Cerrar una reclamación al proveedor con faltante

Cuando un proveedor te indique que no sustituirá las unidades defectuosas, cierra la reclamación con faltante. Al hacerlo, se registra en la reclamación el valor que has perdido y se cierra con el estado Rechazada, de modo que deja de contar como algo que el proveedor aún te debe.

Antes de cerrar con faltante

La reclamación debe seguir teniendo unidades pendientes de resolver, no debe estar ya cerrada y sus unidades deben haber salido de tu almacén. No se puede dar de baja una reclamación que aún tiene el material bloqueado.

Cerrar con faltante solo aparece si tienes permiso para gestionar reclamaciones a proveedores, la reclamación sigue teniendo unidades pendientes de resolver, no está ya cerrada y no tiene existencias bloqueadas. Si las unidades siguen en tu almacén, desbloquéalas o registra lo que ha ocurrido con ellas primero. Esto también se aplica a una reclamación cuyas unidades solo has desbloqueado parcialmente.

Si la reclamación aún tiene unidades bloqueadas, no encontrarás Cerrar con faltante en su menú de acciones. En su lugar, encontrarás Desbloquear las unidades bloqueadas (Registrar lo ocurrido una vez que haya llegado la sustitución de las unidades bloqueadas), Ya salieron y, solo mientras no haya salido ninguna unidad, El material está bien. Si las unidades van a salir, desbloquéalas primero.

Cómo cerrar una reclamación con faltante

1. Abre Existencias y luego Reclamaciones a proveedores.
2. Busca la reclamación. La pestaña Abiertas muestra todas las reclamaciones que aún no han finalizado y el selector Proveedor permite acotar la lista.
3. Abre el menú de acciones de la reclamación con el botón de tres puntos al final de su fila.
4. Elige Cerrar con faltante. Si la reclamación tiene varios productos, esta acción se aplica a uno cada vez: el cuadro de diálogo indica a cuál o te permite elegirlo, y los demás productos permanecen abiertos.
5. Lee la confirmación, que indica el número de unidades que se darán de baja y su valor.
6. Elige de nuevo Cerrar con faltante en el cuadro de diálogo para confirmar, o Cancelar para volver atrás.

Cómo se calcula la baja

La baja es la cantidad pendiente de resolver multiplicada por el coste unitario que la reclamación recogió al abrirse. Este coste es una instantánea: los cambios posteriores en el pedido de compra original no lo modifican, por lo que el importe de la confirmación es el que se registra.

El cierre con faltante siempre da de baja todo lo que queda pendiente de resolver. No hay opción de dar de baja solo una parte. Si el proveedor ya ha enviado algunas unidades de sustitución, esas unidades ya han reducido la cantidad adeudada y solo se da de baja el resto.

Tus niveles de existencias no cambian al cerrar con faltante y no se crea ningún movimiento de inventario. Las unidades ya deben haber salido: o bien indicaste que habían salido de tu almacén al comunicar el defecto, o bien las desbloqueaste más tarde, o registraste que ya habían salido mediante algún otro movimiento. Su valor salió con ellas en cualquiera de esos casos. Darles de baja de nuevo como existencias reduciría dos veces la cantidad en existencias por una sola pérdida física.

Consultar la baja

Tras el cierre con faltante, la página Reclamaciones a proveedores muestra un total acumulado de las bajas de reclamaciones cerradas con faltante, registrado aquí para tu contabilidad. Incluye todas las reclamaciones cerradas con faltante, independientemente de la pestaña, el proveedor o la página que estés consultando, y aparece cuando hay algún importe que mostrar. Una reclamación pasa a la pestaña Cerradas con el estado Rechazada cuando todos sus productos están cerrados y ninguno se ha resuelto; si uno de sus productos se ha resuelto, la reclamación muestra Resuelta. Mientras otros productos sigan abiertos, la reclamación conserva el estado de estos. Cada producto muestra cuántas unidades se dieron de baja.

Una baja es un evento contable con fecha, registrado el día en que cierras con faltante. No se puede registrar en un ejercicio cerrado.

La confirmación no ofrece ningún campo para introducir un motivo o una fecha diferente. Guarda tu propia nota sobre por qué se negó el proveedor, por ejemplo, en el hilo de correos con él. El historial de la reclamación registra quién la cerró con faltante y cuándo.

Elegir la acción adecuada

Cerrar con faltante es la acción adecuada cuando el defecto era real, las unidades ya han salido y no va a llegar ninguna sustitución.

El material está bien es la acción adecuada cuando resulta que no había ningún defecto y las unidades siguen en tu estantería. La reclamación se cierra como Retirada, no se da nada de baja y las unidades vuelven a las existencias ordinarias y pueden reclamarse de nuevo.

Eliminar es para una reclamación que nunca debería haber existido, por ejemplo, una para el producto o la cantidad equivocados. También elimina las fotografías, los comentarios y el historial de la reclamación.

Corregir una reclamación cerrada con faltante

No hay forma de reabrir una reclamación cerrada con faltante. Si cerraste con faltante la reclamación equivocada y no se ha recibido nada en relación con ella, la forma de corregirlo es eliminarla. Esto elimina la baja junto con la reclamación, repone las unidades que habían salido y libera la cantidad reclamada en la entrega original para que pueda reclamarse de nuevo.

Para eliminarla necesitas permiso para eliminar movimientos de inventario además del permiso para gestionar reclamaciones. Se rechaza la eliminación una vez que se ha recibido una sustitución en relación con la reclamación o se ha recibido cualquier cosa en el pedido de sustitución vinculado a ella.

Crear una nueva reclamación para las mismas unidades no permite eludir ese rechazo: una reclamación cerrada con faltante sigue contando para determinar qué cantidad puede reclamarse todavía en la línea del pedido.