Stati degli ordini d'acquisto e modifica

Ogni ordine d'acquisto ha uno di quattro stati: Bozza, In attesa, Approvato o Non approvato. Lo stato determina se puoi modificare l'ordine, ricevere merce a fronte dell'ordine e registrare fatture e pagamenti sull'ordine.

Trovare lo stato di un ordine

1. Nel menu in alto, seleziona Acquisti, poi Visualizza ordini d'acquisto.
2. Seleziona l'ordine che vuoi.
3. Controlla l'indicatore colorato sotto Stato OdA nella scheda in cima alla barra laterale oppure lo stato nel banner in alto nell'ordine. Da telefono, lo stato si trova nella fascia riepilogativa sotto il numero dell'ordine.

Per limitare la lista a un solo stato, usa il filtro Stato ordine d'acquisto. Da computer si trova nella barra laterale dei filtri, da telefono nel pannello dei filtri.

Chi può vedere gli ordini d'acquisto?

Il menu Acquisti appare per gli account che possono consultare gli ordini d'acquisto: quelli con il permesso View Purchase Order, qualsiasi permesso per creare, approvare o pagare ordini d'acquisto oppure il permesso di gestire i reclami ai fornitori.

Vedere un ordine non significa necessariamente vederne i prezzi. Un account senza View Inventory Value né un permesso sugli ordini d'acquisto che includa i prezzi vede gli importi come un trattino. Se il tuo account è limitato a determinati reparti, vedi solo gli ordini di quei reparti.

Inviare un ordine in bozza

Ogni ordine inizia in stato Bozza, inclusa una copia creata con Duplica ordine d'acquisto. Puoi modificare una bozza con Modifica e, per quanto riguarda l'app, non è stato assunto alcun impegno con il fornitore.

1. Apri l'ordine in bozza.
2. Seleziona Richiedi approvazione nel banner blu in alto. Se il tuo account può approvare l'ordine, il pulsante mostra invece Vai all'approvazione e svolge la stessa funzione.
3. Conferma nella finestra di dialogo. L'ordine passa a In attesa.

Il pulsante appare solo per gli account con il permesso Create / Edit / Delete Purchase Orders. Mentre modifichi l'ordine, è disattivato e il banner ti indica di salvare prima le modifiche.

Approvare un ordine in attesa

In attesa significa che l'ordine è stato inviato ed è in attesa di una persona con i permessi di approvazione. Approva appare nel banner color ambra solo per gli account con Approve Purchase Orders, oppure con Approve Own Purchase Orders se hanno creato l'ordine. Tutti gli altri vedono il banner senza il pulsante. Il pulsante è nascosto anche mentre modifichi l'ordine.

1. Apri l'ordine in attesa.
2. Controlla i prodotti, le quantità, i prezzi, le date e le spese di spedizione.
3. Seleziona Approva nel banner color ambra.
4. Conferma nella finestra di dialogo.

L'approvazione registra il tuo nome e la data sull'ordine, che vengono poi mostrati nel banner verde. Fatture e pagamenti possono essere registrati solo su un ordine approvato e Spedizioni elenca solo gli ordini approvati, quindi il ricevimento della merce avviene dopo l'approvazione.

Un ordine il cui fornitore è stato eliminato non può essere approvato. Non ha un banner di stato, quindi Approva, Riapri e Richiedi approvazione scompaiono.

Se qualcun altro ha modificato l'ordine mentre avevi la pagina aperta, l'approvazione viene rifiutata e l'ordine viene ricaricato con i dati più recenti. Controllali di nuovo prima di approvare.

Modificare o riaprire un ordine

La modifica è disponibile solo quando un ordine è in stato Bozza o In attesa, e solo per gli account con Create / Edit / Delete Purchase Orders. Modifica non appare su un ordine Approvato o Non approvato ed è nascosto quando l'anno dell'ordine è chiuso o il suo fornitore è stato eliminato.

Se salvi una modifica a un ordine In attesa, l'ordine torna in Bozza e deve essere inviato di nuovo per l'approvazione. Il banner ti avvisa prima del salvataggio. L'approvazione viene data per un insieme specifico di prodotti e totali, quindi, una volta modificati questi dati, la richiesta precedente non descrive più ciò che viene acquistato.

Non puoi modificare direttamente un ordine Approvato. Per cambiarlo, seleziona Riapri nel banner verde. L'ordine torna in Bozza. Riapri richiede Create / Edit / Delete Purchase Orders e la finestra di dialogo ti ricorda chi ha approvato l'ordine e quando. Dopo la riapertura, l'ordine deve passare di nuovo da Richiedi approvazione e Approva.

Quando un ordine torna in Bozza perché è stato riaperto o perché qualcuno ha salvato una modifica mentre era In attesa, viene notificata la persona che ha richiesto l'approvazione oppure, se nessuno l'ha richiesta, la persona che ha creato l'ordine, a meno che non sia stata lei stessa a eseguire l'azione.

Su un ordine riaperto, una riga per la quale è già stata ricevuta della merce mantiene il proprio prodotto. La quantità non può essere ridotta al di sotto di quella arrivata e la riga non può essere rimossa. Il prezzo può ancora essere modificato.

Ordini non approvati

Non approvato è lo stato di un ordine rifiutato, mostrato in un banner rosso. L'unica azione disponibile è Riapri, che riporta l'ordine in Bozza affinché possa essere corretto e inviato di nuovo. La schermata dell'ordine non ha un pulsante per rifiutarlo, quindi è più probabile che tu veda Non approvato sugli ordini meno recenti.

Confermare i prezzi dell'ordine

Prezzo confermato non è uno stato e non ha nulla a che vedere con l'approvazione. È un interruttore sull'ordine con l'etichetta I prezzi dell'ordine d'acquisto sono confermati. Attivalo una volta arrivata la fattura o la merce e dopo aver verificato che i prezzi dell'ordine corrispondano a quelli effettivamente addebitati dal fornitore.

Approvare un ordine non attiva l'interruttore e attivarlo non approva nulla. Solo gli account con Manage PO Financials possono modificare l'interruttore. È disattivato quando l'anno dell'ordine è chiuso o il fornitore è stato eliminato.

La lista degli ordini d'acquisto ha una colonna Prezzo confermato e un filtro Prezzo confermato. Usa il filtro per trovare gli ordini approvati i cui costi non sono ancora stati verificati da nessuno rispetto alla fattura del fornitore. Approvato significa che l'ordine è stato autorizzato; prezzo confermato significa che i suoi costi sono quelli effettivi.

Copiare, eliminare o consultare un ordine

Per copiare o eliminare un ordine, usa il menu a tre puntini in alto a destra nell'ordine. Consulta Duplicare ed eliminare un ordine d'acquisto.

Se la data dell'ordine ricade in un anno chiuso, l'approvazione, la riapertura, la modifica, l'eliminazione e l'interruttore di conferma dei prezzi sono bloccati fino alla riapertura dell'anno.

La sezione Cronologia registra ciascuno di questi eventi con la persona e l'ora, comprese la richiesta di approvazione, l'approvazione e ogni ritorno in Bozza dopo una modifica. Seleziona Visualizza tutto per vedere la lista completa. Usala per capire perché un ordine non è più approvato.