Enregistrer des paiements sur un bon de commande

Chaque paiement que vous effectuez à un fournisseur est enregistré sur le bon de commande qu'il règle. Le bon de commande indique le montant payé et le montant restant à payer, son statut de paiement passe de Non payé à Partiel, puis à Payé, et le rapport Prévision des paiements cesse de compter cette somme parmi les fonds restant à trouver.

Autorisations et conditions relatives au bon de commande

L'enregistrement, la modification et la suppression des paiements nécessitent l'autorisation Manage PO Financials. Sans cette autorisation, le bouton Enregistrer un paiement et les icônes de modification et de suppression n'apparaissent pas, mais toute personne pouvant ouvrir le bon de commande peut voir ses paiements.

Le bon de commande doit être Approuvé et son fournisseur ne doit pas avoir été supprimé. Sur tout autre bon de commande, Enregistrer un paiement est grisé et les icônes de crayon et de corbeille des paiements enregistrés ne sont pas affichées.

Les personnes qui ne sont pas autorisées à voir les prix d'achat voient les paiements sans les montants. Si votre compte est limité à certains services, vous ne pouvez gérer que les paiements des bons de commande de ces services.

Comment enregistrer un paiement

1. Ouvrez le bon de commande approuvé.
2. Sélectionnez Enregistrer un paiement en haut de la page ou au bas de la carte Factures et paiements dans la barre latérale. Sur un téléphone, cette option se trouve dans le menu à trois points en haut à droite.
3. Sous Appliquer à, choisissez l'échéance que vous payez. Chaque échéance indique le montant restant à payer, si elle a été facturée et sa date d'échéance. Vous ne pouvez pas choisir une échéance déjà entièrement payée.
4. Saisissez le montant payé ou sélectionnez Payer la totalité pour renseigner tout le montant restant à payer jusqu'à l'échéance choisie incluse.
5. Vérifiez la date du paiement. Elle est initialement fixée à aujourd'hui : remplacez-la par la date à laquelle l'argent a réellement quitté votre compte. La date ne peut pas être future ni se situer dans un exercice clôturé.
6. Vous pouvez saisir une Référence, par exemple l'identifiant du virement bancaire.
7. Sélectionnez Enregistrer un paiement.

Comment les paiements sont affectés

Les paiements sont toujours affectés en priorité à l'échéance la plus ancienne, quelle que soit l'échéance choisie. Votre choix détermine uniquement le montant renseigné par Payer la totalité.

Si vous choisissez le solde alors que l'acompte reste à payer, le formulaire vous le rappelle et le paiement règle d'abord l'acompte. Le rapport Prévision des paiements applique la même règle : le bon de commande et le rapport indiquent donc toujours les mêmes montants payés.

La ligne sous le montant indique ce que le paiement couvrira, par exemple : solde la n° 1 · 6,27 € de la n° 2. Si un paiement dépasse le montant restant d'une échéance, le surplus est affecté à la suivante.

Paiements excédentaires

Un paiement excédentaire est autorisé jusqu'à deux fois le total du bon de commande, car il arrive qu'un fournisseur soit réellement payé en trop. Au-delà, l'enregistrement est refusé. Vérifiez d'abord le montant : il s'agit généralement d'une erreur de saisie ou d'un paiement destiné à un autre bon de commande.

Payer dans une autre devise

La devise du paiement est initialement celle du bon de commande. Si vous avez payé dans une autre devise, choisissez-la sous Devise du paiement et saisissez le montant que vous avez payé dans cette devise.

La zone Appliqué à la commande demande le montant que le paiement règle dans la devise du bon de commande, c'est-à-dire le montant que le fournisseur a porté à votre crédit, et affiche le taux entre les deux devises. Ce montant affecté réduit le solde restant à payer et la prévision : reprenez-le donc sur le relevé du fournisseur ou auprès de votre banque, et non à partir du taux de change du jour.

Ce que vous voyez ensuite

Le paiement apparaît sous Paiements dans la carte Factures et paiements. Il indique la date, les échéances auxquelles il a été affecté (pour #1, #2), la référence, la personne qui l'a enregistré et le montant dans la devise du bon de commande. Un paiement effectué dans une autre devise indique également le montant réellement payé.

Les chiffres en haut de la carte indiquent le total payé et le montant restant à payer. Dans l'échéancier, chaque échéance porte la mention Payé ou Payé en partie.

Le statut de paiement du bon de commande apparaît sous Paiement dans la carte en haut de la barre latérale. Il indique Partiel dès qu'un montant a été payé et Payé lorsque les paiements couvrent le total du bon de commande. Il n'est affiché que sur les bons de commande approuvés.

Modifier ou supprimer un paiement

Pour corriger un paiement :

1. Sélectionnez l'icône de crayon sur sa ligne sous Paiements.
2. Modifiez les informations.
3. Sélectionnez Mettre à jour le paiement.

Le formulaire calcule le montant restant à payer sans tenir compte du paiement que vous modifiez.

Pour supprimer un paiement :

1. Sélectionnez l'icône de corbeille sur sa ligne.
2. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Paiements, factures et prévision

Les paiements et les factures sont enregistrés séparément et ne doivent pas nécessairement correspondre. Vous pouvez payer un acompte avant que le fournisseur ne l'ait facturé ; l'échéance indique alors Payé, sans facture associée. L'enregistrement de la facture du fournisseur donne une date ferme à la prévision ; l'enregistrement du paiement en retire le montant.

Dans le rapport Prévision des paiements, les montants payés passent sur la ligne Payé dans le mois de la date du paiement, et non dans le mois où l'échéance était due. Si vous enregistrez une date de paiement incorrecte, le montant apparaît dans le mauvais mois du rapport jusqu'à ce que vous la corrigiez.