Cuál usar
Si el producto llega con un EAN o UPC del fabricante, úsalo. Ya está impreso, es único y se puede leer con cualquier lector.
Imprime tus propios códigos para los productos que no tengan uno: materias primas, piezas compradas a granel, artículos que reempaquetas o productos que fabricas. Incluye solo tu código de producto. No incluyas la cantidad, la estantería ni el proveedor: pueden cambiar, pero la etiqueta no.
Solo necesitas números GS1 si vendes a través de distribuidores o plataformas que los exigen. Para tu propio almacén, tus códigos son suficientes y no tienen coste de registro.
Un mismo producto puede tener varios códigos: el EAN del fabricante en la caja y tu código en el borde de la estantería. Ambos deben llevar a la misma ficha de producto.
Cómo imprimir las etiquetas
Una impresora de etiquetas supone una inversión pequeña. Si imprimes pocas, también puedes usar hojas de etiquetas en una impresora de oficina. Lo importante es qué pones en ellas:
- El código de barras y, debajo, el código escrito, para que una persona pueda comprobar qué ha leído la cámara.
- El nombre del producto, abreviado, para detectar si la etiqueta está en la estantería equivocada.
- Nada que pueda cambiar. Ni precio, ni cantidad, ni ubicación.
Pon la etiqueta en el borde de la estantería si basta con el código que ya lleva el envase. Etiqueta también el producto si se mueve entre estanterías.
Imprime además los códigos de las estanterías. Leer primero el producto y después la estantería, en lugar de teclear ambos, ayuda a mantener al día las posiciones en estanterías.
Leer códigos con el móvil
La cámara del móvil lee EAN, UPC, Code 128 y códigos QR desde el navegador, sin instalar ninguna aplicación. Tarda una fracción de segundo más que un lector específico y está siempre a mano. Para unos cientos de lecturas al día, es una buena opción.
Tres hábitos ayudan a que la lectura con el móvil sea fiable:
- Buena iluminación y una etiqueta plana. Las botellas curvas y las estanterías en sombra dificultan la lectura.
- Lee el código y comprueba el nombre en pantalla. La lectura encuentra un producto; el nombre confirma que es el que tienes en la mano.
- Si un código no se lee, sustituye la etiqueta en vez de teclearlo. Así evitas el error que querías eliminar.
Códigos de barras en StockBold
En StockBold, un producto puede tener un EAN, un UPC, un código de barras propio y un código de producto. La lectura puede identificarlo por cualquiera de ellos. En el móvil, puedes leer el código desde el campo de producto al registrar una salida o un traspaso. Al mover productos entre estanterías, también puedes leer la estantería. Durante un recuento de inventario, la lectura te lleva a la fila del producto para introducir la cantidad contada.
Al importar productos, StockBold señala los EAN-13 y UPC-A cuya cifra de control es incorrecta antes de guardar nada. Así, un código mal tecleado no llega al catálogo. StockBold funciona en el navegador, sin instalar nada en el móvil.
Lee más sobre la gestión del inventario en StockBold o consulta la guía para hacer un recuento de inventario.