Che cos'è una spedizione

Una spedizione non è un documento che crei. È la parte relativa al ricevimento di un ordine d'acquisto. Ogni ordine d'acquisto approvato ha una riga nella pagina Spedizioni e quella riga è la sua spedizione.

Trovare una spedizione

Apri Spedizioni dal menu in alto. La pagina ha due schede, Spedizioni in arrivo e Spedizioni completate, ciascuna con un conteggio accanto. Fai clic su una riga per espanderla e vedere i suoi prodotti con Ordinato, Consegnato e Valore finale. Un ordine di sostituzione per un reclamo al fornitore riporta il codice del reclamo accanto al numero dell'ordine d'acquisto.

In questa pagina compaiono solo gli ordini d'acquisto approvati. Non compaiono gli ordini in bozza, in attesa di approvazione o non approvati, né quelli di un fornitore che è stato eliminato. Quando Spedizioni in arrivo è vuota, la pagina lo indica e offre Crea un ordine d'acquisto e Visualizza ordini d'acquisto per accedere alle rispettive pagine.

Il menu Spedizioni è visibile agli account che possono leggere gli ordini d'acquisto e agli account con Manage Shippings o Assign Shipments. Se il tuo account è limitato a determinati reparti, la pagina elenca solo gli ordini di quei reparti, quindi due colleghi possono vedere conteggi diversi nelle schede.

Una spedizione appartiene a uno e un solo ordine d'acquisto. Non puoi creare una spedizione a sé stante né inserire più ordini d'acquisto in un'unica spedizione. Se una consegna copre due ordini d'acquisto, devi lavorare su due righe.

La scheda in cui si trova una spedizione dipende dalle quantità, non da uno stato che imposti tu. La spedizione rimane in Spedizioni in arrivo finché non è stato registrato come consegnato tutto ciò che è stato ordinato, poi passa automaticamente a Spedizioni completate.

La riapertura di un ordine d'acquisto approvato lo riporta in bozza, quindi l'ordine scompare dalla pagina Spedizioni finché non viene nuovamente approvato. Tutto ciò che è già stato registrato come consegnato per quell'ordine viene conservato.

Assegnare una spedizione

1. Apri Spedizioni dal menu in alto.
2. Trova l'ordine d'acquisto nella scheda Spedizioni in arrivo. Il pannello dei filtri di Spedizioni permette di restringere l'elenco per intervallo di date, numero dell'ordine d'acquisto, fornitore o persona attualmente assegnata.
3. Fai clic sull'icona per aggiungere una persona nella colonna delle azioni a destra della riga. Passandoci sopra con il cursore appare Assegna a un utente.
4. Nella finestra Assegna spedizione, scegli una persona dall'elenco oppure scegli Non assegnata per rimuovere l'assegnazione attuale.
5. Fai clic su Salva.

Per assegnare una spedizione è necessario il permesso Assign Shipments. Senza questo permesso, l'icona di assegnazione non compare affatto nella riga. L'icona del camion accanto, la cui descrizione è Modifica consegna, richiede il permesso separato Manage Shippings.

Si possono assegnare solo le spedizioni in arrivo. Una volta consegnata completamente una spedizione, la sua riga offre solo Visualizza dettagli, quindi non è possibile cambiare la persona assegnata.

Puoi scegliere qualsiasi membro attivo della tua organizzazione. L'elenco non è limitato in base ai permessi o al reparto, quindi puoi assegnare una persona che non può registrare personalmente le consegne. La persona assegnata riceve una notifica nell'app e via e-mail, a seconda delle proprie impostazioni di notifica, a meno che tu non assegni la spedizione a te stesso. La rimozione dell'assegnazione non invia alcuna notifica.

Assegnazione predefinita delle spedizioni

La persona predefinita per il ricevimento delle spedizioni si imposta in Impostazioni, sotto Organizzazione. L'impostazione valida per tutta l'organizzazione è Spedizione predefinita assegnata a, nella sezione Impostazioni principali. Ogni reparto può avere una propria impostazione predefinita nella sezione Valori predefiniti dei reparti.

L'impostazione predefinita del reparto viene usata quando il fornitore appartiene a un solo reparto oppure quando i reparti del fornitore e tutti i prodotti dell'ordine hanno un unico reparto in comune. Altrimenti viene usata l'impostazione predefinita dell'organizzazione.

Quando viene creato un record di spedizione

Dietro la riga c'è un record di spedizione che contiene la persona assegnata e i commenti. Non esiste sempre dal momento in cui l'ordine d'acquisto viene approvato. Viene creato al verificarsi del primo di questi eventi: l'ordine d'acquisto viene approvato con una persona predefinita per il ricevimento delle spedizioni configurata; qualcuno assegna la spedizione a una persona da Spedizioni; qualcuno registra la prima consegna per l'ordine d'acquisto; oppure qualcuno pubblica il primo commento sulla spedizione.

Quando il record viene creato all'approvazione con una persona predefinita, è già assegnato a quella persona, che riceve una notifica.

Se non è configurata una persona predefinita, non viene creato alcun record quando l'ordine viene approvato. L'ordine compare comunque in Spedizioni, ma la sua colonna Assegnata a rimane vuota finché qualcuno non lo assegna, non registra un ricevimento per l'ordine o non lo commenta. Una colonna Assegnata a vuota non significa che la spedizione manchi. Una persona predefinita che non è più un membro attivo viene ignorata allo stesso modo.

L'impostazione predefinita viene applicata solo quando il record di spedizione viene creato per la prima volta. Se un ordine viene riaperto e approvato di nuovo, un eventuale record di spedizione esistente non viene modificato: la persona già assegnata rimane tale e non viene inviata alcuna nuova notifica.

Notifiche di consegna in ritardo

Quando un ordine d'acquisto approvato supera la data di consegna prevista e ci sono ancora merci da consegnare, la persona assegnata alla spedizione e quella che ha creato l'ordine ricevono una notifica la mattina successiva, nell'app e via e-mail. Ricevono una nuova notifica ogni 7 giorni finché l'ordine rimane in ritardo.

Le notifiche si interrompono quando tutto è stato ricevuto o la data di consegna prevista viene spostata più avanti. Se l'ordine torna a essere in ritardo, le persone ricevono subito una nuova notifica. Ognuna può disattivare separatamente le notifiche sotto Consegna in ritardo in Impostazioni, poi Notifiche.