Registrar pagos en un pedido de compra

Cada pago que haces a un proveedor se registra en el pedido de compra al que corresponde. El pedido muestra cuánto se ha pagado y qué queda pendiente, su estado de pago pasa de Sin pagar a Parcial y después a Pagado, y el informe Previsión de pagos deja de contar ese dinero como liquidez que aún hay que conseguir.

Permisos y requisitos del pedido

Para registrar, editar y eliminar pagos se necesita el permiso Manage PO Financials. Sin él, no aparecen el botón Registrar pago ni los iconos de edición y eliminación, pero cualquier persona que pueda abrir el pedido puede seguir viendo sus pagos.

El pedido debe estar Aprobado y su proveedor no debe haberse eliminado. En cualquier otro pedido, Registrar pago aparece desactivado y no se muestran el lápiz ni la papelera de los pagos registrados.

Las personas que no tienen permiso para ver los precios de compra ven los pagos sin importes. Si tu cuenta está restringida a determinados departamentos, solo puedes trabajar con pagos de pedidos de compra de esos departamentos.

Cómo registrar un pago

1. Abre el pedido aprobado.
2. Selecciona Registrar pago en la parte superior de la página o al pie de la tarjeta Facturas y pagos de la barra lateral. En un teléfono, se encuentra en el menú de tres puntos de la esquina superior derecha.
3. En Aplicar a, elige el plazo que vas a pagar. Cada plazo muestra lo que queda pendiente, si se ha facturado y cuándo vence. No puedes elegir un plazo que ya esté pagado por completo.
4. Introduce el importe pagado o selecciona Pagar el total para rellenar todo lo pendiente hasta el plazo elegido, incluido este.
5. Comprueba la fecha del pago. Por defecto es la fecha de hoy, así que cámbiala por la fecha en que el dinero salió realmente de tu cuenta. La fecha no puede ser futura ni pertenecer a un ejercicio cerrado.
6. Si quieres, introduce una Referencia, como el identificador de la transferencia bancaria.
7. Selecciona Registrar pago.

Cómo se aplican los pagos

Los pagos siempre se aplican primero al plazo más antiguo, independientemente del plazo que hayas elegido. Tu selección solo determina lo que rellena Pagar el total.

Si eliges el plazo del saldo mientras el anticipo sigue pendiente, el formulario te lo recuerda y el pago salda primero el anticipo. El informe Previsión de pagos utiliza la misma regla, por lo que el pedido y el informe siempre coinciden en cuanto a lo que está pagado.

La línea situada debajo del importe indica qué cubrirá el pago, por ejemplo: salda el n.º 1 · 6,27 € del n.º 2. Si un pago supera lo que queda pendiente de un plazo, el importe restante se aplica al siguiente.

Pagos en exceso

Se permiten pagos en exceso de hasta el doble del total del pedido, ya que a veces se paga realmente demasiado a un proveedor. Por encima de ese límite, no se permite guardar el pago. Comprueba primero la cifra: normalmente se trata de un error al teclear o de un pago destinado a otro pedido.

Pago en otra moneda

Por defecto, la moneda del pago es la del pedido. Si pagaste en otra moneda, elígela en Moneda del pago e introduce lo que pagaste en esa moneda.

El campo Aplicado al pedido en … pide el importe que el pago salda en la moneda del pedido —lo que el proveedor te ha abonado— y muestra el tipo de cambio entre las dos monedas. Este importe aplicado reduce el saldo pendiente y la previsión, así que obtenlo del extracto del proveedor o de tu banco, no del tipo de cambio de hoy.

Qué verás después

El pago aparece en Pagos, dentro de la tarjeta Facturas y pagos. Muestra la fecha, los plazos a los que se aplicó (para #1, #2), la referencia, quién lo registró y el importe en la moneda del pedido. Un pago realizado en otra moneda también muestra lo que se pagó realmente.

Las cifras de la parte superior de la tarjeta muestran el total pagado y lo que queda pendiente. En el calendario de pagos, cada plazo aparece como Pagado o Pagado en parte.

El estado de pago del pedido aparece en Pago, en la tarjeta situada en la parte superior de la barra lateral. Muestra Parcial cuando se ha pagado alguna cantidad y Pagado cuando los pagos cubren el total del pedido. Solo se muestra en pedidos aprobados.

Editar o eliminar un pago

Para corregir un pago:

1. Selecciona el icono del lápiz en su línea, en Pagos.
2. Cambia los datos.
3. Selecciona Actualizar pago.

El formulario calcula lo que queda pendiente sin tener en cuenta el pago que estás editando.

Para eliminar un pago:

1. Selecciona el icono de la papelera en su línea.
2. Selecciona Eliminar para confirmar.

Pagos, facturas y previsión

Los pagos y las facturas se registran por separado y no tienen que coincidir. Puedes pagar un anticipo antes de que el proveedor lo haya facturado; el plazo aparecerá entonces como Pagado, sin ninguna factura asociada. Al registrar la factura del proveedor, la previsión obtiene una fecha firme; al registrar el pago, el dinero desaparece de la previsión.

En el informe Previsión de pagos, los importes pagados pasan a la línea Pagado en el mes de la fecha de pago, no en el mes en que vencía el plazo. Si registras una fecha de pago incorrecta, el dinero aparecerá en el mes equivocado del informe hasta que la corrijas.