Crear y aprobar un pedido de compra

Un pedido de compra pasa por tres estados: Borrador, Pendiente y Aprobado. Lo creas como Borrador, solicitas su aprobación y alguien con permisos de aprobación lo aprueba. Cada paso es una acción independiente y su botón está en la franja de color situada en la parte superior del pedido.

Crear un pedido de compra

1. Abre Compras en el menú superior.
2. Selecciona Nuevo pedido de compra. También puedes iniciar un pedido desde la página de un proveedor con Nuevo pedido, o desde la Lista de reaprovisionamiento.
3. Elige el Proveedor. Su moneda, Condición de pago e Incoterm se rellenan automáticamente y puedes cambiarlos.
4. Comprueba la Fecha del pedido de compra, que no puede ser posterior a hoy.
5. Elige un Almacén de destino.
6. Comprueba la Moneda.
7. Si el pedido no está en la moneda de tu organización, introduce el Tipo de cambio real. Inicialmente es 1 y, con un tipo de cambio de 1, las existencias se valorarían por el importe en la moneda extranjera. La línea debajo del campo indica 1 [tu moneda] = [tipo de cambio] [moneda del pedido].
8. Rellena Entrega prevista, Referencia del proveedor, Notas y Gastos de envío si los necesitas.
9. En Productos, selecciona Añadir producto para cada línea. Cada línea necesita un producto de este proveedor, una cantidad superior a cero, un precio igual o superior a cero y un impuesto.
10. Selecciona Guardar.

Guardar permanece desactivado hasta que se hayan indicado el proveedor, la Fecha del pedido de compra, el Almacén de destino, una moneda válida y al menos una línea de producto completa. También permanece desactivado si la Fecha del pedido de compra es futura, la Entrega prevista es anterior a la Fecha del pedido de compra, un precio es negativo o el tipo de cambio o los gastos de envío no son números válidos. El Almacén de destino sigue siendo obligatorio cuando editas el pedido más adelante.

No puedes guardar un pedido cuya Fecha del pedido de compra corresponda a un ejercicio cerrado.

Los pedidos en una moneda distinta de la de tu organización están incluidos en el plan Starter y superiores. En el plan Free, el campo Moneda está fijado a la moneda de tu organización y muestra un candado.

Para crear, editar y enviar pedidos a aprobación, necesitas el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders. Sin él, Nuevo pedido de compra no aparece en el menú y Nuevo pedido no aparece en la página del proveedor.

Solicitar la aprobación de un pedido

Un pedido nuevo es un Borrador. No se espera ninguna acción sobre él hasta que solicites su aprobación.

1. Abre el pedido de compra.
2. En la franja azul de Borrador de la parte superior, selecciona Solicitar aprobación. Si tienes permiso para aprobar el pedido tú mismo, el mismo botón muestra Ir a la aprobación.
3. Confirma en el cuadro de diálogo. Si solicitas la aprobación de un borrador creado por otra persona, el cuadro de diálogo indica quién lo creó y te pide que confirmes. El pedido pasa a Pendiente.

El botón está desactivado mientras editas el pedido, así que guarda primero los cambios. No se muestra si no tienes el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders, si el ejercicio del pedido está cerrado o si se ha eliminado al proveedor.

Al solicitar la aprobación, se notifica a las personas que pueden aprobar el pedido, salvo que puedas aprobarlo tú mismo. Si se ha establecido una persona encargada de aprobar por defecto para el departamento o la organización, solo se notifica a esa persona. Si no se ha establecido ninguna, se notifica a todas las personas que pueden aprobar el pedido y verlo, nunca a quien solicitó la aprobación.

Aprobar un pedido

La aprobación formaliza el compromiso del pedido.

1. Abre el pedido de compra. Debe estar Pendiente: un Borrador no se puede aprobar directamente.
2. En la franja ámbar de Pendiente, selecciona Aprobar.
3. Confirma en el cuadro de diálogo Aprobar pedido de compra.

Los propietarios pueden aprobar cualquier pedido. Los demás necesitan Approve Purchase Orders, que permite aprobar cualquier pedido, o Approve Own Purchase Orders, que solo permite aprobar los pedidos que hayan creado ellos mismos. Sin ninguno de los dos permisos, el botón Aprobar no aparece. Si tu cuenta está limitada a determinados departamentos, solo puedes aprobar los pedidos que puedes ver.

El botón Aprobar también desaparece mientras se edita el pedido, y la franja indica entonces que, al guardar, el pedido volverá a Borrador. También se oculta si se ha eliminado al proveedor o si el ejercicio del pedido está cerrado.

Cuando un pedido cambia antes de la aprobación

Si alguien cambia el pedido entre el momento en que se cargó en tu pantalla y el momento en que pulsas Aprobar, la aprobación se rechaza. Verás un mensaje que indica que el pedido de compra se modificó desde que lo cargaste y la página se volverá a cargar con la versión actual. Revisa el pedido de nuevo y, después, apruébalo.

Establecer la fecha de entrega prevista desde el informe Previsión de pagos cuenta como uno de estos cambios. El pedido sigue Pendiente, pero el cambio se registra en su historial, por lo que una aprobación desde una pantalla cargada antes de ese cambio se rechaza de la misma manera.

La comprobación compara el pedido con el último cambio registrado, por lo que cuenta cualquier edición registrada: productos, totales, fechas, notas, gastos de envío o tipo de cambio. Esto protege los importes: la aprobación fija el importe con el que se compromete tu organización, por lo que no puede concederse sobre cifras que ya se han sustituido.

Qué ocurre después de la aprobación

Una vez aprobado, el pedido registra quién lo aprobó y cuándo. La franja verde de Aprobado muestra ambos datos; en un móvil, solo muestra el estado.

La aprobación también pone en marcha los pasos siguientes. Se notifica a la persona que solicitó la aprobación o, si nadie la solicitó, a quien creó el pedido, salvo que esa persona seas tú. Si se ha establecido una persona responsable del envío por defecto y el pedido aún no tiene un registro de envío, se crea uno, se le asigna y se le notifica. Si se ha establecido una persona responsable del pago por defecto, se le notifica que el pedido está aprobado y debe pagarse.

Cada notificación sigue los ajustes de notificación de su destinatario, y si una notificación falla, la aprobación no se deshace.

Reabrir un pedido aprobado

Un pedido aprobado ya no se puede editar. Para cambiarlo, selecciona Reabrir en la franja de Aprobado. Esto lo devuelve a Borrador y después tendrá que aprobarse de nuevo.

Reabrir requiere el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders y se oculta si no lo tienes, así como cuando el ejercicio está cerrado o se ha eliminado al proveedor.

El estado No aprobado

La pantalla del pedido también tiene un estado No aprobado, que se muestra como una franja roja. Solicitar la aprobación y aprobar, tal como se describe aquí, nunca ponen un pedido en ese estado.