Muchas empresas cuentan sus existencias una vez al año porque lo necesitan para cerrar las cuentas. El recuento ocupa un fin de semana, todo el mundo acaba cansado y las diferencias son un misterio: nadie recuerda qué pasó con 40 unidades de un producto hace once meses.
El recuento cíclico es la alternativa. En lugar de contarlo todo una vez, cuentas una parte del stock cada semana o cada día. Así, cada producto se revisa varias veces al año y los errores aparecen cuando alguien aún puede explicar qué ocurrió.
En qué consiste cada método
El inventario anual (o inventario físico) cuenta todos los productos de todos los almacenes en una fecha, normalmente al cierre del ejercicio. Durante el recuento se detienen las recepciones y las salidas para obtener una imagen precisa de las existencias.
El recuento cíclico revisa una parte del stock con una frecuencia fija: hoy un pasillo, mañana los productos de un proveedor, cada mes los veinte productos de más valor. En el resto del almacén se sigue trabajando. A lo largo del año, cada producto se cuenta al menos una vez y los más importantes, varias.
| Inventario anual | Recuento cíclico | |
|---|---|---|
| Frecuencia | Una vez al año | Cada semana o cada día, por partes |
| Interrupción | La actividad se detiene uno o dos días | Ninguna, si se organiza el trabajo en torno a la zona que se cuenta |
| Cuándo se detectan los errores | Hasta un año después | En cuestión de semanas |
| Causa del error | Normalmente se desconoce | A menudo aún se puede averiguar |
| Quién cuenta | Todos, incluso quienes no trabajan habitualmente con el stock | Quienes trabajan con esos productos |
El recuento cíclico no sustituye la cifra de cierre que necesita tu asesoría. Hace que esa cifra deje de dar sorpresas, porque en diciembre las existencias ya están al día.
Cómo planificar los recuentos
Un buen plan cuenta más a menudo los productos en los que un error sale más caro. Hay dos formas útiles de dividir el stock, y puedes combinarlas.
Por valor y movimiento. Ordena los productos según el valor que mueven durante el año. Cuenta cada mes el 20 % de productos que encabeza la lista y que, por lo general, concentra el 80 % del valor. Revisa el grupo intermedio cada trimestre y los productos baratos de poca rotación una o dos veces al año. Si ya has hecho un análisis ABC, puedes usar cada clase para fijar la frecuencia de recuento.
Por ubicación. Cuenta pasillo por pasillo o estantería por estantería. Es más sencillo de organizar con un equipo pequeño: a un pasillo al día, puedes cubrir un almacén de 20 pasillos en un mes. Si trabajas con posiciones en estanterías, la lista de posiciones te sirve de guía para el recuento.
Elijas el criterio que elijas, pon las fechas en un calendario. Si el recuento cíclico depende de que alguien se acuerde, acabará siendo un inventario anual con otro nombre.
Cómo hacer un recuento fiable
Detén los movimientos en la zona. No recibas, expidas ni muevas mercancía en el pasillo que estás contando hasta que se apruebe el recuento. Si llega una entrega entre el momento en que anotas la cantidad prevista y el momento en que cuentas, la diferencia que registres será incorrecta por el importe exacto de esa entrega.
Cuenta sin ver la cantidad prevista. Quien cuenta no debería conocerla. Si en la hoja pone 148, es fácil acabar contando 148.
Cuenta unidades, no cajas. Una caja etiquetada con 50 unidades que en realidad contiene 46 explica muchas diferencias.
Repite el recuento antes de registrar la diferencia. Si una diferencia supera el límite que hayas fijado, por unidades o por valor, pide a otra persona que vuelva a contar. Muchas diferencias grandes son errores de recuento, no de stock.
Registra la diferencia con su motivo. Cada corrección debe indicar de qué recuento procede y a qué fecha corresponde. Así, seis meses después podrás entenderla al consultar el historial de movimientos.
Qué te dicen las diferencias
Las diferencias son lo importante. Un recuento sin diferencias no te ayuda a detectar problemas. Agrupa las que encuentres y busca patrones:
- Varias diferencias negativas pequeñas en productos de alta rotación suelen indicar salidas sin registrar: muestras, consumo interno o roturas.
- Una diferencia positiva en un producto y otra negativa por la misma cantidad en uno parecido apuntan a un error al preparar un pedido, a menudo entre variantes con códigos similares.
- Las diferencias repetidas en un almacén apuntan a un proceso o a una persona, no al stock.
Corrige la causa y observa qué ocurre en el siguiente recuento de esa misma parte del stock. La precisión mejora de un recuento al siguiente.
Cómo gestiona StockBold los recuentos de inventario
En StockBold creas un recuento de inventario para un almacén y puedes limitarlo a un proveedor, una categoría o un departamento. Así cuentas solo una parte del stock. Los productos que dejas fuera no se modifican.
Al crear el recuento, StockBold fija la cantidad prevista de cada producto incluido. Tú introduces lo que has encontrado y, al aprobar el recuento, se registra un movimiento por cada diferencia, con la fecha de operación y el nombre del recuento. De este modo, el historial muestra qué recuento originó cada corrección. Los movimientos en ese almacén entre la creación y la aprobación del recuento alterarían el resultado: créalo al empezar a contar y apruébalo al terminar.
No se admiten fechas dentro de un ejercicio cerrado, por lo que sus cifras permanecen como se registraron.
Lee más sobre la gestión de existencias en StockBold o consulta la guía para hacer un recuento de inventario.