Entregas parciales y recepción de más unidades de las pedidas

Un pedido de compra no tiene por qué llegar en una sola entrega. Puedes registrar entregas para la misma línea del pedido tantas veces como sea necesario. Cada entrega guardada añade la cantidad a las existencias en la fecha que indiques y reduce la cantidad pendiente de la línea.

Buscar un envío

Abre Envíos en el menú superior. Aquí solo aparecen los pedidos de compra aprobados. No se muestran los pedidos en Borrador, Pendiente o No aprobado.

La pestaña Envíos entrantes muestra todos los pedidos aprobados que aún no se han entregado por completo. Envíos completados muestra los pedidos entregados por completo.

En la columna Entregado, una marca verde significa que el pedido se ha entregado por completo, un triángulo amarillo de advertencia indica que se ha entregado parcialmente y una cruz gris indica que no se ha recibido nada.

Registrar una entrega

1. Abre Envíos en el menú superior.
2. Quédate en la pestaña Envíos entrantes.
3. Busca la fila del pedido de compra que ha llegado.
4. En la columna de acciones, al final de la fila, elige Editar entrega, el icono del camión. El panel Gestionar entrega se abre en la pestaña Recibir productos.
5. En Producto, elige la línea del pedido que ha llegado.
6. Introduce la Cantidad que ha llegado. Elige Todos para rellenar toda la cantidad que queda pendiente en esa línea.
7. Indica en Fecha el día en que llegó la mercancía.
8. Elige Añadir. La entrega aparece como pendiente, no como guardada.
9. Repite el proceso para cada una de las demás líneas que hayan llegado en el mismo camión.
10. Elige Guardar cambios.

En una pantalla pequeña, las pestañas se llaman Entrantes, Completados y Recibir, y el botón para guardar se llama Guardar.

Comprobar lo que queda pendiente

Después de elegir una línea, la indicación gris Máx. bajo Cantidad muestra lo que queda pendiente en la línea seleccionada: la cantidad pedida, menos lo que ya se ha entregado y lo que se ha añadido como pendiente en el panel. La barra Progreso general de la parte superior del panel muestra el mismo cálculo para todo el pedido.

Por ejemplo, si un proveedor te debe 100 unidades y envía 40 ahora y 60 el mes que viene, registra 40 hoy. La línea mostrará entonces 60 pendientes y el envío permanecerá en la pestaña Entrantes. Registra las 60 restantes cuando lleguen para completar el pedido.

Una vez entregado todo lo pedido, el envío pasa a Envíos completados. Su fila ofrece Ver detalles, el icono del ojo, en lugar de Editar entrega, y el panel se abre en la pestaña Historial. Ya no se puede recibir nada más para ese envío, pero todavía se puede corregir o eliminar allí una entrega registrada.

Corregir o eliminar una entrega

En la pestaña Historial del panel, usa el lápiz situado junto a una entrega para corregirla o la papelera para eliminarla.

Corregir entrega cambia la cantidad, la fecha de entrega y el almacén en un solo paso. Las existencias se ajustan con la corrección, cambia la cantidad entregada de la línea del pedido y se recalcula el valor del inventario. El precio y los costes adicionales de la línea del pedido no cambian.

Una corrección no puede aumentar la cantidad por encima de lo que queda pendiente en la línea ni establecer una fecha de entrega anterior a la fecha del pedido de compra. Se rechaza si en algún momento dejara las existencias por debajo de cero en el almacén anterior o en el nuevo. Si las unidades ya se han vendido o utilizado, primero tienes que revertir esa operación.

También se rechaza una corrección si la fecha anterior o la nueva corresponde a un ejercicio cerrado, o si una reclamación al proveedor depende de la entrega: la entrega es la sustitución de esa reclamación o la reclamación se abrió sobre su línea del pedido. El mensaje indica la reclamación y la abre.

Al eliminar una entrega, se retira de las existencias y del envío, por lo que la cantidad vuelve a quedar pendiente. Un envío que estaba completado vuelve a la pestaña Entrantes. Se aplican las mismas reglas que para una corrección.

La pestaña Historial sigue mostrando una entrega eliminada, tachada y marcada como Eliminada, junto con quién la eliminó y cuándo. Cada corrección aparece debajo de su entrega con los valores anteriores y nuevos. El Historial del propio pedido de compra muestra las mismas entradas.

Para registrar, corregir y eliminar una entrega se necesita el permiso Manage Shippings. El movimiento de entrada creado por una entrega también se puede corregir o eliminar desde Existencias y después Movimientos, con las mismas reglas y el mismo efecto.

Recibir más unidades de las pedidas

No puedes recibir más de lo pedido, ni desde este panel ni de ninguna otra manera. Puedes introducir una cifra mayor en Cantidad, pero Añadir la rechaza con un mensaje que indica que la cantidad supera lo pendiente en la línea del pedido, el producto y la cantidad máxima que aún se puede entregar. Una línea sin cantidad pendiente aparece en gris en la lista Producto.

La misma regla se comprueba de nuevo cuando eliges Guardar cambios. Si dos personas reciben la misma línea al mismo tiempo, entre las dos no pueden registrar más de lo pedido: el segundo guardado se rechaza con el mismo mensaje y no se registra ninguna de sus líneas.

Las unidades sobrantes no se pueden registrar como recibidas en el pedido con el que llegaron. Si el proveedor envía unidades adicionales y te las quedas, primero registra aquí la cantidad pedida. Gestiona las unidades sobrantes por separado mediante una línea de pedido que las cubra o un movimiento de existencias en Existencias y después Movimientos. No aumentes la cantidad de otra línea para absorberlas.

Si reabres un pedido que ya ha recibido mercancía para añadir unidades, puedes aumentar las cantidades de las líneas recibidas, pero nunca reducirlas por debajo de lo que ha llegado. El pedido debe aprobarse de nuevo antes de poder recibir el resto.

Restricciones de almacén y fecha

Las entregas se registran en el Almacén de destino del pedido. En un pedido antiguo que no tenga uno, la recepción se registra en tu almacén predeterminado. Si ese almacén se ha eliminado, se rechaza el guardado. Restáuralo en Ajustes y después Almacenes, o reabre el pedido y elige otro almacén.

Una entrega no puede tener una fecha anterior a la del pedido de compra ni una fecha futura. No se puede recibir nada de un pedido con fecha futura: el panel muestra Aún no se pueden registrar entregas e indica la fecha. Si la fecha de entrega corresponde a un ejercicio cerrado, se rechaza el guardado.

Acceso a envíos y productos

Editar entrega solo aparece para las cuentas con el permiso Manage Shippings. Sin él, una fila de un envío entrante no tiene ninguna acción; al hacer clic en la fila solo se despliegan sus productos. Ver detalles en los envíos completados está disponible para cualquiera que pueda ver la página.

Si tu acceso está limitado a determinados departamentos, las líneas de productos que no pertenecen a ellos aparecen como (restringido) y no se pueden seleccionar. Los productos que no pertenecen a ningún departamento también aparecen como (restringido) y no se pueden seleccionar.