Il valore delle rimanenze a fine esercizio è un numero in bilancio, e uno dei pochi che il commercialista non può ricavare dagli estratti conto. Arriva da te: un conteggio alla data giusta, un valore per unità e una registrazione che nessuno modifica dopo.
Una buona chiusura si fa per lo più prima di dicembre. Ecco la sequenza, nell’ordine in cui dovrebbe avvenire.
Quattro settimane prima: chiudi le partite aperte
Il conteggio deve trovare merce, non domande. Risolvi ora quelle che puoi.
- Ricevi ciò che è arrivato. Una consegna ferma in magazzino senza registrazione è merce che il conteggio troverà e il sistema no. Registra ogni consegna sul suo ordine, alla data in cui è arrivata.
- Registra le fatture che hai. Non cambiano le giacenze, ma fissano il costo di ciò che hai ricevuto e le scadenze per la previsione di cassa.
- Sistema i reclami ai fornitori. Pezzi difettosi in attesa di sostituzione, sostituzioni arrivate, reclami respinti dal fornitore: ciascuno deve essere nel suo stato finale, così il valore dovuto dai fornitori è corretto.
- Completa o annulla gli assemblaggi aperti. I componenti riservati a un lavoro che non si farà quest’anno vanno liberati; i lavori finiti vanno completati, così i prodotti finiti sono in giacenza.
- Decidi sulla merce ferma. Tutto ciò che intendi svalutare o vendere sotto costo va trattato prima della valorizzazione, non scoperto dal revisore dopo.
- Sistema la merce non assegnata. Se tracci le posizioni a scaffale, la merce registrata come non ancora sistemata va messa a scaffale prima di stampare i fogli di conteggio.
La settimana del conteggio
Organizza il conteggio come un inventario fisico, anche se durante l’anno fai inventari a rotazione.
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Una sede alla volta. Ogni sede ha il suo inventario, il suo foglio e la sua approvazione.
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Blocca la sede. Nessun ricevimento, spedizione o trasferimento in quella sede tra la creazione dell’inventario e la sua approvazione.
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Conta i pezzi, alla cieca. Chi conta non vede il dato atteso. Le differenze sopra una soglia vengono ricontate da un’altra persona.
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Data il conteggio alla data di bilancio. Le rettifiche che genera devono cadere sull’ultimo giorno dell’anno, non sul giorno di gennaio in cui qualcuno le ha approvate.
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Conserva i fogli. Il revisore potrebbe chiedere chi ha contato la corsia C.
Se l’attività non può fermarsi il 31 dicembre, conta qualche giorno prima o dopo e riconcilia: i movimenti tra la data del conteggio e la fine dell’anno, che il sistema conserva, fanno da ponte tra le due.
Valorizzare le rimanenze
La quantità è solo metà del numero. Ogni unità ha bisogno di un costo, e dietro ci sono tre decisioni.
La data. Valorizza le rimanenze all’ultimo giorno dell’anno, dopo i movimenti di quel giorno. Una valorizzazione fatta a gennaio sulla situazione di oggi è sbagliata di ogni movimento successivo.
Il metodo. FIFO, LIFO o costo medio, lo stesso dell’anno scorso. Il metodo cambia il valore, quindi cambiarlo è una decisione contabile da prendere con il commercialista, non un’impostazione da provare.
Il costo. Il costo di un’unità è quanto è costato portarla a scaffale: prezzo d’acquisto nella tua valuta più la sua quota di trasporto, dazi e altri costi accessori. Rimanenze valorizzate al solo prezzo del fornitore sono sottostimate, e la differenza finisce da un’altra parte nei conti.
Poi esporta la valorizzazione in tre modi: per prodotto, per fornitore e per categoria. L’elenco per prodotto è per il fascicolo; gli altri due sono le viste che un commercialista o un revisore chiede per prime.
Riconcilia prima di chiudere
Due verifiche intercettano quasi tutti gli errori:
- La variazione di valore ha senso. Valore iniziale più acquisti meno costo del venduto deve avvicinarsi al valore finale. Uno scarto grande e inspiegato è di solito una consegna non registrata o una svalutazione che nessuno ha inserito.
- L’andamento è regolare. I valori di fine mese nell’anno devono muoversi con l’attività. Un mese che salta è un mese con un errore dentro.
Blocca l’anno
Quando i numeri sono dal commercialista, congelali. Nessuno deve poter aggiungere, modificare o eliminare un ordine di acquisto, una consegna o un movimento datato in quell’anno senza prima sbloccarlo, di proposito e lasciando traccia. Un dato dichiarato deve restare il dato dichiarato. Se qualcosa deve davvero cambiare, togli il blocco, correggi e blocca di nuovo, annotando il perché.
Due cose avvengono comunque dopo il blocco e vanno permesse: le fatture di consegne dell’anno scorso che arrivano in ritardo si archiviano con il loro ordine, e il lavoro di quest’anno continua senza ostacoli.
Come gestisce la chiusura StockBold
In StockBold un inventario si crea per sede, con una data operazione che scegli tu, così le rettifiche che genera cadono alla data di bilancio anche se l’inventario viene approvato a gennaio. Il report di valorizzazione ricostruisce la situazione a qualsiasi data dallo storico dei movimenti e la raggruppa per prodotto, fornitore o categoria; usa il metodo dell’organizzazione, FIFO, LIFO o costo medio, e valorizza ogni unità al prezzo d’acquisto nella tua valuta più i costi accessori. La valorizzazione si esporta in un foglio di calcolo per il commercialista, e il report sull’andamento del valore mostra il valore a ogni fine mese per la verifica dell’andamento.
Il blocco dell’anno, nelle impostazioni, congela ogni ordine di acquisto, consegna, movimento e rettifica di valore datati nell’anno scelto, per tutti. Il metodo non si può cambiare mentre un anno è bloccato, e le date dentro un anno bloccato vengono rifiutate su nuovi movimenti e inventari. Una fattura in ritardo si può comunque allegare al suo ordine come documento dopo il blocco.
Scopri di più sulla valorizzazione del magazzino in StockBold, o leggi la guida (in inglese) sul blocco degli anni.