Marcar un proveedor como activo o inactivo

Cada proveedor tiene un interruptor Activo, que se configura manualmente. Los proveedores nuevos están activos desde el principio. Desactiva el interruptor cuando ya no compres a un proveedor, pero quieras conservar todo lo asociado a él.

El interruptor Activo está en la sección Ajustes del formulario del proveedor, tanto al añadirlo como al editarlo.

Desactivar un proveedor

1. Abre Catálogo y después Proveedores.
2. Haz clic en el nombre del proveedor para abrirlo.
3. Haz clic en Editar proveedor en la parte superior de la página. En un teléfono, abre el menú … y selecciona Editar proveedor.
4. Desplázate hasta la sección Ajustes, al final del formulario.
5. Desactiva el interruptor Activo.
6. Haz clic en Guardar.

Para editar un proveedor necesitas el permiso Add / Edit Supplier. Sin él, no se muestran Editar proveedor, Eliminar ni el botón para añadir un proveedor. Si puedes ver un proveedor ajeno a tus departamentos porque suministra un pedido que puedes ver, se abrirá marcado como Solo lectura.

Qué ocurre cuando un proveedor está inactivo

La lista de Proveedores muestra por defecto los proveedores activos, por lo que un proveedor inactivo deja de aparecer en ella. Allí donde siga apareciendo, su nombre se muestra en gris y lleva la etiqueta Inactivo.

Sus pedidos de compra, reclamaciones, productos, movimientos de inventario, precios y documentos no se modifican, y tus cifras e informes no se ven afectados. Solo cambia el comportamiento de las listas y los menús desplegables de proveedores.

Un proveedor inactivo también deja de aparecer en los menús desplegables de proveedores al crear un pedido de compra o añadir un componente a un montaje, así como en los filtros de proveedor de la lista de pedidos de compra y de Reclamaciones a proveedores. Los pedidos de compra existentes en los que figura el proveedor no se ven afectados. Para crear un nuevo pedido de compra para el proveedor o filtrar por él desde uno de esos menús desplegables, primero vuelve a activarlo.

El interruptor Activo del proveedor es independiente del ajuste de actividad de cada producto. Desactivar un proveedor no cambia sus productos, que siguen apareciendo en las listas de productos y en las existencias como antes.

Ver o reactivar un proveedor

Para ver o recuperar un proveedor inactivo, primero amplía el filtro de la lista.

1. Abre Catálogo y después Proveedores en un ordenador.
2. Busca Actividad en la barra lateral de filtros, junto a la lista.
3. Cambia Actividad de Proveedores activos a Todos los proveedores.
4. Abre el proveedor que quieras. Los proveedores inactivos se muestran en gris y llevan la etiqueta Inactivo.
5. Haz clic en Editar proveedor.
6. Vuelve a activar el interruptor Activo en la sección Ajustes.
7. Haz clic en Guardar.

Cuando Actividad está configurado como Todos los proveedores, su casilla aparece con un borde ámbar para indicar que la lista incluye más proveedores que aquellos con los que trabajas habitualmente.

El filtro Actividad solo está disponible en la barra lateral de filtros de un ordenador. El panel de filtros de un teléfono solo ofrece búsqueda, país y departamento, por lo que debes reactivar el proveedor desde un ordenador.

Eliminar un proveedor

Eliminar está en el menú … de la página del proveedor. Su opción Conservar el historial aun así marca todos los productos del proveedor como eliminados y elimina definitivamente todos los archivos asociados: imágenes y documentos de productos, y documentos de sus pedidos de compra.

Se rechazan ambas opciones de eliminación mientras el proveedor tenga una reclamación abierta. Conservar el historial también se rechaza mientras alguno de sus productos tenga existencias, positivas o negativas. El mensaje indica cuáles son esos productos; primero pon sus existencias a cero, por ejemplo, con una salida. Conservar el historial también se rechaza cuando el proveedor tiene algún registro con fecha en un ejercicio cerrado o en uno anterior.

La otra opción, Eliminar definitivamente, es solo para proveedores que nunca se han utilizado. Se rechaza si el proveedor tiene algún pedido de compra o reclamación, o si alguno de sus productos tiene movimientos de inventario, existencias, ajustes de valor, líneas de pedido, entregas, recuentos de inventario, uso en montajes o notas, o cualquier elemento con fecha en un ejercicio cerrado. Una eliminación rechazada no cambia nada.

Cómo se estableció inicialmente la actividad de los proveedores

Antes de que existiera el interruptor Activo, un proveedor solo se consideraba activo si tenía un pedido de compra con fecha dentro de los últimos 365 días o si se había añadido durante el último año. Esa regla anterior se aplicó una sola vez para establecer los valores iniciales, por lo que algunos proveedores que todavía utilizas pueden haber quedado inicialmente inactivos. Vuelve a activar un proveedor de este tipo y permanecerá activo.