Joindre des documents à une expédition

Dans StockBold, une expédition et son bon de commande correspondent au même enregistrement. Les fichiers joints sont associés au bon de commande : c'est donc là que vous les joignez et les consultez.

Joindre un fichier

1. Ouvrez Expéditions dans le menu supérieur.
2. Trouvez l'expédition souhaitée.
3. Cliquez sur l'entrée dans la colonne N° de BC pour ouvrir le bon de commande associé à l'expédition.
4. Faites défiler la page jusqu'à la carte Documents. Le nombre entre parenthèses à côté du titre indique le nombre de fichiers déjà joints.
5. Cliquez sur Importer.
6. Choisissez votre fichier.

Vous pouvez aussi faire glisser un fichier n'importe où sur la page et le déposer lorsque le message Déposez le fichier pour l'importer apparaît. Une fois l'import terminé, le fichier apparaît en haut de la liste. Le fichier le plus récent est toujours en premier.

Vous pouvez joindre des PDF, des images (JPG, PNG, GIF, WEBP), des documents Word, des feuilles de calcul Excel et des fichiers CSV. Les autres types de fichiers sont refusés. La taille maximale d'un fichier dépend de votre offre et est indiquée sur la ligne Max. … Mo à côté de Importer.

Restrictions d'import et d'accès

Importer apparaît si vous disposez de l'autorisation Manage Documents, aussi bien sur ordinateur que sur téléphone. Si vous ne pouvez pas consulter les documents, la carte affiche un cadenas et Vous n'avez pas l'autorisation de consulter les documents à la place de la liste des fichiers. Dans les deux cas, votre administrateur peut modifier vos autorisations.

Si le fournisseur du bon de commande a été supprimé, Importer n'apparaît pas et faire glisser un fichier sur la page ne produit aucun effet.

Lorsque votre organisation a épuisé l'espace de stockage inclus dans son offre, Importer est grisé et la carte affiche une invitation à changer d'offre. Supprimer les fichiers dont vous n'avez plus besoin libère de l'espace.

Ouvrir ou supprimer un fichier

Pour ouvrir un fichier, utilisez la commande d'affichage à côté de son nom dans la carte Documents, et non le nom du fichier lui-même. Le fichier s'ouvre dans une fenêtre d'aperçu avec Télécharger et Ouvrir dans un nouvel onglet.

Pour supprimer un fichier, utilisez la commande de suppression à côté de celui-ci et confirmez dans la boîte de dialogue Supprimer le document.

Depuis la page Documents, vous disposez de quelques secondes pour annuler la suppression avant que le fichier soit supprimé. Depuis le bon de commande, la suppression a lieu dès que vous la confirmez dans la boîte de dialogue.

Une fois un exercice clôturé, les fichiers ne peuvent plus être joints aux bons de commande datés de cet exercice ni supprimés de ces bons. La commande de suppression n'apparaît plus sur la carte Documents du bon de commande. Une suppression depuis la page Documents est refusée, avec un message indiquant combien de fichiers n'ont pas pu être supprimés et pourquoi.

Rechercher dans les fichiers

La recherche de texte dans les documents est incluse dans l'offre Starter et les offres supérieures, avec un quota mensuel de pages numérisées. Lorsque le propriétaire a activé Recherche OCR dans les documents dans Paramètres, puis Documents, StockBold lit les mots de chaque PDF et image que vous joignez, ce qui permet d'effectuer des recherches dans leur contenu.

Cette opération s'exécute en arrière-plan après l'import : le fichier apparaît immédiatement dans la liste et son texte peut n'être disponible pour la recherche que peu après. Les fichiers Word, Excel et CSV sont stockés, mais leur contenu n'est pas lu.

1. Ouvrez Catalogue, puis Documents. Cette page affiche tous les fichiers de votre organisation, y compris ceux joints aux expéditions.
2. Saisissez ce que vous recherchez dans le champ de recherche.
3. Cochez Rechercher aussi dans les PDF et les images pour rechercher les mots contenus dans les fichiers plutôt que leurs noms.

La recherche dans le contenu traite vos mots comme une seule expression continue, exactement telle que vous l'avez saisie. Recherchez une suite de caractères distinctive, comme un numéro de conteneur ou un numéro de facture, plutôt que plusieurs mots dont vous supposez l'ordre.

Filtrer les documents

Sur la page Documents, les cartes Tous les documents, Bons de commande et Produits en haut de la page déterminent le type de fichiers affichés. Choisissez Bons de commande pour ne voir que les fichiers joints aux bons de commande.

Dans le panneau Filtres, Fournisseur, Type et les dates Du et Au s'appliquent à ces fichiers. Ce n'est pas le cas de Catégorie et Produit : choisir l'un ou l'autre masque tous les documents des bons de commande, car ces champs n'existent que pour les documents de produits.

Si votre compte est limité à certains services, la page Documents n'affiche que les fichiers associés aux bons de commande, produits et fournisseurs que vous pouvez déjà consulter.