Condiciones de pago y plazos en un pedido de compra

Una condición de pago registra cuándo has acordado pagar a un proveedor. Puede ser una etiqueta, como NET30, o puede incluir reglas de plazos. Una condición con reglas genera un calendario de pagos en cada pedido de compra que la utiliza y alimenta el informe Previsión de pagos. Una condición sin reglas se imprime como texto y no genera nada.

Las reglas de plazos y el informe Previsión de pagos están incluidos en el plan Pro y superiores. En los demás planes, la ventana Reglas de pago muestra una nota sobre el plan y Añadir plazo aparece desactivado; el informe muestra una invitación a mejorar el plan. Una condición sin reglas funciona en todos los planes.

Permisos

Para crear, editar y eliminar condiciones de pago se necesita el permiso Manage Payment Terms. El propietario siempre lo tiene y los roles Administrador y Compras lo incluyen.

Sin este permiso, la ventana se titula Condiciones de pago y solo muestra la lista de condiciones, sin una fila para crear una ni botones en las filas. Pide al propietario un rol que incluya el permiso o, en los planes con permisos por persona, que te lo conceda.

Crear una condición de pago

1. Abre Catálogo y después Proveedores.
2. En la cabecera de la página, selecciona Condiciones de pago. En pantallas pequeñas, este botón solo muestra un icono de tarjeta.
3. En la ventana Gestionar condiciones de pago, introduce un código en el primer campo, como NET30 o 30-70.
4. Añade una descripción opcional en el segundo campo.
5. Selecciona Crear.

Los códigos deben ser únicos dentro de tu organización. La comprobación no distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que net30 y NET30 cuentan como el mismo código.

Añadir reglas de plazos

Cada regla de plazo establece qué parte del pedido hay que pagar y el evento que inicia el cómputo. La columna Reglas muestra cuántas reglas tiene ya una condición.

1. Abre Catálogo, después Proveedores y, a continuación, Condiciones de pago.
2. Pasa el cursor por la fila de la condición. Aparecen tres botones a la derecha de la fila; en una pantalla táctil se muestran siempre.
3. Selecciona el primer botón para abrir la ventana Reglas de pago de esa condición.
4. Selecciona Añadir plazo. La nueva fila se rellena con el porcentaje que falta para llegar a 100, Fecha de recepción como Fecha de referencia y 30 como Desfase (días).
5. Establece el porcentaje del plazo.
6. Elige una Fecha de referencia: Fecha del PC, Fecha de aprobación del PC, Fecha de factura, Fecha de recepción, Fin del mes de la factura o Fin del mes de la recepción.
7. Establece Desfase (días), el número de días que se añade a la fecha de referencia.
8. Opcionalmente, establece Día del mes para trasladar la fecha resultante a un día de pago fijo.
9. Opcionalmente, añade una nota.
10. Repite el proceso hasta que los porcentajes sumen 100.
11. Selecciona Guardar.

La cifra Σ situada encima de la tabla muestra la suma acumulada y se vuelve verde cuando los porcentajes suman 100. Guardar no está disponible hasta que lo hacen, porque una condición que no cubra la totalidad del pedido daría una previsión incorrecta del importe a pagar. La excepción es una lista vacía: si no hay filas, Guardar está disponible para que puedas quitar las reglas de una condición.

Cómo funcionan los ajustes de fecha

La fecha de referencia proporciona una fecha base a la que se añade el desfase. Si también estableces Día del mes, el resultado se traslada a ese día dentro del mismo mes o al último día del mes si este es más corto.

Por ejemplo, una fecha de referencia de Fin del mes de la factura con un desfase de 10 sitúa el pago diez días después del fin del mes de la factura. Si añades un Día del mes de 15, el pago se traslada al día 15 del mes en el que caen esos diez días.

Un desfase puede ser negativo. Por ejemplo, -30 con Fecha de recepción sitúa el pago aproximadamente en la fecha de envío cuando el tránsito dura alrededor de un mes. Un vencimiento nunca puede ser anterior a la Fecha del PC, por lo que un desfase negativo grande sitúa el vencimiento en la Fecha del PC.

Previsualizar una condición de pago

La mitad inferior de la ventana Reglas de pago muestra una vista previa de los plazos. Introduce la Fecha del PC, la Fecha de recepción, la Fecha de factura y el Total de ejemplo de un pedido típico. La tabla muestra el porcentaje, el importe y el vencimiento de cada plazo, además de una columna Calculado a partir de que indica la fecha realmente utilizada.

Las fechas marcadas como (estimado) utilizan una fecha alternativa porque la fecha de referencia real aún no se conoce. La vista previa no tiene un campo para la fecha de aprobación, por lo que una regla basada en la Fecha de aprobación del PC se muestra como calculada a partir de la Fecha del PC y marcada como (estimado). En un pedido aprobado real, utiliza la fecha de aprobación.

Aplicar una condición a un proveedor o pedido

Para establecer la condición predeterminada de un proveedor:

1. Abre el proveedor.
2. Selecciona Editar proveedor.
3. Establece el campo Condiciones de pago en la sección Ajustes.

Cuando creas un pedido de compra y eliges un proveedor, el campo Condición de pago del pedido se rellena con la condición predeterminada del proveedor. Puedes cambiarla antes de guardar.

Para cambiar la condición de un pedido existente:

1. Abre el pedido.
2. Selecciona Editar.
3. Cambia el campo Condición de pago en la tarjeta de detalles.

La condición propia del pedido tiene prioridad cuando está establecida; de lo contrario, se aplica la condición predeterminada del proveedor. Si no se ha establecido ninguna de las dos, el pedido no tiene calendario de pagos.

La Condición de pago de un pedido solo se puede cambiar mientras el pedido está en Borrador o Pendiente, en modo de edición y con el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders. En un pedido aprobado, se muestra como texto de solo lectura.

Consultar el calendario de pagos

Abre el pedido de compra para ver Calendario de pagos en la tarjeta Facturas y pagos de la barra lateral izquierda. En un teléfono, la tarjeta aparece más abajo en la página, encima de Documentos. La sección solo aparece cuando la condición vigente tiene reglas de plazos; de lo contrario, se omite de la tarjeta, lo que suele explicar por qué parece faltar.

El encabezado de la sección indica la condición de pago. Cada fila de plazo muestra su número, porcentaje, vencimiento, importe, la regla de la que procede, el número de la factura del proveedor que lo cubre y un estado. Entre las descripciones de reglas figuran Vence desde la recepción y Vence en la fecha de la factura +30 días.

Sin facturar significa que ninguna factura del proveedor cubre todavía el plazo. Por pagar significa que está facturado y aún no se ha pagado; Vencido significa que, además, ha pasado su vencimiento. Pagado en parte y Pagado reflejan los pagos registrados en el pedido.

Si un plazo se divide en partes —una parte facturada y otra aún por facturar, o cubierto por más de una factura—, cada parte aparece debajo con su propia fecha e importe.

Fechas estimadas y pagos

Una virgulilla (~) delante de una fecha significa que la fecha es estimada porque la fecha de referencia aún no existe. Un plazo basado en la factura utiliza como alternativa la fecha de recepción, después la fecha de entrega prevista y después la Fecha del PC. Un plazo basado en la recepción utiliza como alternativa la fecha de entrega prevista y después la Fecha del PC. Un plazo basado en la aprobación utiliza como alternativa la Fecha del PC.

Registrar la factura del proveedor hace que un plazo basado en la factura deje de ser estimado. Un plazo basado en la recepción sigue siendo estimado hasta que se reciben las mercancías. Establecer una fecha de entrega prevista no hace que ningún plazo deje de ser estimado, pero permite usar una fecha estimada distinta de la Fecha del PC, que de otro modo situaría la previsión del pago demasiado pronto.

Los pagos registrados en el pedido se aplican a los plazos comenzando por el vencimiento más antiguo, igual que en el informe Previsión de pagos, de modo que ambos siempre coinciden en lo pagado. Si un pago supera lo que queda pendiente en un plazo, se sigue aplicando al siguiente. Cuando registras un pago, Registrar pago muestra cada plazo con su importe pendiente; Pagar el total rellena todo lo pendiente hasta el plazo que elijas.

Usar el informe de previsión de pagos

Abre Informes y después Previsión de pagos para ver los pagos previstos a proveedores por mes, con los proveedores en filas y los meses en columnas. El informe requiere el permiso Reports.

Los importes pendientes de pago tienen subtotales separados para los pedidos aprobados y para los que siguen en Borrador o Pendiente, lo que muestra qué parte de la previsión depende de pedidos que nadie ha aprobado todavía. Los importes ya pagados aparecen en una línea aparte para conciliarlos con tu contabilidad; no son pagos futuros.

El informe también divide los importes pendientes de pago entre importes firmes y estimados. Los importes firmes son plazos respaldados por una factura del proveedor registrada en el pedido. Los importes estimados aún no están cubiertos por una factura, por lo que tanto sus fechas como sus importes pueden cambiar.

Las cifras del informe se convierten a la moneda de tu organización para que se puedan sumar incluso en un mes con varias monedas. La tarjeta Facturas y pagos del pedido utiliza la moneda del propio pedido, por lo que las cifras no coincidirán una a una en un pedido en moneda extranjera.

El informe señala dos carencias que hacen que la previsión sea incorrecta: los proveedores con pedidos abiertos pero sin condición de pago, o con una condición sin reglas de plazos, no aparecen en absoluto en las cifras; los pedidos abiertos sin fecha de entrega prevista utilizan como alternativa la Fecha del PC y, por tanto, sitúan la previsión demasiado pronto.

Eliminar una condición de pago

1. Abre Proveedores y después Condiciones de pago.
2. Pasa el cursor por la fila de la condición.
3. Selecciona el botón de eliminar.
4. Confirma.

No se permite eliminar una condición mientras la utilice un proveedor o un pedido de compra, incluidos los pedidos que dependen de la condición de su proveedor. El mensaje indica ambos recuentos. Al eliminar una condición también se eliminan sus reglas de plazos.