El valor del inventario al cierre del ejercicio es una cifra de las cuentas que tu asesor contable no puede obtener de los extractos bancarios. Depende de ti: necesitas un recuento a la fecha correcta, un coste por unidad y un registro que nadie modifique después.
Gran parte del trabajo para cerrar bien el ejercicio se hace antes de diciembre. Este es el orden que conviene seguir.
Cuatro semanas antes: resuelve lo pendiente
El recuento debe servir para contar mercancía, no para aclarar operaciones pendientes. Resuelve ahora lo que puedas.
- Registra lo que ya ha llegado. Si hay una entrega en el almacén sin registrar, aparecerá en el recuento pero no en el sistema. Registra cada entrega en su pedido de compra con la fecha en que llegó.
- Registra las facturas que tengas. No cambian las existencias, pero permiten fijar el coste de lo recibido y las fechas de pago para la previsión de tesorería.
- Resuelve las reclamaciones a proveedores. Unidades defectuosas pendientes de sustitución, recambios recibidos, reclamaciones rechazadas: deja cada caso en su estado definitivo para saber qué te debe cada proveedor.
- Termina o cancela los trabajos de montaje abiertos. Libera los componentes reservados para trabajos que no se harán este año. Completa los trabajos terminados para que los productos resultantes figuren en stock.
- Decide qué hacer con el stock inmovilizado. Si vas a darlo de baja o venderlo por debajo del coste, resuélvelo antes de la valoración, no cuando lo detecte el auditor.
- Coloca la mercancía pendiente. Si controlas las posiciones en estanterías, ubica el stock que aún figura sin estantería antes de imprimir las hojas de recuento.
La semana del recuento
Organiza el trabajo como un inventario físico, aunque hagas recuentos periódicos durante el año.
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Un almacén cada vez. Cada almacén necesita su propio recuento, su hoja y su aprobación.
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Detén los movimientos en ese almacén. No registres recepciones, envíos ni traspasos allí desde que creas el recuento hasta que se aprueba.
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Cuenta sin mostrar la cantidad prevista. Quien cuenta no debe verla. Si una diferencia supera el umbral establecido, otra persona debe volver a contar esas unidades.
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Pon al recuento la fecha de cierre. Las correcciones deben registrarse el último día del ejercicio, no el día de enero en que se apruebe el recuento.
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Conserva las hojas. El auditor podría pedirte que identifiques quién contó el pasillo C.
Si la actividad no puede detenerse el 31 de diciembre, haz el recuento unos días antes o después y concilia las cifras. Los movimientos registrados entre la fecha del recuento y el cierre permiten calcular la diferencia.
Valorar el inventario
Contar las unidades es solo la mitad del trabajo. También necesitas su coste. Para calcularlo, hay tres decisiones importantes.
La fecha. Valora las existencias a 31 de diciembre, después de los movimientos de ese día. Si en enero calculas el valor a partir del stock de ese momento, incluirás todos los movimientos posteriores al cierre.
El método. FIFO, LIFO o coste medio ponderado: utiliza el mismo método que el año anterior. El método afecta al valor. Cambiarlo es una decisión contable que debes consultar con tu asesor, no un ajuste para probar resultados.
El coste. Cada unidad debe valorarse por lo que costó llevarla hasta el almacén: el precio de compra en tu moneda más la parte que le corresponde de transporte, aranceles y otros costes de adquisición final. Si solo incluyes el precio del proveedor, infravaloras las existencias y la diferencia acaba en otra partida de las cuentas.
Después, exporta la valoración por producto, por proveedor y por categoría. El detalle por producto sirve para el expediente; las otras dos vistas suelen ser las primeras que pide un asesor contable o un auditor.
Concilia las cifras antes de cerrar
Dos comprobaciones ayudan a detectar la mayoría de los errores:
- La variación del valor debe cuadrar. El valor inicial más las compras menos el coste de las ventas debería aproximarse al valor final. Una diferencia grande sin explicación suele deberse a una entrega sin registrar o a una baja de stock pendiente.
- Revisa la evolución. Los valores al cierre de cada mes deben ser coherentes con la actividad. Si uno cambia bruscamente, revisa qué ocurrió ese mes.
Cierra el ejercicio
Cuando hayas entregado las cifras a tu asesor contable, protégelas. Nadie debería poder añadir, modificar o eliminar un pedido de compra, una entrega o un movimiento con fecha de ese ejercicio sin desbloquearlo de forma deliberada y dejar constancia del cambio. Una cifra presentada debe seguir siendo la cifra presentada. Si hay que corregir algo, quita el cierre, haz el cambio y vuelve a aplicarlo. Anota también el motivo.
Hay dos cosas que deben seguir siendo posibles tras el cierre: adjuntar a su pedido las facturas de entregas del año anterior que lleguen tarde y continuar trabajando con normalidad en el ejercicio nuevo.
Cómo gestiona StockBold el cierre del ejercicio
En StockBold creas un recuento de inventario por almacén y eliges su fecha de operación. Así, las correcciones se registran con la fecha de cierre aunque el recuento se apruebe en enero. El informe de Valoración del inventario reconstruye las existencias a cualquier fecha a partir del historial de movimientos y las agrupa por producto, proveedor o categoría. Aplica el método de la organización, FIFO, LIFO o coste medio ponderado, y valora cada unidad con su precio de compra en tu moneda más los costes de adquisición final. Puedes exportar la valoración a una hoja de cálculo para tu asesor. El informe Historial del valor del inventario muestra el valor al cierre de cada mes para revisar su evolución.
El Cierre del ejercicio, en Ajustes, bloquea para todos los usuarios los pedidos de compra, las entregas, los movimientos y los ajustes de valor con fecha del año elegido. Mientras un ejercicio esté cerrado, no se puede cambiar el método de valoración ni registrar nuevos movimientos o recuentos con fechas incluidas en él. Si una factura llega tarde, puedes adjuntarla como documento a su pedido después del cierre.
Lee más sobre la valoración del inventario en StockBold o consulta la guía sobre el cierre del ejercicio.