Allegare documenti a una spedizione

Una spedizione e il relativo ordine d'acquisto sono lo stesso record in StockBold. I file allegati vengono associati all'ordine d'acquisto: è quindi lì che puoi allegarli e visualizzarli.

Allegare un file

1. Apri Spedizioni dal menu in alto.
2. Trova la spedizione desiderata.
3. Fai clic sulla voce nella colonna N. OdA per aprire l'ordine d'acquisto associato alla spedizione.
4. Scorri fino alla scheda Documenti. Il numero tra parentesi accanto al titolo indica quanti file sono già allegati.
5. Fai clic su Carica.
6. Scegli il file.

Puoi anche trascinare un file in qualsiasi punto della pagina e rilasciarlo quando compare il messaggio Trascina qui il file per caricarlo. Al termine del caricamento, il file appare in cima all'elenco. Il file più recente è sempre il primo.

Puoi allegare PDF, immagini (JPG, PNG, GIF, WEBP), documenti Word, fogli di calcolo Excel e file CSV. Gli altri tipi di file vengono rifiutati. La dimensione massima per un singolo file dipende dal tuo piano ed è indicata nella riga Max …MB accanto a Carica.

Restrizioni di caricamento e accesso

Carica compare se disponi del permesso Manage Documents, sia su computer sia su telefono. Se non puoi visualizzare i documenti, la scheda mostra un lucchetto e Non hai il permesso di visualizzare i documenti al posto dell'elenco dei file. In entrambi i casi, il tuo amministratore può modificare i tuoi permessi.

Se il fornitore dell'ordine d'acquisto è stato eliminato, Carica non compare e trascinare un file sulla pagina non produce alcun effetto.

Quando la tua organizzazione ha esaurito lo spazio di archiviazione incluso nel piano, Carica è disattivato e la scheda mostra un invito a passare a un piano superiore. Eliminare i file che non ti servono più libera spazio.

Aprire o eliminare un file

Per aprire un file, usa il comando di visualizzazione accanto al suo nome nella scheda Documenti, non il nome del file stesso. Il file si apre in una finestra di anteprima con Scarica e Apri in una nuova scheda.

Per rimuovere un file, usa il comando di eliminazione accanto al file e conferma nella finestra Elimina documento.

Quando elimini un file dalla pagina Documenti, hai qualche secondo per annullare l'operazione prima che il file venga rimosso. Quando lo elimini dall'ordine d'acquisto, la rimozione avviene non appena confermi nella finestra di dialogo.

Una volta chiuso un anno, non è possibile allegare file agli ordini d'acquisto datati in quell'anno né eliminarli da tali ordini. Il comando di eliminazione non compare più nella scheda Documenti dell'ordine. L'eliminazione dalla pagina Documenti viene rifiutata con un messaggio che indica quanti file non è stato possibile eliminare e perché.

Cercare all'interno dei file

La ricerca nel testo dei documenti è inclusa nel piano Starter e in quelli superiori, con una quota mensile di pagine scansionate. Quando il proprietario ha attivato Ricerca OCR nei documenti in Impostazioni, poi Documenti, StockBold legge le parole presenti in ogni PDF e immagine che alleghi, rendendo il contenuto ricercabile.

L'operazione avviene in background dopo il caricamento: il file appare subito nell'elenco e il suo testo può diventare ricercabile poco dopo. I file Word, Excel e CSV vengono archiviati ma non letti.

1. Apri Catalogo, poi Documenti. Questa pagina mostra tutti i file della tua organizzazione, compresi quelli allegati alle spedizioni.
2. Digita ciò che cerchi nella casella di ricerca.
3. Seleziona Cerca anche dentro PDF e immagini per cercare le parole all'interno dei file anziché nei loro nomi.

La ricerca nel contenuto cerca le parole come un'unica frase continua, esattamente come le hai digitate. Cerca una sequenza distintiva di caratteri, come un numero di container o di fattura, anziché più parole il cui ordine è incerto.

Filtrare i documenti

Nella pagina Documenti, le schede Tutti i documenti, Ordini d'acquisto e Prodotti in alto determinano quale tipo di file vedi. Scegli Ordini d'acquisto per vedere solo i file allegati agli ordini.

Nel pannello Filtri, Fornitore, Tipo e le date Da e A si applicano a questi file. Categoria e Prodotto no: scegliere uno dei due nasconde tutti i documenti degli ordini d'acquisto, perché questi campi esistono solo nei documenti dei prodotti.

Se il tuo account è limitato a determinati reparti, la pagina Documenti mostra solo i file appartenenti agli ordini d'acquisto, ai prodotti e ai fornitori che puoi già visualizzare.