Wareneingang: Checkliste für Lieferungen, Fehlmengen und mangelhafte Ware

Beim Wareneingang wird gelieferte Ware zum Lagerbestand. Die erfassten Mengen sind die Grundlage für Bestandszahlen, Lagerbewertung und Nachbestellungen. Ist eine Lieferung falsch erfasst, stimmen alle darauf aufbauenden Zahlen nicht. Oft fällt der Fehler erst Wochen später bei einer Inventur auf, die seine Ursache nicht mehr klären kann.

Gleichzeitig muss es beim Wareneingang oft schnell gehen, weil der Fahrer wartet. Eine kurze Checkliste hilft, auch dann nichts zu übersehen.

Bevor der Lkw ankommt

Klären Sie, was erwartet wird. Jede Lieferung sollte zu einer freigegebenen Bestellung gehören. Kommt Ware ohne Bestellung, fragen Sie vor dem Entladen bei der Person nach, die sie bestellt hat.
Legen Sie fest, wer die Lieferung annimmt. Für jeden Wareneingang sollte eine Person zuständig sein. Sind drei Personen zuständig, verlässt sich leicht jede auf die anderen.
Klären Sie den Lagerort. Die Bestellung gibt vor, wohin die Ware gehört, idealerweise bis zum Regal.

Bei der Annahme

Gleichen Sie den Lieferschein mit der Bestellnummer ab. Fehlt die Nummer, lassen sich die Unterlagen des Lieferanten nicht eindeutig Ihrer Bestellung zuordnen. Schreiben Sie die Bestellnummer von Hand auf den Lieferschein.
Zählen Sie Stück, nicht Kartons. Zehn Kartons mit angeblich je 50 Stück ergeben nur dann 500 Stück, wenn der Inhalt stimmt. Prüfen Sie stichprobenartig den Inhalt und bei wertvoller Ware jeden Karton.
Prüfen Sie den Zustand vor der Unterschrift. Vermerken Sie eingedrückte Kartons, Nässe und beschädigte Siegel auf der Ausfertigung des Fahrers. Wer ohne Vorbehalt unterschreibt, kann einen Transportschaden später kaum noch geltend machen.
Prüfen Sie jede Position gegen die Bestellung. Stimmen Produkt, Variante und Menge? Besonders leicht wird ein Artikel mit einem ähnlichen Code verwechselt.
Erfassen Sie jede eingetroffene Menge noch am Liefertag. Das Lieferdatum bestimmt, ab wann die Ware im Bestand ist und ihre Kosten berücksichtigt werden. Auch Zahlungsfristen des Lieferanten können daran anknüpfen.

Teilmengen, Fehlmengen und Mehrlieferungen

Teillieferung. Der Lieferant schickt 300 von 500 Stück. Erfassen Sie 300 auf der Bestellposition. Die übrigen 200 bleiben offen und werden bei der nächsten Lieferung auf derselben Position erfasst. Eine Bestellung kann sich über mehrere Lieferungen und Wochen erstrecken.

Fehlmenge in einer Lieferung. Auf dem Lieferschein stehen 500 Stück, Sie zählen aber nur 480. Erfassen Sie 480 und melden Sie die Fehlmenge noch am selben Tag unter Angabe der Lieferscheinnummer. Lassen Sie die 20 Stück offen. Ob der Lieferant nachliefert, eine Gutschrift ausstellt oder die Fehlmenge bestreitet: Die offene Menge dokumentiert Ihren Anspruch.

Mehrlieferung. Der Lieferant schickt 520 statt 500 Stück. Erfassen Sie zunächst die bestellten 500, um die Position abzuschließen. Entscheiden Sie dann, ob Sie die übrigen 20 zurückschicken oder behalten und berechnen lassen. Behalten Sie sie, erfassen Sie sie mit einer separaten Lagerbewegung und einem Kommentar. So zeigt die Bestellung weiterhin die vereinbarte Menge.

Falsches Produkt. Erfassen Sie es nicht auf einer Bestellposition für einen anderen Artikel. Legen Sie es beiseite, informieren Sie den Lieferanten und buchen Sie es nur ein, wenn Sie es behalten möchten.

Mangelhafte Ware

Ob ein Mangel sofort oder erst drei Wochen nach der Lieferung auffällt: Die betroffenen Stücke dürfen nicht mehr für Versand oder Montage verfügbar sein. Zugleich muss nachvollziehbar bleiben, welchen Ersatz der Lieferant noch schuldet.

Dafür braucht es zuerst eine Sperre: Die Stücke bleiben an ihrem Platz oder kommen in einen gesonderten Bereich, zählen aber nicht mehr als verwendbarer Bestand. Hinzu kommt eine Reklamation zur ursprünglichen Lieferung. Sie hält Menge, Nachweise und Stand der Ersatzlieferung fest.

Ohne diese Dokumentation gehen zwei Dinge leicht schief:

Ersatz ohne Wert. Für eine Ersatzlieferung stellt der Lieferant meist keinen neuen Preis in Rechnung. Wird sie mit einem Wert von null eingebucht, sinkt der Lagerwert um die Kosten der mangelhaften Stücke. Auch der später ausgewiesene Wareneinsatz fällt zu niedrig aus. Die Ersatzware muss die Kosten der Stücke übernehmen, die sie ersetzt.
Ersatz, der nie ankommt. Bleibt eine Reklamation ohne Ersatz, entsteht ein Verlust. Er gehört als Verlust in die Buchhaltung und nicht weiter als erwartete Ware in den Bestand.

Nach der Annahme

Lagern Sie die Ware ein und erfassen Sie das Regal direkt beim Wareneingang, statt die Zuordnung auf später zu verschieben.
Legen Sie den Lieferschein zusammen mit möglichen Schadensfotos bei der Bestellung ab.
Geben Sie die Rechnung nach ihrem Eingang an die Person weiter, die sie mit Bestellung und Lieferungen abgleicht.

So verwaltet StockBold Wareneingänge und Reklamationen

In StockBold erfassen Sie Wareneingänge unter Lieferungen zur freigegebenen Bestellung. Für jede Position geben Sie die tatsächlich eingetroffene Menge und das Lieferdatum ein. Beim Speichern wird die Ware am Lagerort der Bestellung eingebucht. Ihre Kosten ergeben sich aus dem Bestellpreis in Ihrer Währung und den anteiligen Zöllen und weiteren Einstandskosten. Frachtkosten fließen ein, wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist. Ein Datum in der Zukunft oder vor der Bestellung wird abgelehnt. Jede Lieferung lässt sich einer Person zuweisen; die Übersicht zeigt, was diese Person noch annehmen muss. Bei Produkten mit Regalverwaltung wählen Sie das Regal beim Wareneingang aus.

Eine Bestellposition kann über mehrere Lieferungen eingehen. Fehlende Mengen bleiben offen, bis sie eintreffen. Bei einer Mehrlieferung erfassen Sie die bestellte Menge auf der Position und buchen die zusätzlichen Stücke mit einer separaten Lagerbewegung ein.

Mangelhafte Ware reklamieren Sie über die Lieferung, mit der sie eingetroffen ist. Liegen die Stücke noch im Lager, bleiben sie mit ihrem vollen Wert im Bestand, werden aber gesperrt. Sie können dann weder durch einen Abgang noch durch eine Montage oder Inventur verbraucht werden. Sind die Stücke nicht mehr im Lager, wird ihr Wert auf die Reklamation übertragen. Die Reklamation hält in beiden Fällen fest, welchen Ersatz der Lieferant schuldet, auch wenn dieser in mehreren Lieferungen eintrifft. Ersatzstücke werden zu den ursprünglich gezahlten Kosten eingebucht. Lehnt der Lieferant die Reklamation ab, wird sie geschlossen und der Verlust bleibt für die Buchhaltung dokumentiert.

Mehr dazu lesen Sie unter Lieferungen und Wareneingang und Lieferanten und Reklamationen. Die Hilfe erklärt außerdem, wie Sie einen Wareneingang zu einer Lieferung erfassen.