Die meisten Betriebe zählen ihren Bestand einmal im Jahr, weil sie die Zahlen für den Jahresabschluss brauchen. Dafür geht ein Wochenende drauf. Am Ende sind alle müde, und die gefundenen Differenzen bleiben rätselhaft: Niemand weiß mehr, wo 40 Stück eines Produkts vor elf Monaten geblieben sind.
Regelmäßige Teilinventuren bieten eine Alternative. Statt alles auf einmal zu zählen, nehmen Sie sich jede Woche oder jeden Tag einen Teil des Bestands vor. So zählen Sie jedes Produkt mehrmals im Jahr und entdecken Fehler, solange sich noch jemand an die Ursache erinnern kann.
Zwei Arten, den Bestand zu zählen
Bei der jährlichen Bestandsaufnahme (einer körperlichen Inventur) zählen Sie an einem Stichtag jedes Produkt an jedem Lagerort, meist zum Ende des Geschäftsjahres. Währenddessen stehen Wareneingang und Versand still, damit die Zahlen eine verlässliche Momentaufnahme ergeben.
Bei regelmäßigen Teilinventuren zählen Sie nach einem festen Rhythmus ausgewählte Bestände: heute einen Gang, morgen die Produkte eines Lieferanten, jeden Monat die zwanzig wertvollsten Produkte. Im übrigen Lager läuft die Arbeit weiter. Über das Jahr wird jedes Produkt mindestens einmal gezählt, wichtige Produkte deutlich öfter.
| Jährliche Bestandsaufnahme | Regelmäßige Teilinventuren | |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Einmal im Jahr | Wöchentlich oder täglich, in Teilbereichen |
| Unterbrechung | Der Betrieb steht ein bis zwei Tage still | Keine, wenn der gezählte Bereich eingeplant ist |
| Wann Fehler auffallen | Bis zu ein Jahr später | Innerhalb weniger Wochen |
| Ursache eines Fehlers | Meist nicht mehr nachvollziehbar | Oft noch nachvollziehbar |
| Wer zählt | Alle, auch wer sonst nicht mit dem Bestand arbeitet | Die Menschen, die mit dem Bestand arbeiten |
Regelmäßige Teilinventuren ersetzen nicht die Jahresendzahlen für Ihre Buchhaltung. Sie sorgen dafür, dass diese Zahlen keine Überraschung mehr sind, weil der Bestand im Dezember bereits stimmt.
Den Zählrhythmus planen
Zählen Sie Produkte häufiger, bei denen Fehler besonders teuer werden. Zwei Wege helfen dabei, den Bestand aufzuteilen. Sie lassen sich auch kombinieren.
Nach Wert und Umschlag. Ordnen Sie die Produkte nach dem Wert, der innerhalb eines Jahres über sie umgesetzt wird. Die obersten 20 % der Produkte stehen typischerweise für 80 % dieses Werts und werden monatlich gezählt. Die mittlere Gruppe kommt jedes Quartal dran. Günstige Produkte mit geringem Umschlag zählen Sie ein- oder zweimal im Jahr. Wenn Sie bereits eine ABC-Analyse erstellt haben, können Sie die Zählhäufigkeit an den Klassen ausrichten.
Nach Lagerbereich. Zählen Sie Gang für Gang oder Regal für Regal. Das lässt sich mit einem kleinen Team gut organisieren: Bei einem Gang pro Arbeitstag schaffen Sie ein Lager mit 20 Gängen in einem Monat. Wenn Sie Lagerplätze bis zum Regal führen, dient die Regalliste zugleich als Zählliste.
Für welche Aufteilung Sie sich auch entscheiden, halten Sie die Termine in einem Kalender fest. Wenn sich jemand an die nächste Zählung erinnern muss, bleibt es am Ende bei der jährlichen Bestandsaufnahme.
So zählen Sie verlässlich
Sperren Sie den gezählten Bereich. Nehmen Sie dort keine Ware an, versenden Sie nichts und lagern Sie nichts um, bis die Inventur freigegeben ist. Trifft eine Lieferung ein, nachdem Sie den Sollbestand festgehalten haben, aber bevor Sie zählen, wird die gebuchte Differenz genau um diese Lieferung falsch sein.
Zählen Sie ohne Sollbestand. Wer zählt, sollte die erwartete Menge nicht sehen. Steht auf dem Blatt 148, werden daraus beim Zählen schnell 148.
Zählen Sie Stück statt Kartons. Auf einem Karton steht 50, tatsächlich enthält er nur 46 Stück. Solche Abweichungen verursachen einen großen Teil der Differenzen.
Zählen Sie vor dem Buchen nach. Legen Sie einen Grenzwert in Stück oder Euro fest. Liegt eine Differenz darüber, zählt eine andere Person noch einmal. Große Abweichungen sind häufig Zählfehler und keine Bestandsfehler.
Buchen Sie Differenzen mit nachvollziehbarem Bezug. Jede Korrektur sollte erkennen lassen, aus welcher Inventur sie stammt und für welches Datum sie gilt. So lässt sich der Vorgang auch sechs Monate später im Bewegungsverlauf nachvollziehen.
Was die Differenzen verraten
Die Differenzen sind der wichtigste Befund. Gruppieren Sie sie und achten Sie auf Muster:
- Viele kleine Fehlmengen bei schnell drehenden Produkten deuten oft darauf hin, dass Ware ohne erfassten Abgang entnommen wird: für Muster, den internen Gebrauch oder wegen eines nicht dokumentierten Bruchs.
- Ein Überschuss bei einem Produkt und eine gleich große Fehlmenge bei einem ähnlichen Produkt sprechen für eine Verwechslung bei der Kommissionierung, oft zwischen Varianten mit ähnlichen Codes.
- Wiederholte Differenzen an einem Lagerort weisen eher auf einen Ablauf oder eine Person hin als auf die Ware selbst.
Beheben Sie die Ursache und prüfen Sie bei der nächsten Zählung desselben Bereichs, ob die Abweichung wieder auftritt. So wird der Bestand mit jeder Zählung verlässlicher.
Inventuren in StockBold
In StockBold legen Sie eine Inventur für einen Lagerort an. Sie können sie auf einen Lieferanten, eine Kategorie oder eine Abteilung eingrenzen und so nur einen Teil des Bestands zählen. Produkte außerhalb der Inventur bleiben unverändert.
Beim Anlegen hält StockBold den Sollbestand jedes enthaltenen Produkts fest. Sie tragen die gezählte Menge ein. Nach der Freigabe wird für jede Differenz eine Bewegung gebucht, datiert auf den Stichtag der Inventur und mit ihrem Namen versehen. Im Bewegungsverlauf sehen Sie dadurch, aus welcher Inventur die Korrektur stammt. Bewegungen am selben Lagerort zwischen dem Anlegen und der Freigabe verfälschen das Ergebnis. Legen Sie die Inventur daher erst zu Beginn der Zählung an und geben Sie sie frei, sobald Sie fertig sind.
Daten innerhalb eines mit der Jahressperre abgeschlossenen Geschäftsjahres werden abgelehnt. Die gemeldeten Zahlen des Vorjahres bleiben damit unverändert.
Lesen Sie mehr über die Bestandsverwaltung in StockBold oder in der Hilfe, wie Sie eine Inventur durchführen.