Réceptionner des unités de remplacement

Une fois que le fournisseur a expédié le remplacement gratuit, réceptionnez-le comme pour tout autre bon de commande. La quantité en attente de la réclamation diminue lorsque vous enregistrez la réception.

Le bon de commande de remplacement doit déjà être lié à la réclamation. Si ce n'est pas le cas, liez-le d'abord depuis Réclamations fournisseurs. Une réception sur un bon de commande non lié est traitée comme une réception gratuite ordinaire et ne modifie pas la réclamation. La réclamation est reconnue à partir du bon de commande et du produit ensemble : seule une réception du produit faisant l'objet de la réclamation réduit donc la quantité en attente.

Dans les listes Expéditions et Bons de commande, un bon de commande lié porte une petite marque orange à côté de son numéro. Survolez-la pour afficher Cette commande est le remplacement de la réclamation #…. Si vous pouvez consulter les réclamations, un clic sur la marque ouvre la réclamation.

Réceptionner le remplacement

1. Ouvrez Expéditions depuis le menu principal.
2. Trouvez la ligne du bon de commande de remplacement.
3. Dans la colonne Actions à la fin de la ligne, choisissez Modifier la réception, l'icône en forme de camion. Le panneau Gérer la réception s'ouvre sur l'onglet Réceptionner des produits.
4. Sélectionnez le produit. Sa ligne affiche Cette ligne est le remplacement de la réclamation #… : les unités réceptionnées réduisent la quantité que le fournisseur doit encore et, une fois enregistrée, la réception ne peut plus être corrigée ni supprimée.
5. Saisissez la quantité reçue.
6. Définissez la date.
7. Choisissez Ajouter.
8. Répétez l'opération pour les autres lignes du bon de commande, le cas échéant.
9. Choisissez Enregistrer les modifications.

Coût du remplacement et unités défectueuses bloquées

À l'enregistrement, les unités de remplacement entrent en stock au coût unitaire hérité de la réclamation : le coût porté par les unités défectueuses, et non le prix nul du bon de commande de remplacement. Vous avez déjà payé la marchandise une fois, sa valeur reste donc inscrite à votre bilan.

Si la réclamation bloque encore des unités défectueuses parce qu'elles n'ont jamais quitté votre étagère, la partie du remplacement qui leur correspond entre sans coût, au prix du bon de commande de remplacement. Les unités bloquées conservent leur coût : la valeur de votre stock correspond donc à ce que vous avez payé et rien n'est compté deux fois.

Ce cas nécessite une deuxième étape : enregistrez ce qu'il est advenu des unités bloquées. La ligne de la réclamation affiche un rappel tel que 10 unités défectueuses toujours bloquées, vous demandant d'enregistrer ce qu'il est advenu de ces unités. Consultez l'article "Terminer une réclamation portant sur des marchandises bloquées".

Les chiffres de dépenses et de performance fournisseur indiquent toujours une valeur nulle pour le remplacement, car vous n'avez rien payé au fournisseur pour celui-ci. Les frais de port, droits de douane et autres frais annexes ajoutés au bon de commande de remplacement n'augmentent pas la valeur des unités de remplacement. Le coût hérité remplace entièrement le coût unitaire au lieu de s'y ajouter.

Si un prix a été attribué à la ligne de remplacement depuis que vous l'avez liée, la réception ne modifie pas la réclamation et les unités entrent au prix que vous payez réellement. Une réclamation ne modifie jamais le prix des achats réels. Dans ce cas, placez plutôt le remplacement sur un bon de commande de valeur nulle.

Statut de la réclamation et réceptions partielles

La quantité en attente de la réclamation diminue du nombre d'unités réceptionnées. Si la réception couvre tout ce qui reste dû, la réclamation passe à Soldée et la date et l'heure de l'enregistrement sont consignées. Si des unités restent dues, elle passe à Partiellement remplacée et reste ouverte dans l'onglet Remplacées en partie.

L'historique de la réclamation, dans son panneau ou accessible via Historique dans son menu d'actions, répertorie chaque réception avec le nombre d'unités et les chiffres enregistrés avec celle-ci.

Les réceptions partielles ne nécessitent aucun traitement particulier. Par exemple, si un fournisseur doit 100 unités et en envoie 40 maintenant puis 60 plus tard, les deux livraisons donnent lieu à deux réceptions. Après la première, la réclamation reste à Partiellement remplacée avec 60 unités en attente ; la seconde couvre le solde et solde la réclamation.

En attente correspond à la quantité réclamée, moins ce qui a déjà été réceptionné au titre de la réclamation et moins ce qui a été passé en perte lors d'une clôture avec manquant. Débloquer les unités défectueuses ne réduit pas cette quantité : retourner les marchandises défectueuses ou les mettre au rebut ne change pas le nombre d'unités conformes dues par le fournisseur. Enregistrer que des unités bloquées sont déjà sorties par un autre mouvement ne réduit pas non plus cette quantité.

Réceptionner plus d'unités que celles dues au titre de la réclamation

Si une livraison contient plus d'unités que celles qui restent dues au titre de la réclamation, les unités dues entrent au coût de la réclamation, sous réserve de l'exception relative aux unités bloquées décrite ci-dessus, et soldent la réclamation. Les unités restantes entrent sans coût sur une ligne distincte du même bon de commande. Les unités précédemment réceptionnées au titre de la réclamation conservent leur coût.

Un message l'indique lors de l'enregistrement, par exemple : 5 unités au-delà de la réclamation sont entrées à coût zéro, sur une ligne à part. Comme pour tout bon de commande, vous ne pouvez pas réceptionner plus que la quantité restant à recevoir sur la ligne du bon de commande.

Corrections, suppression et clôture avec manquant

Une réception dont dépend une réclamation ne peut pas être corrigée ni supprimée par la suite. Une correction est refusée avec le message La réclamation #… dépend de cette livraison : elle ne peut être ni corrigée ni supprimée, accompagné d'un lien permettant d'ouvrir la réclamation.

Dès qu'une quantité du produit faisant l'objet de la réclamation a été réceptionnée sur le bon de commande de remplacement, la réclamation ne peut plus être supprimée. Si le fournisseur n'envoie plus rien, utilisez Clôturer avec manquant pour enregistrer le solde comme une perte.

L'option Clôturer avec manquant n'est pas proposée tant qu'une réclamation bloque encore ses unités, car les passer en perte enregistrerait une perte que vous n'avez pas subie. Débloquez d'abord les unités, ou enregistrez ce qu'il en est advenu, puis clôturez le solde avec manquant.

Vous ne pouvez pas lier une deuxième réclamation à un bon de commande de remplacement tant qu'une autre réclamation ouverte y est liée. La liaison est refusée et il vous est demandé d'utiliser un bon de commande distinct pour cette réclamation.

Autorisations et dates de réception

Modifier la réception est disponible uniquement pour les utilisateurs autorisés à gérer les expéditions, et uniquement tant que l'expédition n'a pas été entièrement livrée. Sans cette autorisation, la ligne ne propose pas le bouton Modifier la réception. Pour une expédition entièrement livrée, le bouton Afficher les détails est proposé à la place et affiche l'expédition en lecture seule.

Une réception ne peut pas être datée d'avant la date du bon de commande, d'une date future ou d'un exercice clôturé. Vous ne pouvez pas du tout enregistrer de réception sur un bon de commande daté dans le futur. Si votre accès est limité à certains services, vous ne pouvez réceptionner que les produits affectés à ces services.

Vérifier la réception

L'entrée en stock du remplacement apparaît sous Stock, puis Mouvements, avec une indication précisant qu'elle appartient à une réclamation fournisseur. Elle ne peut pas y être modifiée ni supprimée.

Pour une vérification plus rapide, ouvrez la réclamation sur la page Réclamations fournisseurs et consultez son historique. Une réception qui a réduit la quantité en attente de la réclamation y figure sous Remplacement reçu, ou sous Soldée s'il s'agissait de la dernière. Une réception absente de l'historique n'a pas réduit la quantité en attente de la réclamation ; c'est ce qui se produit lorsqu'un prix avait été attribué à la ligne au moment de la réception.