Recibir unidades de sustitución

Una vez que el proveedor envíe la sustitución gratuita, recíbela como harías con cualquier otro pedido de compra. La cantidad pendiente de la reclamación se reduce al guardar la entrega.

El pedido de compra de sustitución ya debe estar vinculado a la reclamación. Si no lo está, vincúlalo primero desde Reclamaciones a proveedores. Una recepción de un pedido no vinculado se trata como una entrega gratuita ordinaria y no modifica la reclamación. La reclamación se identifica por la combinación de pedido y producto, por lo que solo la recepción del producto reclamado reduce la cantidad pendiente.

En las listas de Envíos y Pedidos de compra, los pedidos vinculados tienen una pequeña marca de color ámbar junto a su número. Pasa el cursor sobre ella para ver Este pedido es la sustitución de la reclamación #…. Si tienes permiso para ver reclamaciones, al hacer clic en la marca se abre la reclamación.

Recibir la sustitución

1. Abre Envíos desde el menú principal.
2. Busca la fila del pedido de compra de sustitución.
3. En la columna Acciones al final de la fila, elige Editar entrega, el icono del camión. El panel Gestionar entrega se abre en la pestaña Recibir productos.
4. Elige el producto. Su línea muestra Esta línea es la sustitución de la reclamación #…: las unidades recibidas reducen lo que el proveedor aún debe y, una vez guardada, la entrega no se puede corregir ni eliminar.
5. Introduce la cantidad recibida.
6. Establece la fecha.
7. Elige Añadir.
8. Repite el proceso para las demás líneas del pedido, si las hay.
9. Elige Guardar cambios.

Coste de sustitución y unidades defectuosas bloqueadas

Al guardar, las unidades de sustitución entran en existencias con el coste unitario heredado de la reclamación: el coste que tenían las unidades defectuosas, en lugar del precio cero del pedido de sustitución. Ya pagaste una vez por el material, por lo que su valor permanece en tu balance.

Si la reclamación aún mantiene bloqueadas unidades defectuosas porque nunca salieron de tu estantería, la parte de la sustitución que las reemplaza entra sin coste, al precio del pedido de sustitución. Las unidades bloqueadas conservan su coste, por lo que el valor del inventario equivale a lo que pagaste y nada se contabiliza dos veces.

Este caso requiere un segundo paso: registra qué ocurrió con las unidades bloqueadas. La fila de la reclamación muestra un recordatorio como 10 unidades defectuosas siguen bloqueadas, que te pide registrar qué ocurrió. Consulta Finalizar una reclamación sobre material bloqueado.

Las cifras de gasto y rendimiento del proveedor siguen mostrando la sustitución con valor cero porque no pagaste nada al proveedor por ella. Los gastos de envío, aranceles y otros costes adicionales añadidos al pedido de sustitución no aumentan el valor de las unidades de sustitución. El coste heredado sustituye por completo al coste unitario, en lugar de sumarse a él.

Si se ha asignado un precio a la línea de sustitución desde que la vinculaste, la recepción no modifica la reclamación y las unidades entran al precio que realmente pagas. Una reclamación nunca modifica el precio de las compras reales. Si esto ocurre, incluye la sustitución en un pedido de valor cero.

Estado de la reclamación y entregas parciales

La cantidad pendiente de la reclamación se reduce en la cantidad recibida. Si la recepción cubre todo lo que aún se debe, la reclamación pasa a Resuelta y se registra el momento en que la guardaste. Si aún se deben unidades, pasa a Sustituida parcialmente y permanece abierta en la pestaña Sustituidas en parte.

El historial de la reclamación, en su panel o a través de Historial en su menú de acciones, enumera cada recepción con el número de unidades y las cifras registradas con ella.

Las entregas parciales no requieren ningún tratamiento especial. Por ejemplo, si un proveedor debe 100 unidades y envía 40 ahora y 60 más adelante, las dos entregas generan dos recepciones. La primera deja la reclamación en Sustituida parcialmente con 60 unidades pendientes de resolver; la segunda cubre lo pendiente y la resuelve.

Pendiente es la cantidad reclamada, menos lo ya recibido para la reclamación y menos lo dado de baja al cerrar con faltante. Desbloquear unidades defectuosas no reduce esa cantidad: devolver productos defectuosos o desecharlos no cambia el número de unidades en buen estado que debe el proveedor. Registrar que las unidades bloqueadas ya salieron mediante otro movimiento tampoco la reduce.

Recibir más unidades de las que se deben en la reclamación

Si una entrega contiene más unidades de las que aún se deben en la reclamación, las unidades adeudadas entran al coste de la reclamación, con la excepción de las unidades bloqueadas indicada arriba, y resuelven la reclamación. El resto entra sin coste en una línea propia del mismo pedido. Las unidades recibidas anteriormente para la reclamación conservan su coste.

Al guardar, aparece un mensaje que lo indica, por ejemplo: 5 unidades por encima de lo reclamado entraron a coste cero, en una línea aparte. Como en cualquier pedido, no puedes recibir más de lo que queda pendiente en la línea del pedido.

Correcciones, eliminación y cierre con faltante

Una entrega de la que depende una reclamación no se puede corregir ni eliminar posteriormente. Si intentas corregirla, se rechaza la corrección y se muestra De esta entrega depende la reclamación #…, por lo que no se puede corregir ni eliminar, junto con un enlace para abrir la reclamación.

Una vez que se haya recibido cualquier cantidad del producto reclamado en el pedido de sustitución, la reclamación ya no se puede eliminar. Si el proveedor no va a enviar nada más, utiliza Cerrar con faltante para registrar lo que queda pendiente como una baja.

La opción Cerrar con faltante no está disponible mientras una reclamación mantenga sus unidades bloqueadas, porque darlas de baja contabilizaría una pérdida que no has asumido. Desbloquea primero las unidades bloqueadas o registra qué ocurrió con ellas y, después, cierra con faltante lo que quede pendiente.

No puedes vincular una segunda reclamación a un pedido de sustitución mientras haya otra reclamación abierta vinculada a él. El vínculo se rechaza y se te pide que utilices un pedido independiente para esa reclamación.

Permisos y fechas de entrega

Editar entrega solo está disponible para los usuarios con permiso para gestionar envíos y mientras el envío no se haya entregado por completo. Sin ese permiso, la fila no ofrece el botón Editar entrega. En su lugar, un envío entregado por completo ofrece Ver detalles, que muestra el envío en modo de solo lectura.

Una entrega no puede tener una fecha anterior a la del pedido de compra, una fecha futura ni una fecha dentro de un ejercicio cerrado. No puedes registrar ninguna entrega de un pedido con fecha futura. Si tu acceso está limitado a determinados departamentos, solo puedes recibir productos asignados a esos departamentos.

Comprobar la recepción

La entrada en existencias de la sustitución aparece en Existencias y después en Movimientos, marcada como perteneciente a una reclamación al proveedor. Allí no se puede editar ni eliminar.

Para una comprobación más rápida, abre la reclamación en la página Reclamaciones a proveedores y consulta su historial. Una recepción que haya reducido la cantidad pendiente de la reclamación aparece como Sustitución recibida, o como Resuelta si fue la última. Una recepción que no aparezca en el historial no redujo la cantidad pendiente de la reclamación; así se refleja posteriormente una línea que ya tenía un precio asignado en ese momento.