Creare e approvare un ordine d'acquisto

Un ordine d'acquisto passa attraverso tre stati: Bozza, In attesa e Approvato. Lo crei come Bozza, lo invii per l'approvazione e una persona con i permessi di approvazione lo approva. Ogni passaggio è un'azione separata e il relativo pulsante si trova nel banner colorato nella parte superiore dell'ordine.

Creare un ordine d'acquisto

1. Apri Acquisti nel menu superiore.
2. Seleziona Nuovo ordine d'acquisto. Puoi anche avviare un ordine dalla pagina di un fornitore con Nuovo ordine oppure dalla Lista di riordino.
3. Scegli il Fornitore. La sua valuta, le Condizioni di pagamento e l'Incoterm vengono compilati automaticamente e puoi modificarli.
4. Controlla la Data ordine d'acquisto, che non può essere successiva a oggi.
5. Scegli un Magazzino di destinazione.
6. Controlla la Valuta.
7. Se l'ordine non è nella valuta della tua organizzazione, inserisci il Tasso di cambio effettivo. Il valore iniziale è 1 e un tasso di 1 valorizzerebbe le giacenze all'importo nella valuta estera. La riga sotto il campo riporta 1 [la tua valuta] = [tasso] [valuta dell'ordine].
8. Compila Consegna prevista, Riferimento del fornitore, Note e Spese di spedizione se necessario.
9. In Prodotti, seleziona Aggiungi prodotto per ogni riga. Ogni riga deve contenere un prodotto di questo fornitore, una quantità superiore a zero, un prezzo pari o superiore a zero e un'aliquota.
10. Seleziona Salva.

Salva rimane disattivato finché non sono stati compilati il fornitore, la Data ordine d'acquisto, il Magazzino di destinazione, una valuta valida e almeno una riga prodotto completa. Rimane disattivato anche se la Data ordine d'acquisto è futura, se la Consegna prevista è precedente alla Data ordine d'acquisto, se un prezzo è negativo oppure se il tasso di cambio o le spese di spedizione non sono un numero valido. Il Magazzino di destinazione rimane obbligatorio anche quando modifichi l'ordine in un secondo momento.

Non puoi salvare un ordine la cui Data ordine d'acquisto ricade in un anno chiuso.

Gli ordini in una valuta diversa da quella della tua organizzazione sono inclusi nel piano Starter e nei piani superiori. Nel piano Free, il campo Valuta è fissato sulla valuta della tua organizzazione e mostra un lucchetto.

Per creare, modificare e inviare ordini è necessario il permesso Create / Edit / Delete Purchase Orders. Senza questo permesso, Nuovo ordine d'acquisto non compare nel menu e Nuovo ordine non compare nella pagina del fornitore.

Inviare un ordine per l'approvazione

Un nuovo ordine è in Bozza. Nessuno deve intervenire finché non lo invii.

1. Apri l'ordine d'acquisto.
2. Nel banner blu Bozza in alto, seleziona Richiedi approvazione. Se puoi approvare tu stesso l'ordine, lo stesso pulsante riporta Vai all'approvazione.
3. Conferma nella finestra di dialogo. Se invii una bozza creata da un'altra persona, la finestra indica chi l'ha creata e ti chiede conferma. L'ordine passa a In attesa.

Il pulsante è disattivato mentre modifichi l'ordine, quindi salva prima le modifiche. Non viene mostrato se non hai il permesso Create / Edit / Delete Purchase Orders, se l'anno dell'ordine è chiuso o se il fornitore è stato eliminato.

L'invio genera una notifica per chi può approvare l'ordine, a meno che tu non possa approvarlo personalmente. Se è impostata una persona predefinita per l'approvazione del reparto o dell'organizzazione, solo quella persona riceve la notifica. Se non è impostata, la ricevono tutte le persone che possono approvare e visualizzare l'ordine, mai chi lo ha inviato.

Approvare un ordine

L'approvazione è l'azione che impegna la tua organizzazione per l'ordine.

1. Apri l'ordine d'acquisto. Deve essere In attesa: una Bozza non può essere approvata direttamente.
2. Nel banner color ambra In attesa, seleziona Approva.
3. Conferma nella finestra di dialogo Approva ordine d'acquisto.

I proprietari possono approvare qualsiasi ordine. Tutti gli altri hanno bisogno di Approve Purchase Orders, che consente di approvare qualsiasi ordine, oppure di Approve Own Purchase Orders, che consente di approvare solo gli ordini creati da te. Senza almeno uno dei due permessi, il pulsante Approva non compare. Se il tuo account è limitato a determinati reparti, puoi approvare solo gli ordini che puoi visualizzare.

Il pulsante Approva scompare anche mentre l'ordine viene modificato e il banner indica che il salvataggio riporterà l'ordine in Bozza. È nascosto anche se il fornitore è stato eliminato o se l'anno dell'ordine è chiuso.

Quando un ordine cambia prima dell'approvazione

Se qualcuno modifica l'ordine tra il momento in cui viene caricato sul tuo schermo e quello in cui selezioni Approva, l'approvazione viene rifiutata. Vedrai un messaggio che indica che l'ordine d'acquisto è stato modificato da quando l'hai caricato e la pagina verrà ricaricata con la versione attuale. Rileggi l'ordine, poi approvalo.

Anche impostare la data di consegna prevista dal report Previsione dei pagamenti conta come una modifica di questo tipo. L'ordine rimane In attesa, ma la modifica viene registrata nella cronologia dell'ordine, quindi un'approvazione da una schermata caricata prima della modifica viene rifiutata allo stesso modo.

Il controllo si basa sull'ultima modifica registrata sull'ordine, quindi conta qualsiasi modifica registrata: prodotti, totali, date, note, spese di spedizione o tasso di cambio. È una tutela sugli importi: l'approvazione fissa l'importo per cui la tua organizzazione si impegna, quindi non può essere concessa sulla base di cifre già sostituite.

Cosa succede dopo l'approvazione

Una volta approvato, l'ordine registra chi lo ha approvato e quando. Il banner verde Approvato mostra entrambi; su telefono mostra solo lo stato.

L'approvazione avvia anche il passaggio alle fasi successive. La persona che ha richiesto l'approvazione riceve una notifica oppure, se nessuno l'ha richiesta, la riceve la persona che ha creato l'ordine, a meno che non sia tu. Se è impostata una persona predefinita per la spedizione e l'ordine non ha ancora una spedizione registrata, ne viene creata una, assegnata a quella persona, che riceve una notifica. Se è impostata una persona predefinita per il pagamento, questa riceve una notifica che indica che l'ordine è approvato e richiede il pagamento.

Ogni notifica segue le impostazioni di notifica del destinatario e, se una notifica non va a buon fine, l'approvazione non viene annullata.

Riaprire un ordine approvato

Un ordine approvato non può più essere modificato. Per modificarlo, seleziona Riapri nel banner Approvato. L'ordine torna in Bozza e deve essere approvato di nuovo.

Per usare Riapri è necessario il permesso Create / Edit / Delete Purchase Orders: il pulsante è nascosto senza questo permesso, così come quando l'anno è chiuso o il fornitore è stato eliminato.

Lo stato Non approvato

La schermata dell'ordine prevede anche lo stato Non approvato, mostrato come banner rosso. La richiesta di approvazione e l'approvazione, come descritte qui, non portano mai un ordine in questo stato.