Boîte de réception fournisseurs
Les bons de commande dans vos e-mails fournisseurs
StockBold lie une conversation aux bons de commande qu'elle cite, indique où elle en est (À répondre, En attente du fournisseur, À mettre à jour dans StockBold, Terminé) et vous permet d'enregistrer ses pièces jointes dans un bon de commande.
Bons de commande liés
Lorsqu'un e-mail d'un fournisseur mentionne le numéro de l'un de ses bons de commande, StockBold lie la conversation à ce bon de commande. La carte Bons de commande située à côté de la conversation répertorie les bons de commande liés, avec leur statut et leur date de réception prévue. Chacun porte la mention Trouvé dans l'e-mail ou Ajouté manuellement.
Utilisez Délier pour retirer un bon de commande incorrect ; il ne sera plus trouvé automatiquement. Utilisez Lier un bon de commande pour ajouter manuellement l'un des bons de commande du fournisseur.
Les liens appartiennent à votre copie de la conversation. La copie d'un collègue trouve les mêmes numéros de bon de commande automatiquement, mais un bon de commande que vous liez ou déliez manuellement ne modifie que votre copie. Vous ne voyez un bon de commande lié que si vous avez accès à ce bon de commande.
La page d'un bon de commande comporte une carte E-mails qui répertorie vos propres conversations liées à ce bon de commande. Les e-mails de vos collègues n'y sont jamais affichés.
État d'une conversation
Chaque conversation a un état qui vous est propre. Les états À répondre et En attente du fournisseur sont définis automatiquement : À répondre lorsque le fournisseur a écrit en dernier, et En attente du fournisseur lorsque c'est vous.
Une réponse de votre part qui n'est parvenue à aucun de ses destinataires dans À est considérée comme non envoyée. La conversation reste donc à l'état À répondre.
Vous pouvez choisir manuellement À mettre à jour dans StockBold, Terminé ou tout autre état à l'aide du sélecteur d'état en haut de la conversation. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur la conversation dans la liste et utiliser Définir l'état.
L'état que vous avez choisi reste en place jusqu'à ce que le fournisseur écrive à nouveau ; l'état automatique est alors rétabli. Revenir en automatique annule immédiatement votre choix.
StockBold sait que vous avez écrit en dernier uniquement lorsqu'il voit votre réponse. Une boîte mail connectée importe votre dossier Envoyés ; si vous utilisez le transfert, ajoutez votre adresse StockBold en Cci lorsque vous répondez.
Enregistrer des pièces jointes dans un bon de commande
- Liez d'abord le bon de commande à la conversation.
- Sélectionnez Enregistrer dans la commande à côté d'une pièce jointe pour la copier dans les documents d'un bon de commande lié.
Tout enregistrer copie toutes les pièces jointes de l'e-mail. Vous voyez ces boutons si vous pouvez gérer les documents et voir les bons de commande.
La copie est un document de bon de commande ordinaire : toute personne pouvant voir ce bon de commande peut l'ouvrir. Les règles habituelles relatives aux documents s'appliquent, notamment celles concernant les types de fichiers, la taille des fichiers et l'espace de stockage de votre offre.
Un fichier déjà enregistré dans ce bon de commande n'est pas enregistré une deuxième fois. Une image dans le texte de l'e-mail n'est pas enregistrée, pas plus qu'une pièce jointe qui n'a pas été importée. Un bon de commande dans un exercice clôturé, ou dont le fournisseur a été supprimé, ne peut pas recevoir de nouveaux documents.