Qu'est-ce qu'une expédition ?

Une expédition n'est pas un document que vous créez. Elle correspond au suivi des réceptions d'un bon de commande. Chaque bon de commande approuvé dispose d'une ligne sur la page Expéditions : cette ligne correspond à son expédition.

Trouver une expédition

Ouvrez Expéditions depuis le menu supérieur. La page comporte deux onglets, Expéditions entrantes et Expéditions terminées, chacun accompagné d'un nombre. Cliquez sur une ligne pour la développer et voir ses produits avec les valeurs Commandé, Réceptionné et Valeur de revient. Un bon de commande de remplacement lié à une réclamation fournisseur porte le code de la réclamation à côté de son numéro.

Seuls les bons de commande approuvés apparaissent sur cette page. Les commandes en brouillon, en attente d'approbation ou non approuvées n'y figurent pas, pas plus que celles d'un fournisseur supprimé. Lorsque l'onglet Expéditions entrantes est vide, un message l'indique et propose Créer un bon de commande et Afficher les bons de commande pour accéder aux pages correspondantes.

Le menu Expéditions apparaît pour les comptes autorisés à consulter les bons de commande et pour ceux disposant de l'autorisation Manage Shippings ou Assign Shipments. Si votre compte est limité à certains services, la page ne liste que les commandes de ces services : deux collègues peuvent donc voir des nombres différents sur les onglets.

Une expédition appartient à un seul bon de commande. Vous ne pouvez pas créer une expédition indépendante ni regrouper plusieurs bons de commande dans une même expédition. Si une livraison concerne deux bons de commande, vous devez traiter deux lignes.

L'onglet dans lequel figure une expédition dépend des quantités, et non d'un statut que vous définissez. Elle reste dans Expéditions entrantes jusqu'à ce que tout ce qui a été commandé ait été enregistré comme livré, puis passe automatiquement dans Expéditions terminées.

La réouverture d'un bon de commande approuvé le remet en brouillon : il disparaît donc de la page Expéditions jusqu'à ce qu'il soit à nouveau approuvé. Tout ce qui a déjà été enregistré comme livré pour ce bon de commande est conservé.

Affecter une expédition

1. Ouvrez Expéditions depuis le menu supérieur.
2. Trouvez le bon de commande dans l'onglet Expéditions entrantes. Le panneau de filtres d'Expéditions permet de réduire la liste par plage de dates, numéro de bon de commande, fournisseur ou personne actuellement affectée.
3. Cliquez sur l'icône d'ajout de personne dans la colonne des actions, à droite de la ligne. Au survol, elle affiche Affecter à un utilisateur.
4. Dans la fenêtre Affecter l'expédition, choisissez une personne dans la liste ou sélectionnez Non affectée pour supprimer l'affectation actuelle.
5. Cliquez sur Enregistrer.

L'affectation nécessite l'autorisation Assign Shipments. Sans cette autorisation, l'icône d'affectation n'apparaît pas du tout sur la ligne. L'icône de camion située à côté, dont l'infobulle indique Modifier la réception, nécessite l'autorisation distincte Manage Shippings.

Seules les expéditions entrantes peuvent être affectées. Une fois une expédition entièrement livrée, sa ligne ne propose que Afficher les détails : la personne qui lui est affectée ne peut donc plus être modifiée.

Vous pouvez choisir n'importe quel membre actif de votre organisation. La liste n'est pas limitée selon les autorisations ou les services : vous pouvez donc affecter une personne qui ne peut pas enregistrer elle-même les réceptions. La personne affectée est avertie dans l'application et par e-mail, selon ses propres paramètres de notification, sauf si vous vous affectez l'expédition. Supprimer l'affectation n'envoie aucune notification.

Affectation par défaut des expéditions

La personne chargée par défaut de recevoir les expéditions est définie dans Paramètres, sous Organisation. Le paramètre pour toute l'organisation est Expédition par défaut assignée à, dans la section Paramètres principaux. Chaque service peut avoir sa propre valeur par défaut dans la section Valeurs par défaut des services.

La valeur par défaut du service est utilisée lorsque le fournisseur appartient à un seul service, ou lorsque les services du fournisseur et tous les produits de la commande ont un seul service en commun. Dans les autres cas, la valeur par défaut de l'organisation est utilisée.

Quand un enregistrement d'expédition est créé

Derrière la ligne se trouve un enregistrement d'expédition qui contient la personne affectée et les commentaires. Il n'existe pas toujours dès l'approbation du bon de commande. Il est créé dès que le premier des événements suivants se produit : le bon de commande est approuvé alors qu'une personne chargée par défaut de recevoir les expéditions est définie ; une personne affecte l'expédition à quelqu'un depuis Expéditions ; une personne enregistre la première réception du bon de commande ; ou une personne publie le premier commentaire sur l'expédition.

Lorsque l'enregistrement est créé à l'approbation avec une personne par défaut, il lui est déjà affecté et elle est avertie.

Si aucune personne par défaut n'est définie, aucun enregistrement n'est créé lors de l'approbation de la commande. La commande apparaît tout de même dans Expéditions, mais sa colonne Affectée à reste vide jusqu'à ce qu'une personne l'affecte, enregistre une réception ou publie un commentaire. Une colonne Affectée à vide ne signifie pas que l'expédition est absente. Une personne définie par défaut qui n'est plus un membre actif est ignorée de la même manière.

La valeur par défaut n'est appliquée qu'à la création initiale de l'enregistrement d'expédition. Si une commande est rouverte puis approuvée à nouveau, l'enregistrement d'expédition existant reste inchangé : la personne déjà affectée le reste et aucune nouvelle notification n'est envoyée.

Notifications de livraison en retard

Lorsqu'un bon de commande approuvé dépasse sa date de livraison prévue alors que des marchandises restent à livrer, la personne affectée à son expédition et la personne qui a créé la commande sont averties le lendemain matin, dans l'application et par e-mail. Elles sont de nouveau averties tous les 7 jours tant que la commande reste en retard.

Les notifications s'arrêtent une fois que tout a été réceptionné ou que la date de livraison prévue a été reportée. Si la commande est de nouveau en retard, les personnes sont averties immédiatement. Chacune peut désactiver l'une ou l'autre notification sous Livraison en retard dans Paramètres, puis Notifications.