Statuts et modification des bons de commande

Chaque bon de commande possède l'un des quatre statuts suivants : Brouillon, En attente, Approuvé ou Non approuvé. Le statut détermine si vous pouvez modifier le bon de commande, enregistrer des réceptions de marchandises sur celui-ci et y enregistrer des factures et des paiements.

Trouver le statut d'un bon de commande

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Achats, puis Afficher les bons de commande.
2. Sélectionnez le bon de commande souhaité.
3. Consultez le badge coloré sous Statut du BC dans la carte en haut de la barre latérale, ou le statut dans la bannière en haut du bon de commande. Sur un téléphone, le statut figure dans la bande de résumé sous le numéro du bon de commande.

Pour limiter la liste à un seul statut, utilisez le filtre Statut du bon de commande. Il se trouve dans la barre latérale des filtres sur un ordinateur et dans le panneau des filtres sur un téléphone.

Qui peut voir les bons de commande ?

Le menu Achats apparaît pour les comptes qui peuvent consulter les bons de commande : ceux qui disposent de l'autorisation View Purchase Order, d'une autorisation de créer, d'approuver ou de payer des bons de commande, ou de l'autorisation de gérer les réclamations fournisseurs.

Voir un bon de commande ne signifie pas nécessairement voir ses prix. Un compte qui ne dispose ni de View Inventory Value ni d'une autorisation relative aux bons de commande donnant accès aux prix voit un tiret à la place des montants. Si votre compte est limité à certains services, vous ne voyez que les bons de commande de ces services.

Soumettre un bon de commande en brouillon

Chaque bon de commande commence au statut Brouillon, y compris une copie créée avec Dupliquer le bon de commande. Vous pouvez modifier un brouillon avec Modifier et, du point de vue de l'application, aucun engagement n'a été pris auprès du fournisseur.

1. Ouvrez le bon de commande en brouillon.
2. Sélectionnez Demander l'approbation dans la bannière bleue en haut de la page. Si votre compte est autorisé à approuver le bon de commande, le bouton indique à la place Passer à l'approbation et produit le même effet.
3. Confirmez dans la boîte de dialogue. Le bon de commande passe au statut En attente.

Le bouton apparaît uniquement pour les comptes disposant de l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders. Pendant la modification, il est grisé et la bannière vous demande d'enregistrer d'abord vos modifications.

Approuver un bon de commande en attente

En attente signifie que le bon de commande a été soumis et attend l'intervention d'une personne disposant des droits d'approbation. Approuver apparaît dans la bannière orange uniquement pour les comptes disposant de l'autorisation Approve Purchase Orders, ou de l'autorisation Approve Own Purchase Orders s'ils ont créé le bon de commande. Tous les autres voient la bannière sans le bouton. Le bouton est également masqué pendant la modification du bon de commande.

1. Ouvrez le bon de commande en attente.
2. Vérifiez les produits, les quantités, les prix, les dates et les frais de port.
3. Sélectionnez Approuver dans la bannière orange.
4. Confirmez dans la boîte de dialogue.

L'approbation enregistre votre nom et la date sur le bon de commande, puis les affiche dans la bannière verte. Les factures et les paiements ne peuvent être enregistrés que sur un bon de commande approuvé, et Expéditions ne répertorie que les bons de commande approuvés : la réception des marchandises intervient donc après l'approbation.

Un bon de commande dont le fournisseur a été supprimé ne peut pas être approuvé. Il ne comporte pas de bannière de statut : Approuver, Rouvrir et Demander l'approbation disparaissent donc tous.

Si une autre personne a modifié le bon de commande pendant que vous aviez la page ouverte, l'approbation est refusée et le bon de commande est rechargé avec les derniers chiffres. Relisez-les avant d'approuver.

Modifier ou rouvrir un bon de commande

La modification n'est proposée que pour un bon de commande au statut Brouillon ou En attente, et uniquement aux comptes disposant de Create / Edit / Delete Purchase Orders. Modifier n'apparaît pas sur un bon de commande Approuvé ou Non approuvé et est masqué lorsque son exercice est clôturé ou que son fournisseur a été supprimé.

Si vous enregistrez une modification sur un bon de commande En attente, il revient au statut Brouillon et doit être de nouveau soumis pour approbation. La bannière vous en avertit avant l'enregistrement. L'approbation porte sur un ensemble précis de produits et de totaux : dès que ces chiffres changent, la demande précédente ne décrit plus ce qui est acheté.

Vous ne pouvez pas modifier directement un bon de commande Approuvé. Pour le modifier, sélectionnez Rouvrir dans la bannière verte. Il revient alors au statut Brouillon. Rouvrir nécessite l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders, et la boîte de dialogue vous rappelle qui a approuvé le bon de commande et à quelle date. Après sa réouverture, le bon de commande doit de nouveau passer par Demander l'approbation et Approuver.

Lorsqu'un bon de commande revient au statut Brouillon parce qu'il a été rouvert ou qu'une personne a enregistré une modification alors qu'il était En attente, la personne qui a demandé l'approbation est notifiée, ou, si personne ne l'a demandée, la personne qui a créé le bon de commande, sauf si elle a effectué elle-même l'action.

Sur un bon de commande rouvert, une ligne pour laquelle des marchandises ont déjà été réceptionnées conserve son produit. Sa quantité ne peut pas être réduite en dessous de la quantité reçue et la ligne ne peut pas être supprimée. Son prix peut encore être modifié.

Bons de commande non approuvés

Non approuvé est le statut de rejet, affiché dans une bannière rouge. Sa seule action est Rouvrir, qui ramène le bon de commande au statut Brouillon pour qu'il puisse être corrigé et soumis à nouveau. L'écran du bon de commande ne comporte pas de bouton de rejet : vous verrez donc très probablement le statut Non approuvé sur des bons de commande plus anciens.

Confirmer les prix d'un bon de commande

Prix confirmé n'est pas un statut et n'a aucun lien avec l'approbation. Il s'agit d'un interrupteur sur le bon de commande, intitulé Les prix du bon de commande sont confirmés. Activez-le une fois que la facture ou les marchandises sont arrivées et que vous avez vérifié que les prix du bon de commande correspondent aux montants réellement facturés par le fournisseur.

L'approbation d'un bon de commande n'active pas l'interrupteur, et son activation n'approuve rien. Seuls les comptes disposant de Manage PO Financials peuvent modifier l'interrupteur. Il est désactivé lorsque l'exercice du bon de commande est clôturé ou que le fournisseur a été supprimé.

La liste des bons de commande comporte une colonne Prix confirmé et un filtre Prix confirmé. Utilisez le filtre pour trouver les bons de commande approuvés dont personne n'a encore vérifié les coûts par rapport à la facture du fournisseur. Approuvé signifie que le bon de commande a été autorisé ; prix confirmé signifie que ses coûts sont les coûts réels.

Copier, supprimer ou examiner un bon de commande

Pour copier ou supprimer un bon de commande, utilisez le menu à trois points en haut à droite du bon de commande. Consultez l'article Dupliquer et supprimer un bon de commande.

Si la date du bon de commande tombe dans un exercice clôturé, l'approbation, la réouverture, la modification, la suppression et l'interrupteur de confirmation des prix sont bloqués jusqu'à la réouverture de cet exercice.

La section Historique enregistre chacun de ces événements avec la personne et l'heure, notamment la demande d'approbation, l'approbation et tout retour au statut Brouillon après une modification. Sélectionnez Tout afficher pour voir la liste complète. Utilisez-la pour comprendre pourquoi un bon de commande n'est plus approuvé.