La recepción de mercancía es el momento en que los productos pasan a formar parte del stock. Las cantidades que figuran en el sistema, la valoración del inventario y los cálculos de reaprovisionamiento parten de lo que se registra al recibirla. Si registras mal una entrega, el error afecta a todo lo demás. A menudo no aparece hasta semanas después, cuando un recuento detecta una diferencia que nadie sabe explicar.
También es un trabajo que suele hacerse con prisas, mientras el transportista espera. Una lista breve de comprobaciones, aplicada en cada entrega, ayuda a evitar esos errores.
Antes de que llegue el camión
- Comprueba qué esperas recibir. Cada entrega debe corresponder a un pedido de compra aprobado. Si llega mercancía sin pedido, consúltalo con quien la encargó antes de descargarla.
- Deja claro quién recibe. Cada entrega debe tener una persona responsable. Si pueden recibirla tres personas, las tres pueden pensar que ya lo ha hecho otra.
- Confirma adónde va. El pedido indica el almacén de destino y, si procede, la estantería.
En la recepción
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Relaciona el albarán con el número de pedido. Si el albarán no lo incluye, anótalo a mano para poder relacionar la documentación del proveedor con la tuya.
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Cuenta unidades, no bultos. Diez cajas de 50 unidades suman 500 solo si todas contienen 50. Abre algunas para comprobarlo y revisa todas las cajas si la mercancía es de valor.
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Revisa el estado antes de firmar. Anota las cajas aplastadas, los cartones mojados y los precintos rotos en la copia del transportista. Si firmas sin dejar constancia de los daños, reclamar al transportista después será casi imposible.
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Compara cada línea con el pedido. Comprueba el producto, la variante y la cantidad. Un código parecido puede esconder un producto distinto.
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Registra lo recibido, línea por línea, el mismo día. La fecha de entrega determina desde cuándo consta ese stock, desde cuándo se contabiliza su coste y cuándo pueden empezar a contar los plazos de pago al proveedor.
Entregas parciales, faltantes y excesos
Entrega parcial. El proveedor envía 300 unidades de las 500 pedidas. Registra 300 en esa línea. Las otras 200 quedan pendientes en el pedido y se registran en la misma línea cuando lleguen. Un pedido puede recibirse en varias entregas a lo largo de semanas.
Faltante en una entrega. El albarán indica 500 unidades, pero cuentas 480. Registra 480, avisa al proveedor ese mismo día con el número de albarán y deja 20 pendientes. El proveedor puede enviarlas, abonarlas o discutir la diferencia. La cantidad pendiente deja constancia de lo que falta por resolver.
Entrega en exceso. El proveedor envía 520 unidades. Recibe las 500 del pedido para cerrar la línea y decide qué hacer con las otras 20: devolverlas o quedártelas y pedir al proveedor que las facture. Si te las quedas, incorpóralas al stock mediante un movimiento aparte, con un comentario. Así el pedido sigue reflejando lo acordado.
Producto equivocado. No lo registres en una línea que corresponde a otro producto. Sepáralo, avisa al proveedor y regístralo solo si acuerdas quedártelo.
Productos defectuosos
Si descubres un defecto al recibir la mercancía o tres semanas después, hay que hacer dos cosas. Las unidades afectadas deben dejar de estar disponibles para que nadie las envíe ni las utilice en un montaje. Y debe quedar constancia de que el proveedor te debe una sustitución hasta que la recibas.
Lo primero es una cuarentena: las unidades se bloquean donde están o se apartan en una zona específica, pero no cuentan como stock utilizable. Lo segundo es una reclamación: un registro vinculado a la entrega original, con la cantidad afectada, las pruebas y el estado de la sustitución.
Hay dos problemas habituales si no queda constancia:
- Sustituciones a coste cero. Las unidades de sustitución suelen llegar sin cargo y, por tanto, sin precio. Si entran en el stock a coste cero, el valor del inventario baja por el coste de las unidades defectuosas y el siguiente cálculo del coste de las ventas resulta demasiado bajo. Las unidades de sustitución deben conservar el coste de las que reemplazan.
- Sustituciones que nunca llegan. Si el proveedor no atiende la reclamación, tienes una pérdida. Debe constar como tal en tus cuentas, no como unidades que sigues esperando.
Después de recibir la mercancía
- Coloca la mercancía y registra la estantería durante la recepción, no como una tarea pendiente para otro día.
- Guarda el albarán con el pedido y adjunta las fotos de cualquier daño.
- Cuando llegue la factura, pásasela a quien deba contrastarla con el pedido y las entregas.
Cómo gestiona StockBold las recepciones y reclamaciones
En StockBold registras las entregas en Envíos, asociadas al pedido de compra aprobado. En cada línea indicas la cantidad recibida y la fecha de llegada. Al guardar la entrega, las unidades entran en el stock del almacén indicado en el pedido. Su coste parte del precio del pedido, expresado en tu moneda, más la parte correspondiente de aranceles y otros costes. El transporte se suma si está activada esa opción en el pedido. El sistema rechaza las fechas futuras y las anteriores al pedido. Puedes asignar cada envío a una persona y ver en la lista qué le queda por recibir. Si controlas un producto por estantería, la eliges al recibirlo.
Puedes recibir una misma línea en varias entregas. La cantidad que falte seguirá pendiente hasta que llegue. Si recibes unidades de más, registra la cantidad pedida para cerrar la línea y añade el exceso con un movimiento de stock.
Si detectas productos defectuosos, registra la reclamación contra la entrega en la que llegaron. Si las unidades siguen en tu almacén, conservan su valor en el inventario, pero quedan bloqueadas: no pueden descontarse mediante una salida, un montaje ni un recuento. Si ya no están, salen del stock y su valor pasa a la reclamación. En ambos casos, la reclamación permite seguir las unidades que el proveedor debe sustituir, aunque lleguen en varias entregas. Las sustituciones entran al precio que pagaste originalmente. Si el proveedor rechaza la reclamación, esta se cierra y la pérdida queda registrada para tu contabilidad.
Lee más sobre envíos y recepción de mercancía y proveedores y reclamaciones, o consulta la guía para registrar una entrega en un envío.