Adjuntar documentos a un envío

Un envío y su pedido de compra son el mismo registro en StockBold. Los archivos que adjuntas quedan asociados al pedido de compra, por lo que es ahí donde puedes adjuntarlos y verlos.

Adjuntar un archivo

1. Abre Envíos desde el menú superior.
2. Busca el envío que quieras.
3. Haz clic en el valor de su columna N.º de PC para abrir el pedido de compra asociado al envío.
4. Desplázate hasta la tarjeta Documentos. El número entre paréntesis junto al título indica cuántos archivos hay adjuntos.
5. Haz clic en Subir.
6. Elige tu archivo.

También puedes arrastrar un archivo a cualquier parte de la página y soltarlo cuando aparezca el mensaje Suelta el archivo para subirlo. Cuando termina la subida, el archivo aparece al principio de la lista. El archivo más reciente aparece siempre primero.

Puedes adjuntar archivos PDF, imágenes (JPG, PNG, GIF, WEBP), documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y archivos CSV. Los demás tipos de archivo se rechazan. El tamaño máximo de cada archivo depende de tu plan y se indica en la línea Máx. … MB, junto a Subir.

Restricciones de subida y acceso

Subir aparece si tienes el permiso Manage Documents, tanto en un ordenador como en un teléfono. Si no puedes ver los documentos, la tarjeta muestra un candado y No tienes permiso para ver los documentos en lugar de la lista de archivos. En cualquiera de los dos casos, tu administrador puede cambiar tus permisos.

Si se ha eliminado el proveedor del pedido de compra, Subir no aparece y arrastrar un archivo a la página no tiene ningún efecto.

Cuando tu organización ha agotado el almacenamiento incluido en su plan, Subir aparece desactivado y la tarjeta muestra una invitación a mejorar el plan. Eliminar los archivos que ya no necesitas libera espacio.

Abrir o eliminar un archivo

Para abrir un archivo, usa el control de visualización situado junto a su nombre en la tarjeta Documentos, no el nombre del archivo. El archivo se abre en una ventana de vista previa con Descargar y Abrir en una pestaña nueva.

Para eliminar un archivo, usa el control de eliminación situado junto a él y confirma en el cuadro de diálogo Eliminar documento.

Al eliminar un archivo desde la página Documentos, tienes unos segundos para deshacer la acción antes de que se elimine. Si lo eliminas desde el pedido de compra, la eliminación se produce en cuanto confirmas en el cuadro de diálogo.

Una vez cerrado un ejercicio, no se pueden adjuntar archivos a pedidos de compra fechados en ese ejercicio ni eliminarlos de ellos. El control de eliminación deja de aparecer en la tarjeta Documentos del pedido. Si intentas eliminar archivos desde la página Documentos, se rechaza la eliminación y aparece un mensaje que indica cuántos archivos no se han podido eliminar y por qué.

Buscar dentro de archivos

La búsqueda de texto en documentos está incluida en el plan Starter y superiores, con una cantidad mensual de páginas escaneadas. Cuando el propietario ha activado Búsqueda OCR en documentos en Ajustes y, después, en Documentos, StockBold lee las palabras de cada archivo PDF e imagen que adjuntas, lo que permite buscar en su contenido.

Este proceso se ejecuta en segundo plano después de la subida: el archivo aparece inmediatamente en la lista y es posible que se pueda buscar en su texto poco después. Los archivos de Word, Excel y CSV se almacenan, pero no se leen.

1. Abre Catálogo y, después, Documentos. Esta página muestra todos los archivos de tu organización, incluidos los adjuntos a envíos.
2. Escribe lo que buscas en el cuadro de búsqueda.
3. Marca Buscar también dentro de PDF e imágenes para buscar las palabras dentro de los archivos en lugar de sus nombres.

La búsqueda de contenido busca las palabras como una sola frase continua, exactamente como las escribes. Busca una secuencia distintiva de caracteres, como un número de contenedor o de factura, en lugar de varias palabras cuyo orden intentas adivinar.

Filtrar documentos

En la página Documentos, las tarjetas Todos los documentos, Pedidos de compra y Productos de la parte superior determinan qué tipo de archivos ves. Elige Pedidos de compra para ver solo los archivos adjuntos a pedidos.

En el panel Filtros, Proveedor, Tipo y las fechas Desde y Hasta se aplican a esos archivos. Categoría y Producto no se aplican: al elegir cualquiera de los dos, se ocultan todos los documentos de pedidos de compra porque esos campos solo existen en los documentos de productos.

Si tu cuenta está restringida a determinados departamentos, la página Documentos solo muestra los archivos que pertenecen a los pedidos de compra, productos y proveedores que ya puedes ver.