Registrare le fatture dei fornitori su un ordine d'acquisto

La registrazione delle fatture dei fornitori fornisce alla previsione dei pagamenti le date effettive. Le rate calcolate dalla data della fattura o dalla fine del mese della fattura vengono programmate a partire dalle date delle fatture che registri.

Finché un importo non è coperto da una fattura, la previsione lo stima a partire dalla data di ricevimento. Se non è ancora stato ricevuto nulla, usa la data di consegna prevista e, in mancanza di questa, la data dell'ordine.

Prima di iniziare

Puoi aggiungere o modificare fatture solo su un ordine Approvato il cui fornitore non sia stato eliminato. Lo stato della consegna e quello del pagamento non sono rilevanti, quindi puoi registrare una fattura di acconto prima che arrivi la merce. Su qualsiasi altro ordine, Aggiungi fattura e la matita non sono visibili.

Chiunque possa aprire l'ordine d'acquisto può vedere la scheda e leggere le fatture. Per aggiungere, modificare e rimuovere fatture è necessario il permesso Manage PO Invoices. Il proprietario lo ha sempre e i ruoli Amministratore e Contabilità lo includono. Nei piani con permessi per singola persona, può essere assegnato anche a una persona. Senza questo permesso, la scheda è di sola lettura.

Se il tuo account è limitato a determinati reparti, puoi operare solo sulle fatture degli ordini d'acquisto di quei reparti.

Registrare una fattura

1. Apri Acquisti.
2. Apri Visualizza ordini d'acquisto.
3. Apri l'ordine d'acquisto approvato a cui appartiene la fattura.
4. Nella scheda Fatture e pagamenti, seleziona Aggiungi fattura accanto a Fatture del fornitore. L'intestazione del modulo indica l'ordine e il fornitore e mostra quanto resta da fatturare.
5. Inserisci il numero della fattura del fornitore, se presente. Non è possibile registrare due volte lo stesso numero per uno stesso fornitore.
6. Imposta la data della fattura sulla data riportata nella fattura del fornitore. Inizialmente è impostata sulla data odierna e non può essere futura né appartenere a un anno chiuso.
7. Se il modulo chiede che cosa copre la fattura, seleziona la scheda corrispondente. Consulta "Scegliere che cosa copre la fattura" più avanti.
8. Inserisci l'importo nella valuta dell'ordine, non nella tua. Deve essere maggiore di zero. Usa l'intero importo inserisce l'importo rimasto sulla scheda selezionata.
9. Per aggiungere una nota, seleziona Aggiungi una nota e scrivila.
10. Seleziona Salva fattura.

Visualizzare i totali fatturati e i pagamenti

La scheda Fatture e pagamenti si trova nella barra laterale sinistra, sotto la scheda che mostra il fornitore, il totale e gli stati. In alto mostra quanto è stato fatturato e pagato, quanto è ancora da pagare e una barra e una riga che indicano quanto resta da fatturare.

Sotto si trovano il piano dei pagamenti, quando le condizioni di pagamento prevedono rate, e poi Fatture del fornitore, con una riga per ogni fattura in ordine di data della fattura, seguite dai pagamenti registrati sull'ordine.

Puoi registrare le fatture parziali come voci separate. La scheda le somma nell'importo Fatturato e mostra sotto la barra la percentuale fatturata e quanto resta. Quando la somma delle voci raggiunge il totale dell'ordine, la riga riporta Interamente fatturato.

Scegliere che cosa copre la fattura

Quando l'ordine ha condizioni di pagamento, il modulo le mostra in una fascia sotto l'intestazione. Un'etichetta indica se sono state impostate sull'ordine o provengono dal fornitore. Apri la fascia per vedere ogni rata, il suo valore sull'ordine e se le fatture registrate la coprono: Non fatturato, Fatturato in parte con l'importo ancora da fatturare, oppure Fatturato. Chi non può vedere i prezzi d'acquisto vede le rate senza importi.

Le informazioni richieste dal modulo dipendono dalle condizioni di pagamento:

Se non prevedono rate, non viene chiesto nulla. Se tutte le rate sono legate alla fattura, non c'è nulla da scegliere: un'unica scheda indica che l'importo viene ripartito tra le rate in proporzione alle rispettive percentuali.

Altrimenti, Che cosa copre questa fattura? mostra una scheda per tutte le rate legate alla fattura insieme e una per ciascuna rata legata a un altro evento, come la data dell'ordine, l'approvazione o il ricevimento. Ogni scheda mostra quanto resta da fatturare. Lascia selezionata la scheda delle rate legate alla fattura, a meno che la fattura non riguardi un pagamento specifico, come un acconto o un anticipo.

Se nessuna rata è legata alla fattura, compaiono solo le schede delle rate. Seleziona quella coperta dalla fattura. Le scadenze di queste rate dipendono dai rispettivi eventi, quindi la data della fattura non le modifica. Per una nuova fattura con queste condizioni, la scheda della prima rata è selezionata inizialmente: controllala prima di salvare.

Sotto l'importo, Fino a mostra quanto resta sulla scheda selezionata. Puoi inserire un importo maggiore, ad esempio quando una fattura del fornitore copre due rate. Il modulo ti avvisa ma registra comunque la fattura, purché il totale dell'ordine non venga superato. La parte che supera la rata viene attribuita alle rate legate alla fattura, a partire da quelle per cui resta ancora un importo da fatturare.

Capire le etichette delle fatture

Ogni fattura nell'elenco indica che cosa copre: per n. 1 quando riguarda una sola rata, suddivisa su #2, #3 quando è ripartita tra rate legate alla fattura, oppure Collegamento obsoleto.

Collegamento obsoleto significa che la rata a cui era collegata la fattura non fa più parte delle condizioni di pagamento dell'ordine, di solito perché le condizioni sono cambiate dopo la registrazione della fattura. L'importo continua a essere conteggiato e la previsione lo considera come copertura delle rate legate alla fattura. Per rimuovere l'etichetta, modifica la fattura, seleziona la scheda che copre e salva.

Modificare o rimuovere una fattura

Per correggere una fattura, seleziona l'icona della matita sulla sua riga, modifica i dettagli e salva.

Per rimuovere una fattura, seleziona l'icona del cestino sulla sua riga, quindi seleziona Elimina per confermare. Una fattura con data appartenente a un anno chiuso non può essere rimossa.

La rimozione rimane possibile dopo la riapertura dell'ordine, quindi una fattura registrata per errore può essere rimossa. Per aggiungere e correggere fatture occorre attendere che l'ordine sia nuovamente approvato.

Il totale fatturato supera il totale dell'ordine

Una barra rossa che indica che il totale fatturato supera il totale dell'ordine significa che le fatture non corrispondono più all'ordine, normalmente perché il totale dell'ordine è stato ridotto dopo la loro registrazione. Nulla viene bloccato, ma controlla le fatture e il totale dell'ordine perché la previsione si basa su importi discordanti.