Condizioni di pagamento e rate su un ordine d'acquisto

Una condizione di pagamento indica quando hai concordato di pagare un fornitore. Può essere un'etichetta, come NET30, oppure includere regole per le rate. Una condizione con regole genera un piano di pagamento su ogni ordine d'acquisto che la utilizza e alimenta il report Previsione dei pagamenti. Una condizione senza regole viene stampata come testo e non genera nulla.

Le regole per le rate e il report Previsione dei pagamenti sono inclusi nel piano Pro e nei piani superiori. Negli altri piani, la finestra Regole di pagamento mostra una nota sul piano e Aggiungi rata è disattivato; il report mostra invece un invito a passare a un piano superiore. Una condizione senza regole funziona con tutti i piani.

Permessi

Per creare, modificare ed eliminare condizioni di pagamento è necessario il permesso Manage Payment Terms. Il proprietario lo possiede sempre e i ruoli Amministratore e Acquisti lo includono.

Senza questo permesso, la finestra si intitola Condizioni di pagamento e mostra solo l'elenco delle condizioni, senza una riga per crearne una né pulsanti sulle righe. Chiedi al proprietario un ruolo che includa il permesso oppure, nei piani con permessi per singola persona, di assegnartelo.

Creare una condizione di pagamento

1. Apri Catalogo, poi Fornitori.
2. Nell'intestazione della pagina, seleziona Condizioni di pagamento. Sugli schermi più piccoli, il pulsante mostra solo l'icona di una carta.
3. Nella finestra Gestisci condizioni di pagamento, inserisci un codice nella prima casella, ad esempio NET30 o 30-70.
4. Se vuoi, aggiungi una descrizione nella seconda casella.
5. Seleziona Crea.

I codici devono essere univoci all'interno dell'organizzazione. Il controllo non distingue tra maiuscole e minuscole, quindi net30 e NET30 sono considerati lo stesso codice.

Aggiungere regole per le rate

Ogni regola per una rata definisce la quota dell'ordine da pagare e l'evento da cui decorre il termine. La colonna Regole mostra quante regole ha già una condizione.

1. Apri Catalogo, poi Fornitori, poi Condizioni di pagamento.
2. Passa il puntatore sulla riga della condizione. A destra della riga compaiono tre pulsanti; su uno schermo touch sono sempre visibili.
3. Seleziona il primo pulsante per aprire la finestra Regole di pagamento relativa a quella condizione.
4. Seleziona Aggiungi rata. La nuova riga è precompilata con la percentuale ancora mancante per arrivare a 100, Data di ricevimento come Riferimento e uno Scostamento (giorni) di 30.
5. Imposta la percentuale della rata.
6. Scegli un Riferimento: Data OdA, Data di approvazione OdA, Data fattura, Data di ricevimento, Fine mese fattura o Fine mese di ricevimento.
7. Imposta Scostamento (giorni), il numero di giorni da aggiungere alla data di riferimento.
8. Se vuoi, imposta Giorno del mese per spostare la data risultante su un giorno di pagamento fisso.
9. Se vuoi, aggiungi una nota.
10. Ripeti finché la somma delle percentuali non raggiunge 100.
11. Seleziona Salva.

Il valore Σ sopra la tabella mostra il totale progressivo e diventa verde quando la somma delle percentuali raggiunge 100. Salva non è disponibile fino a quel momento, perché una condizione che non copre l'intero ordine produrrebbe una previsione errata dell'importo da pagare. Fa eccezione un elenco vuoto: se non ci sono righe, Salva è disponibile, così puoi rimuovere le regole da una condizione.

Come funzionano le impostazioni della data

Il riferimento fornisce una data di base a cui viene aggiunto lo scostamento. Se imposti anche Giorno del mese, il risultato viene spostato a quel giorno nello stesso mese oppure all'ultimo giorno del mese se questo è più corto.

Ad esempio, il riferimento Fine mese fattura con uno scostamento di 10 prevede il pagamento dieci giorni dopo la fine del mese della fattura. Aggiungendo un Giorno del mese pari a 15, la data viene spostata al 15 del mese in cui cadono quei dieci giorni.

Uno scostamento può essere negativo. Ad esempio, -30 rispetto alla Data di ricevimento prevede il pagamento intorno alla data di spedizione quando il trasporto richiede circa un mese. Una scadenza non può mai precedere la Data ordine d'acquisto, quindi uno scostamento molto negativo porta la scadenza alla Data ordine d'acquisto.

Visualizzare l'anteprima di una condizione di pagamento

La metà inferiore della finestra Regole di pagamento mostra un'anteprima delle rate. Inserisci Data OdA, Data di ricevimento, Data fattura e Totale di esempio per un ordine tipico. La tabella mostra la percentuale, l'importo e la scadenza di ogni rata, oltre a una colonna Calcolata da che indica la data effettivamente utilizzata.

Le date contrassegnate come (stimata) usano una data alternativa perché la data di riferimento effettiva non è ancora nota. L'anteprima non ha un campo per la data di approvazione, quindi una regola con riferimento Data di approvazione OdA viene mostrata come calcolata dalla Data OdA e contrassegnata come (stimata). Su un ordine reale già approvato viene usata la data di approvazione.

Applicare una condizione a un fornitore o a un ordine

Per impostare la condizione predefinita di un fornitore:

1. Apri il fornitore.
2. Seleziona Modifica fornitore.
3. Imposta il campo Condizioni di pagamento nella sezione Impostazioni.

Quando crei un ordine d'acquisto e scegli un fornitore, la condizione predefinita del fornitore viene inserita nel campo Condizioni di pagamento dell'ordine. Puoi modificarla prima di salvare.

Per modificare la condizione su un ordine esistente:

1. Apri l'ordine.
2. Seleziona Modifica.
3. Modifica il campo Condizioni di pagamento nella scheda dei dettagli.

Se impostata, la condizione dell'ordine ha la precedenza; altrimenti si applica quella predefinita del fornitore. Se non è impostata nessuna delle due, l'ordine non ha un piano di pagamento.

Le Condizioni di pagamento di un ordine possono essere modificate solo quando l'ordine è in stato Bozza o In attesa, in modalità di modifica e con il permesso Create / Edit / Delete Purchase Orders. Su un ordine approvato sono mostrate come testo di sola lettura.

Leggere il piano di pagamento

Apri l'ordine d'acquisto per vedere il Piano di pagamento nella scheda Fatture e pagamenti della barra laterale sinistra. Da telefono, la scheda si trova più in basso nella pagina, sopra Documenti. La sezione appare solo quando la condizione in vigore ha regole per le rate; altrimenti non è inclusa nella scheda, e questo è il motivo più comune per cui sembra mancare.

L'intestazione della sezione indica la condizione di pagamento. Ogni riga di una rata mostra il numero, la percentuale, la scadenza, l'importo, la regola da cui deriva, il numero della fattura del fornitore che la copre e uno stato. Le descrizioni delle regole includono Scadenza dal ricevimento e Scadenza alla data fattura +30 giorni.

Non fatturato significa che nessuna fattura del fornitore copre ancora la rata. Da pagare significa che è stata fatturata e non è ancora stata pagata; Scaduto significa che anche la sua scadenza è trascorsa. Pagato in parte e Pagato riflettono i pagamenti registrati sull'ordine.

Se una rata è suddivisa in parti, in parte fatturata e in parte ancora da fatturare, oppure coperta da più di una fattura, ogni parte appare sotto la rata con la propria data e il proprio importo.

Date stimate e pagamenti

Una tilde prima di una data indica che la data è stimata perché la data di riferimento non esiste ancora. Per una rata basata sulla fattura si usa in alternativa la data di ricevimento, poi la data di consegna prevista e infine la Data ordine d'acquisto. Per una rata basata sul ricevimento si usa in alternativa la data di consegna prevista e poi la Data ordine d'acquisto. Per una rata basata sull'approvazione si usa in alternativa la Data ordine d'acquisto.

La registrazione della fattura del fornitore rende certa una rata basata sulla fattura. Una rata basata sul ricevimento resta stimata fino al ricevimento della merce. Impostare una data di consegna prevista non rende certo nulla, ma sposta la stima dalla Data ordine d'acquisto, che altrimenti collocherebbe il pagamento troppo presto nella previsione.

I pagamenti registrati sull'ordine vengono applicati alle rate a partire dalla scadenza più vecchia, nello stesso modo in cui li applica il report Previsione dei pagamenti, così i due mostrano sempre gli stessi importi pagati. Un pagamento superiore a quanto resta su una rata viene applicato anche alla successiva. Quando registri un pagamento, Registra pagamento elenca ogni rata con l'importo ancora da pagare; Paga per intero compila tutti gli importi ancora da pagare fino alla rata selezionata.

Usare il report Previsione dei pagamenti

Apri Report, poi Previsione dei pagamenti per vedere i pagamenti previsti ai fornitori per mese, con i fornitori sulle righe e i mesi sulle colonne. Il report richiede il permesso Reports.

Gli importi non pagati sono sommati separatamente per gli ordini approvati e per quelli ancora in Bozza o In attesa, mostrando quanto della previsione dipende da ordini che nessuno ha ancora approvato. Gli importi già pagati appaiono su una riga separata per la riconciliazione con la contabilità; non sono pagamenti futuri.

Il report suddivide inoltre gli importi non pagati in importi certi e stimati. Gli importi certi sono rate supportate da una fattura del fornitore registrata sull'ordine. Gli importi stimati non sono ancora coperti da una fattura, quindi sia le date sia i valori possono ancora cambiare.

I valori del report vengono convertiti nella valuta dell'organizzazione, così gli importi di un mese che contiene più valute possono essere sommati. La scheda Fatture e pagamenti dell'ordine usa la valuta dell'ordine stesso, quindi per un ordine in valuta estera i valori non corrisponderanno cifra per cifra.

Il report segnala due lacune che rendono errata una previsione: i fornitori con ordini aperti ma senza una condizione di pagamento, o con una condizione senza regole per le rate, sono completamente esclusi dai valori; gli ordini aperti senza una data di consegna prevista usano invece la Data ordine d'acquisto e vengono quindi previsti troppo presto.

Eliminare una condizione di pagamento

1. Apri Fornitori, poi Condizioni di pagamento.
2. Passa il puntatore sulla riga della condizione.
3. Seleziona il pulsante di eliminazione.
4. Conferma.

L'eliminazione viene rifiutata se un fornitore o un ordine d'acquisto utilizza la condizione, inclusi gli ordini che si basano sulla condizione del fornitore. Il messaggio indica entrambi i conteggi. L'eliminazione di una condizione rimuove anche le relative regole per le rate.