Con una sola ubicación, la cifra de stock es fácil de entender: 400 unidades son 400 unidades en las estanterías. Con dos, pueden ser 300 en el almacén y 100 en la tienda, o 400 en el almacén y una tienda que se ha quedado sin existencias esta mañana. El total es correcto, pero no te sirve para actuar.
Para controlar el stock en varias ubicaciones, hay una regla básica: cada cantidad tiene que estar asignada a un lugar. Todo lo demás parte de ahí.
Qué cuenta como ubicación
Una ubicación es cualquier lugar donde guardas mercancía el tiempo suficiente para contarla: el almacén principal, una segunda nave, una tienda, un taller, una furgoneta de servicio, mercancía en depósito en las instalaciones de un cliente o un almacén de terceros. Si necesitas saber qué hay allí sin ir a comprobarlo, conviene tratarlo como una ubicación.
Hay dos cosas que no son ubicaciones. Una estantería dentro de un almacén es una posición que puede interesarte controlar, pero su stock sigue perteneciendo a ese almacén. El almacén de un proveedor tampoco es una ubicación tuya hasta que recibes la mercancía: lo que está pendiente de recibir figura en un pedido de compra, no en tus existencias.
Una cantidad por ubicación, siempre
Asigna cada movimiento a una ubicación: la mercancía recibida en el almacén, las unidades vendidas en la tienda o las piezas utilizadas en el taller. El total de un producto será la suma de sus ubicaciones, pero las cifras que necesitas para tomar decisiones son las de cada una.
Esto exige una norma que puede parecer estricta: ninguna ubicación debe quedarse con stock negativo. Si la tienda registra la venta de un producto del que no constan existencias allí, hay que averiguar qué ha pasado. Quizá no se registró un traspaso desde el almacén, o la venta correspondía al almacén. Dejar que la tienda figure con menos 3 unidades oculta ambos errores.
Traspasos entre ubicaciones
Cuando mueves mercancía entre tus propias ubicaciones, registras un traspaso: un movimiento con dos partes. Restas 50 unidades en el origen y sumas 50 en el destino, con la misma fecha y referencia. Ni el stock total ni su valor cambian. Solo cambia dónde se encuentra.
Tres hábitos ayudan a que los traspasos reflejen lo que ha ocurrido:
- Registra el traspaso cuando sale la mercancía, no días después. Si cargas una furgoneta el lunes y lo anotas el viernes, durante una semana las cifras del almacén y la furgoneta no reflejarán dónde están los productos.
- Anota la cantidad exacta que has enviado. Si la tienda recibe 48 de las 50 unidades enviadas, hay una diferencia que investigar en la tienda. No conviertas el traspaso en uno de 48.
- No cuentes los traspasos como consumo. Llevar mercancía a la tienda no equivale a venderla. Los cálculos de reaprovisionamiento, la rotación y el coste de las ventas deben excluir los traspasos para no confundir cada movimiento con demanda.
Dónde se reciben los pedidos
Cada pedido de compra necesita una ubicación de entrega elegida al crearlo. Así, cuando llega la mercancía, ya está claro dónde registrarla. Muchas empresas reciben todo en un mismo almacén y después hacen traspasos a las demás ubicaciones. Otras reciben directamente en cada tienda porque tienen proveedores cercanos. Ambas formas de trabajar son válidas. Lo que no funciona es un pedido sin destino.
Recuentos, ubicación por ubicación
Cada recuento de inventario corresponde a una ubicación. Contar dos el mismo día con el mismo equipo puede causar confusiones: si un producto sale del almacén hacia la tienda mientras se está contando, podría anotarse dos veces o no anotarse en ninguna. Cuenta cada ubicación por separado y detén los traspasos que la afecten hasta que se apruebe el recuento.
El punto de pedido cuando hay varias ubicaciones
El punto de pedido de un producto suele calcularse sobre el stock total, porque el proveedor entrega en un lugar. Repartir después la mercancía entre las demás ubicaciones es una decisión interna. Si casi todo el stock está en un almacén mientras otra ubicación se queda sin producto a menudo, revisa la frecuencia de los traspasos antes de cambiar el punto de pedido. Consulta el consumo por ubicación antes de aumentar la cantidad del pedido.
Cómo gestiona StockBold las ubicaciones
En StockBold, cada cantidad está asignada a una ubicación y la ficha del producto muestra el stock de cada una. Puedes establecer una ubicación predeterminada, que aparece seleccionada en los formularios de movimientos. Cada pedido de compra indica dónde debe recibirse. El sistema rechaza cualquier movimiento que deje una ubicación con existencias negativas, incluso si tiene una fecha anterior.
Un traspaso genera dos líneas en el historial de movimientos: una salida en el origen y una entrada en el destino, ambas con el mismo comentario. Los traspasos no alteran el stock total ni su valor, y quedan fuera de los cálculos de consumo, rotación y coste de las ventas.
La mercancía recibida de un pedido de compra entra en la ubicación indicada en él. Los recuentos de inventario se crean por ubicación y pueden limitarse a un proveedor, una categoría o un departamento. Si dejas de utilizar una ubicación, puedes archivarla sin perder su historial. Dentro de cada ubicación, también puedes controlar por estantería los productos que elijas.
Lee más sobre la gestión del inventario en StockBold o consulta las guías sobre cómo funcionan las ubicaciones y los traspasos entre ubicaciones.