Gran parte degli errori di magazzino sono errori di digitazione. Un codice letto su una scatola e scritto in un modulo prende una cifra sbagliata una volta ogni qualche centinaio, e una volta basta per mettere 50 pezzi sul prodotto sbagliato.
Un codice a barre sposta la lettura da una persona a una fotocamera. Non rende più precise le giacenze; rende più precisa la loro registrazione, che è dove stanno gli errori. E non serve più un lettore dedicato: la fotocamera del telefono che hai in tasca legge un codice a barre in meno di un secondo.
Tre tipi di codice
EAN-13. Il codice a 13 cifre presente su quasi ogni prodotto al dettaglio in Europa. Le prime cifre identificano l’azienda che lo ha registrato, tramite GS1, le successive il prodotto, e l’ultima è una cifra di controllo calcolata dalle altre, così una lettura errata quasi sempre fallisce il controllo invece di corrispondere al prodotto sbagliato. UPC-A è la versione nordamericana a 12 cifre dello stesso sistema.
Codici propri. Qualsiasi testo, di solito il tuo codice articolo, stampato come codice a barre in un formato come il Code 128. Non significa nulla fuori dalla tua azienda e non richiede registrazione. Identifica il prodotto per il tuo sistema, che è tutto ciò che serve a un magazzino.
I codici QR contengono più dati e si leggono da qualsiasi angolazione, ma per identificare un prodotto su uno scaffale non aggiungono nulla a un codice lineare, e quasi tutte le stampanti di etichette e i lettori gestiscono entrambi.
Quale usare
Usa l’EAN o l’UPC del produttore quando il prodotto arriva con uno. È già stampato, è univoco e funziona con ogni lettore del mondo.
Stampa i tuoi quando il prodotto non ha un codice a barre: materie prime, parti comprate sfuse, articoli che riconfezioni, prodotti che realizzi. Codifica il tuo codice articolo e nient’altro. Non codificare quantità, scaffale o fornitore, perché quelli cambiano e l’etichetta no.
I numeri GS1 servono solo se vendi tramite rivenditori o piattaforme che li richiedono. Per il tuo magazzino bastano i tuoi codici, e non costano nulla.
Un prodotto può averne più d’uno: l’EAN del produttore sulla scatola e il tuo codice sul bordo dello scaffale. Entrambi devono portare alla stessa scheda prodotto.
Stampare le etichette
Una stampante di etichette è una spesa contenuta, e un foglio di etichette in una stampante da ufficio va bene per volumi piccoli. Quello che conta è il contenuto:
- Il codice a barre e il codice leggibile sotto, così una persona può verificare cosa ha letto la fotocamera.
- Il nome del prodotto, breve, così un’etichetta sullo scaffale sbagliato si nota.
- Nulla che cambi. Niente prezzo, quantità o posizione.
Etichetta il bordo dello scaffale invece del prodotto quando la confezione del prodotto basta, ed etichetta il prodotto quando si sposta tra scaffali.
Stampa anche i codici degli scaffali. Leggere il prodotto e poi lo scaffale, invece di digitare l’uno o l’altro, è il modo in cui le posizioni a scaffale restano vere.
Leggere con il telefono
La fotocamera di un telefono legge EAN, UPC, Code 128 e QR dal browser, senza installare nulla. È più lenta di un lettore dedicato di una frazione di secondo, ed è sempre con la persona che ne ha bisogno. Per qualche centinaio di letture al giorno è lo strumento giusto.
Tre abitudini rendono affidabile la lettura da telefono:
- Buona luce ed etichetta piana. Le bottiglie curve e gli scaffali in ombra sono dove le letture falliscono.
- Leggi, poi controlla il nome sullo schermo. La lettura ha trovato un prodotto; il nome conferma che è quello che hai in mano.
- Un codice che non si legge è un’etichetta da sostituire, non un codice da digitare. I codici digitati sono l’errore che stavi eliminando.
I codici a barre in StockBold
In StockBold un prodotto può avere un EAN, un UPC, un codice a barre proprio e un codice articolo, e una lettura corrisponde a uno qualsiasi di questi. Da telefono, un pulsante Scan accanto al campo prodotto trova il prodotto quando registri uno scarico o un trasferimento, Scan & Move chiede lo scaffale mentre procedi, e durante un inventario una lettura salta alla riga del prodotto pronta per la quantità contata.
In importazione, i codici EAN-13 e UPC-A con cifra di controllo errata vengono segnalati prima di salvare, così un codice a barre scritto male non arriva mai a catalogo. StockBold funziona nel browser, quindi sul telefono non serve installare nulla.
Scopri di più su giacenze e magazzini in StockBold, o leggi la guida (in inglese) su come eseguire un inventario.