Inventaire de fin d'année : la checklist du comptage à la clôture

La valeur du stock en fin d’exercice figure au bilan. C’est aussi l’un des rares chiffres que votre expert-comptable ne peut pas retrouver dans les relevés bancaires. Elle repose sur vos données : un comptage à la bonne date, un coût par unité et des écritures qui ne changent plus ensuite.

Une clôture réussie se prépare surtout avant décembre. Voici les étapes, dans l’ordre.

Quatre semaines avant : régler les points en suspens

Le comptage doit servir à compter les marchandises, pas à résoudre des anomalies. Traitez dès maintenant celles que vous connaissez.

• Enregistrez les livraisons déjà reçues. Des marchandises présentes dans l’entrepôt mais absentes du système apparaîtront au comptage. Enregistrez chaque réception sur le bon de commande correspondant, à la date d’arrivée.
• Enregistrez les factures reçues. Elles ne changent pas les quantités en stock, mais permettent de fixer le coût des marchandises reçues et les échéances utiles à la prévision de trésorerie.
• Réglez les réclamations fournisseurs. Unités défectueuses en attente de remplacement, remplacements reçus, réclamations refusées : chaque dossier doit refléter sa situation définitive pour que les sommes dues par les fournisseurs soient justes.
• Terminez ou annulez les assemblages en cours. Libérez les composants réservés à un assemblage qui n’aura pas lieu cette année. Terminez les assemblages achevés pour que les produits finis figurent en stock.
• Décidez du sort des stocks dormants. Si vous comptez déprécier des articles ou les vendre sous leur coût, faites-le avant la valorisation, plutôt que de laisser le commissaire aux comptes découvrir le problème après coup.
• Rangez les articles sans emplacement. Si vous suivez les positions sur les étagères, affectez les articles encore enregistrés comme non rangés avant d’imprimer les feuilles de comptage.

La semaine du comptage

Organisez le comptage comme un inventaire physique, même si vous faites des inventaires tournants pendant l’année.

1. Un entrepôt à la fois. Prévoyez un inventaire, une feuille de comptage et une approbation pour chaque entrepôt.

2. Suspendez les mouvements dans l’entrepôt. Aucune réception, expédition ni aucun transfert entre la création et l’approbation de l’inventaire.

3. Comptez sans voir la quantité attendue. Faites recompter par une autre personne les écarts qui dépassent le seuil fixé.

4. Choisissez la date du bilan pour l’inventaire. Les corrections doivent être datées du dernier jour de l’exercice, et non du jour de janvier où l’inventaire est approuvé.

5. Conservez les feuilles. Le commissaire aux comptes pourrait demander qui a compté l’allée C.

Si l’activité ne peut pas s’arrêter le 31 décembre, comptez quelques jours avant ou après, puis faites le rapprochement. Les mouvements enregistrés entre la date du comptage et la fin de l’exercice permettent de retrouver la position au 31 décembre.

Valoriser le stock

Les quantités ne suffisent pas. Il faut attribuer un coût à chaque unité, en tenant compte de trois points.

La date. Valorisez le stock au dernier jour de l’exercice, après les mouvements de cette journée. Si vous lancez la valorisation en janvier sur le stock du jour, tous les mouvements intervenus depuis faussent le résultat.

La méthode. FIFO, LIFO ou coût moyen pondéré : conservez la méthode utilisée l’année précédente. La méthode influe sur la valeur du stock. En changer est une décision comptable à prendre avec votre expert-comptable, pas un réglage à essayer.

Le coût. Une unité coûte le prix payé pour l’acheter et l’amener jusqu’à l’étagère : son prix d’achat dans votre devise, plus sa part du transport, des droits de douane et des autres coûts de revient. Une valorisation fondée sur le seul prix du fournisseur sous-estime le stock et reporte la différence ailleurs dans les comptes.

Exportez ensuite la valorisation par produit, par fournisseur et par catégorie. La liste par produit rejoint le dossier de clôture. Les deux autres vues sont souvent les premières demandées par l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes.

Faire les rapprochements avant la clôture

Deux contrôles permettent de repérer la plupart des erreurs :

• La variation de valeur est cohérente. Valeur du stock à l’ouverture + achats - coût des marchandises vendues : le résultat doit être proche de la valeur à la clôture. Un écart important et inexpliqué peut venir d’une livraison non enregistrée ou d’une sortie de stock oubliée.
• L’évolution suit l’activité. Comparez les valeurs à la fin de chaque mois. Une hausse ou une baisse inhabituelle mérite d’être vérifiée.

Clôturer l’exercice

Une fois les chiffres transmis à l’expert-comptable, figez-les. Personne ne doit pouvoir ajouter, modifier ou supprimer un bon de commande, une réception ou un mouvement daté de cet exercice sans lever d’abord la clôture, volontairement et en laissant une trace. Un chiffre communiqué doit rester le chiffre communiqué. Si une correction est nécessaire, levez la clôture, effectuez-la, puis clôturez à nouveau en notant la raison du changement.

Deux activités doivent rester possibles après la clôture : joindre à leur bon de commande les factures reçues tardivement pour des livraisons de l’année précédente, et poursuivre le travail sur le nouvel exercice.

Comment StockBold gère la fin d’exercice

Dans StockBold, vous créez un inventaire par entrepôt et choisissez sa date d’opération. Les corrections peuvent ainsi être datées du jour du bilan, même si l’inventaire est approuvé en janvier. Le rapport Valorisation du stock reconstitue les quantités et les valeurs à n’importe quelle date à partir de l’historique des mouvements. Il présente les résultats par produit, fournisseur ou catégorie. Il applique la méthode de votre organisation, FIFO, LIFO ou coût moyen pondéré, et tient compte du prix d’achat dans votre devise et des coûts de revient. Vous pouvez exporter la valorisation dans un tableur pour votre expert-comptable. Le rapport Historique de la valeur du stock indique la valeur à chaque fin de mois pour vérifier son évolution.

Dans Paramètres, la Clôture de l’exercice bloque pour tout le monde les bons de commande, réceptions, mouvements et ajustements de valeur datés de l’année choisie. Tant qu’un exercice est clôturé, la méthode de valorisation ne peut pas être changée. Les nouveaux mouvements et inventaires ne peuvent pas non plus être datés de cet exercice. Une facture arrivée en retard peut toutefois être jointe comme document à son bon de commande après la clôture.

Pour aller plus loin, consultez la page sur la valorisation du stock dans StockBold ou le guide d’aide consacré à la clôture de l’exercice.