Previsione dei pagamenti

La previsione dei pagamenti mostra quanto denaro ti serve per pagare i fornitori e quando. Le righe rappresentano i fornitori, le colonne i mesi e ogni cella mostra l'importo previsto da pagare a quel fornitore in quel mese.

Tutti gli importi usano la valuta base della tua organizzazione, così gli ordini d'acquisto in valute diverse possono essere sommati.

La previsione è disponibile insieme alle condizioni di pagamento a rate, incluse nel piano Pro e nei piani superiori. Con un altro piano, la pagina mostra cosa fa il report e invita a passare a un piano superiore.

Aprire la previsione dei pagamenti

1. Apri Report nella barra di navigazione superiore.
2. Scegli Previsione dei pagamenti dall'elenco dei report.
3. Scegli un periodo dall'elenco Date rapide oppure inserisci una Data di inizio e una Data di fine.
4. Se vuoi, restringi la visualizzazione con il filtro Reparto.

Il report si apre su Quest'anno. Gli altri intervalli rapidi sono volutamente orientati al futuro: Questo mese, Prossimi 30 giorni, Prossimi 90 giorni, Prossimi 6 mesi, Prossimi 12 mesi, Quest'anno + prossimo e Personalizzato. Un periodo può coprire al massimo 36 mesi. Un periodo più lungo viene rifiutato con un messaggio che chiede di sceglierne uno più breve.

L'intervallo di date filtra le date di pagamento previste, non le date degli ordini d'acquisto. Per esempio, un ordine d'acquisto emesso due anni fa con un pagamento in scadenza il prossimo marzo compare se l'intervallo include il prossimo marzo.

Per aprire la pagina ti serve il permesso per i report. Senza questo permesso, Report non compare affatto nella barra di navigazione.

Capire gli importi

Il report considera gli ordini d'acquisto con stato Approvato, In attesa e Bozza. Include gli ordini ricevuti integralmente perché i relativi pagamenti possono essere ancora futuri. Include anche gli ordini già pagati, ma li riporta separatamente affinché non aumentino l'importo che devi ancora procurarti. Sono esclusi gli ordini contrassegnati come Non approvato e quelli appartenenti a fornitori eliminati.

Sotto le righe dei fornitori, due fasce suddividono lo stesso importo ancora da pagare:

Ancora da pagare, per stato di approvazione separa gli impegni certi Approvati dagli importi Non approvati, che dipendono dall'approvazione degli ordini Bozza o In attesa. La riga di riepilogo Non approvati non indica gli ordini con stato Non approvato, che sono esclusi.

Ancora da pagare, per copertura delle fatture separa gli importi Da fatture, la cui data è già definita, dagli importi Previsti, contrassegnati come (ancora nessuna fattura). Da fatture include le rate supportate da fatture del fornitore registrate e le rate legate a date già esistenti, come la data dell'ordine d'acquisto, la data di approvazione o la data di effettivo ricevimento della merce. Previsti include gli importi ancora basati su una data sostitutiva, come una rata con scadenza calcolata a partire da una fattura non ancora registrata. Nonostante l'etichetta (ancora nessuna fattura), una rata legata a una data già esistente rientra in Da fatture anche prima che arrivi la relativa fattura.

Sotto queste fasce si trovano Ancora da pagare, Pagati e Totale.

Un fornitore che hai pagato integralmente rimane nell'elenco, attenuato e barrato, con un indicatore Pagato. La sua riga mostra gli importi pagati anziché il denaro da pagare in futuro, così il fornitore non scompare non appena lo paghi.

Come vengono calcolate le date di pagamento

Una condizione di pagamento prevede una o più rate. Ogni rata ha una percentuale dell'ordine, un evento di riferimento che fa partire il conteggio e uno scostamento in giorni. La somma delle percentuali di una condizione deve essere 100.

Le date di riferimento possono essere la data dell'ordine d'acquisto, di approvazione, della fattura o di ricevimento, oppure la fine del mese della fattura o del ricevimento. Una rata può anche fissare un giorno del mese. Viene applicato prima lo scostamento; il pagamento cade poi in quel giorno del mese raggiunto dallo scostamento, oppure nell'ultimo giorno se quel mese è più corto.

La condizione di pagamento dell'ordine d'acquisto ha la precedenza. Se l'ordine non ne ha una, viene usata la condizione di pagamento predefinita del fornitore. Se nessuno dei due ha una condizione, oppure la condizione non ha regole per le rate, non è possibile fare una previsione per l'ordine, che viene escluso da tutti gli importi della pagina.

Condizioni e date di consegna prevista mancanti

Il banner conta tutti gli ordini d'acquisto approvati per i quali resta ancora qualcosa da pagare, compresi quelli ricevuti integralmente. Anche un ordine Bozza o In attesa senza una condizione di pagamento utilizzabile è assente dagli importi, ma non è elencato nel banner.

Un secondo banner elenca gli ordini senza una data di consegna prevista e ha un proprio pulsante Correggi. Una data impostata da lì non cambia lo stato dell'ordine e viene registrata nella sua cronologia.

Nessuno dei due banner segue il filtro delle date, quindi i loro conteggi non cambiano quando modifichi il periodo.

Date sostitutive

Quando la data di riferimento di una rata non esiste ancora, la previsione la sostituisce con la data disponibile più vicina.

Per le rate legate al ricevimento, usa la data di ricevimento effettiva una volta arrivata la merce, la data di consegna prevista mentre sei in attesa e, come ultima alternativa, la data dell'ordine d'acquisto.

Per le rate legate alla fattura, usa prima la data della fattura registrata, poi quella di ricevimento o di consegna prevista e infine la data dell'ordine d'acquisto. Se un ordine è arrivato solo in parte, la data della parte non ancora fatturata viene calcolata a partire dalla data di consegna prevista, oppure dall'ultimo ricevimento se successivo, perché quella merce deve ancora arrivare.

Una rata legata alla data di approvazione usa come alternativa la data dell'ordine d'acquisto finché l'ordine non è approvato. Una data calcolata non è mai precedente alla data dell'ordine d'acquisto, nemmeno con uno scostamento negativo, come trenta giorni prima del ricevimento.

Un fornitore la cui previsione usa almeno una data sostitutiva ha un punto color ambra e un link perché? accanto al nome. Il link apre Rate stimate, motivi del ripiego, che elenca ogni rata di quel fornitore calcolata su una data di ripiego, la data di riferimento richiesta, la data usata al suo posto e la scadenza risultante.

Come i pagamenti influiscono sulla previsione

I pagamenti registrati su un ordine d'acquisto vengono sottratti dalla relativa previsione e applicati alle rate partendo da quella con la scadenza più vecchia. Una rata interamente coperta non compare più come importo da pagare in futuro. Per una rata coperta parzialmente, la parte pagata esce dalla previsione e il resto rimane.

La scheda Fatture e pagamenti dell'ordine d'acquisto mostra ogni rata come Pagato o Pagato in parte in base a questo criterio e indica a quali rate è stato applicato ciascun pagamento.

Gli importi pagati compaiono nel mese in cui è stato effettivamente effettuato il pagamento, in base alla Data del pagamento della registrazione, non nel mese previsto per la rata. Se un ordine viene riaperto e approvato di nuovo, il piano viene ricalcolato, ma un pagamento effettuato a gennaio rimane sulla riga Pagati di gennaio. Questo mantiene il report riconciliato con la tua contabilità.

C'è un'eccezione: se un ordine è contrassegnato come pagato ma non ha registrazioni di pagamento, non esiste una data di pagamento effettiva, quindi quegli importi ricadono sulla scadenza della rata.

Promemoria di pagamento

StockBold segnala una rata non pagata di un ordine d'acquisto approvato una volta quando scade entro 3 giorni e un'altra volta se risulta scaduta. Il proprietario può modificare l'impostazione di 3 giorni in Impostazioni, poi Organizzazione, sotto Promemoria di pagamento.

Contano solo le rate con una scadenza certa. Una rata ancora in attesa del proprio evento di riferimento, come un ricevimento non ancora avvenuto, non viene segnalata.

Il promemoria viene inviato alla persona assegnata per impostazione predefinita al pagamento dell'ordine e alle persone con il permesso Manage PO Financials, per gli ordini che possono vedere. L'importo viene mostrato solo alle persone autorizzate a vedere i prezzi d'acquisto. Ogni persona può disattivare ciascuno dei due promemoria sotto Pagamento in scadenza o scaduto in Impostazioni, poi Notifiche.

Esplorare ed esportare il report

1. Fai clic su un importo nella tabella per aprire il dettaglio degli ordini d'acquisto e delle rate. La riga Ancora da pagare è una riga di riconciliazione e non apre un dettaglio; usa invece Approvati, Non approvati, Da fatture o Previsti.
2. Usa Come funziona nell'intestazione della pagina per vedere le regole di calcolo sullo schermo.
3. Usa Esporta CSV per esportare la visualizzazione corrente, comprese le righe dei fornitori e i totali. Il pulsante non è disponibile durante il caricamento del report o quando non ci sono righe di fornitori.

Mantenere accurata la previsione

Definisci le regole per le rate di ogni condizione di pagamento che usi e imposta le date di consegna previste sugli ordini che ne sono privi. Registra le fatture dei fornitori man mano che arrivano e collega ciascuna alla rata che copre. Registra i pagamenti quando li effettui.

Se cambi la condizione di pagamento di un ordine d'acquisto dopo aver collegato una fattura a una rata, i collegamenti che non corrispondono più alla nuova condizione vengono considerati non collegati ai fini della previsione e segnalati affinché tu possa collegare nuovamente le fatture.

Reparti e importi

Il filtro Reparto si combina con i reparti che sei già autorizzato a vedere. Se non ci sono reparti in comune, il report è vuoto anziché mostrare ordini fuori dal tuo ambito di accesso. Senza il permesso View Inventory Value, gli importi appaiono come un trattino; un proprietario ha sempre questo permesso.