Zahlungsbedingungen und Raten einer Bestellung

Eine Zahlungsbedingung hält fest, wann Sie einen Lieferanten vereinbarungsgemäß bezahlen. Sie kann eine Bezeichnung wie NET30 sein oder Ratenregeln enthalten. Eine Zahlungsbedingung mit Regeln erzeugt für jede Bestellung, die sie verwendet, einen Zahlungsplan und fließt in den Bericht Zahlungsprognose ein. Eine Zahlungsbedingung ohne Regeln erscheint nur als Text und erzeugt nichts.

Ratenregeln und der Bericht Zahlungsprognose sind im Tarif Pro und höher enthalten. In anderen Tarifen zeigt das Fenster Zahlungsregeln einen Tarifhinweis, und Rate hinzufügen ist ausgegraut; der Bericht zeigt stattdessen eine Einladung zum Upgrade. Eine Zahlungsbedingung ohne Regeln funktioniert in jedem Tarif.

Berechtigungen

Zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Zahlungsbedingungen ist die Berechtigung Manage Payment Terms erforderlich. Der Inhaber hat sie immer, und die Rollen Administrator und Einkauf enthalten sie.

Ohne diese Berechtigung trägt das Fenster den Titel Zahlungsbedingungen und listet nur die Bedingungen auf, ohne Zeile zum Erstellen und ohne Schaltflächen in den Zeilen. Bitten Sie den Inhaber um eine Rolle, die die Berechtigung enthält, oder, in Tarifen mit personenbezogenen Berechtigungen, darum, sie Ihnen zu erteilen.

Eine Zahlungsbedingung erstellen

1. Öffnen Sie Katalog und dann Lieferanten.
2. Wählen Sie im Seitenkopf Zahlungsbedingungen. Auf kleineren Bildschirmen zeigt diese Schaltfläche nur ein Kartensymbol.
3. Geben Sie im Fenster Zahlungsbedingungen verwalten im ersten Feld einen Code ein, zum Beispiel NET30 oder 30-70.
4. Geben Sie im zweiten Feld optional eine Beschreibung ein.
5. Wählen Sie Erstellen.

Codes müssen innerhalb Ihrer Organisation eindeutig sein. Bei der Prüfung wird die Groß- und Kleinschreibung ignoriert, sodass net30 und NET30 als derselbe Code gelten.

Ratenregeln hinzufügen

Jede Ratenregel legt einen zu zahlenden Anteil der Bestellung und das Ereignis fest, ab dem die Frist läuft. Die Spalte Regeln zeigt, wie viele Regeln eine Zahlungsbedingung bereits hat.

1. Öffnen Sie Katalog, dann Lieferanten und anschließend Zahlungsbedingungen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile der Zahlungsbedingung. Rechts in der Zeile erscheinen drei Schaltflächen; auf einem Touchscreen werden sie immer angezeigt.
3. Wählen Sie die erste Schaltfläche, um das Fenster Zahlungsregeln für diese Zahlungsbedingung zu öffnen.
4. Wählen Sie Rate hinzufügen. Die neue Zeile ist vorausgefüllt mit dem Prozentsatz, der noch bis 100 fehlt, dem Bezugsdatum Wareneingangsdatum und einem Versatz (Tage) von 30.
5. Legen Sie den Prozentsatz für die Rate fest.
6. Wählen Sie ein Bezugsdatum: Bestelldatum, Bestellfreigabe, Rechnungsdatum, Wareneingangsdatum, Ende Rechnungsmonat oder Ende Wareneingangsmonat.
7. Legen Sie Versatz (Tage) fest, also die Anzahl der Tage, die zum Bezugsdatum addiert werden.
8. Legen Sie optional Tag des Monats fest, um das resultierende Datum auf einen festen Zahlungstag zu verschieben.
9. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu.
10. Wiederholen Sie diese Schritte, bis die Prozentsätze zusammen 100 ergeben.
11. Wählen Sie Speichern.

Der Wert Σ über der Tabelle zeigt die laufende Summe und wird grün, wenn die Prozentsätze zusammen 100 ergeben. Speichern ist bis dahin nicht verfügbar, da eine Zahlungsbedingung, die nicht die gesamte Bestellung abdeckt, den falschen Geldbetrag prognostizieren würde. Die Ausnahme ist eine leere Liste: Ohne Zeilen ist Speichern verfügbar, damit Sie die Regeln aus einer Zahlungsbedingung entfernen können.

So funktionieren die Datumseinstellungen

Das Bezugsdatum liefert ein Ausgangsdatum, zu dem der Versatz addiert wird. Wenn Sie auch Tag des Monats festlegen, wird das Ergebnis auf diesen Tag innerhalb desselben Monats verschoben oder auf den letzten Tag des Monats, falls dieser weniger Tage hat.

Beispielsweise führt Ende Rechnungsmonat als Bezugsdatum mit einem Versatz von 10 zu einer Zahlung zehn Tage nach Ende des Rechnungsmonats. Wenn Sie zusätzlich Tag des Monats auf 15 setzen, wird sie auf den 15. des Monats verschoben, in den diese zehn Tage fallen.

Ein Versatz kann negativ sein. Beispielsweise führt -30 bei Wareneingangsdatum zu einer Zahlung ungefähr zum Versanddatum, wenn der Transport etwa einen Monat dauert. Ein Fälligkeitsdatum darf nie vor dem Bestelldatum liegen, daher landet ein großer negativer Versatz auf dem Bestelldatum.

Vorschau einer Zahlungsbedingung anzeigen

Die untere Hälfte des Fensters Zahlungsregeln zeigt eine Vorschau der Raten. Geben Sie Bestelldatum, Wareneingangsdatum, Rechnungsdatum und Beispielsumme für eine typische Bestellung ein. Die Tabelle zeigt Prozentsatz, Betrag und Fälligkeitsdatum jeder Rate sowie eine Spalte Berechnet aus, die das tatsächlich verwendete Datum nennt.

Mit (geschätzt) markierte Datumsangaben verwenden ein Ersatzdatum, weil das tatsächliche Bezugsdatum noch nicht bekannt ist. Die Vorschau hat kein Feld für das Freigabedatum. Daher wird eine Regel mit Bestellfreigabe als Bezugsdatum als aus dem Bestelldatum berechnet angezeigt und mit (geschätzt) markiert. Bei einer tatsächlich freigegebenen Bestellung wird das Freigabedatum verwendet.

Eine Zahlungsbedingung auf einen Lieferanten oder eine Bestellung anwenden

So legen Sie die Standard-Zahlungsbedingung eines Lieferanten fest:

1. Öffnen Sie den Lieferanten.
2. Wählen Sie Lieferant bearbeiten.
3. Legen Sie das Feld Zahlungsbedingung im Abschnitt Einstellungen fest.

Wenn Sie eine Bestellung erstellen und einen Lieferanten auswählen, wird dessen Standard-Zahlungsbedingung in das Feld Zahlungsbedingung der Bestellung eingetragen. Sie können sie vor dem Speichern ändern.

So ändern Sie die Zahlungsbedingung einer bestehenden Bestellung:

1. Öffnen Sie die Bestellung.
2. Wählen Sie Bearbeiten.
3. Ändern Sie das Feld Zahlungsbedingung in der Detailkarte.

Die eigene Zahlungsbedingung der Bestellung hat Vorrang, wenn sie festgelegt ist; andernfalls gilt die Standard-Zahlungsbedingung des Lieferanten. Wenn keine von beiden festgelegt ist, hat die Bestellung keinen Zahlungsplan.

Die Zahlungsbedingung einer Bestellung kann nur geändert werden, solange die Bestellung den Status Entwurf oder Ausstehend hat, im Bearbeitungsmodus und mit der Berechtigung Create / Edit / Delete Purchase Orders. Bei einer freigegebenen Bestellung wird sie als schreibgeschützter Text angezeigt.

Den Zahlungsplan lesen

Öffnen Sie die Bestellung, um Zahlungsplan in der Karte Rechnungen und Zahlungen in der linken Seitenleiste zu sehen. Auf einem Smartphone befindet sich die Karte weiter unten auf der Seite, oberhalb von Dokumente. Der Abschnitt erscheint nur, wenn die geltende Zahlungsbedingung Ratenregeln enthält; andernfalls wird er in der Karte weggelassen. Das ist der übliche Grund, warum er zu fehlen scheint.

Die Abschnittsüberschrift nennt die Zahlungsbedingung. Jede Ratenzeile zeigt ihre Nummer, den Prozentsatz, das Fälligkeitsdatum, den Betrag, die zugrunde liegende Regel, die Nummer der Lieferantenrechnung, die sie abdeckt, und einen Status. Zu den Regelbeschreibungen gehören Fällig ab Wareneingang und Fällig am Rechnungsdatum +30 Tage.

Nicht berechnet bedeutet, dass noch keine Lieferantenrechnung die Rate abdeckt. Fällig bedeutet, dass sie in Rechnung gestellt und noch nicht bezahlt ist; Überfällig bedeutet, dass zusätzlich ihr Fälligkeitsdatum überschritten ist. Teilweise bezahlt und Bezahlt richten sich nach den auf der Bestellung erfassten Zahlungen.

Wenn eine Rate aus Teilen besteht – teilweise in Rechnung gestellt und teilweise noch nicht oder durch mehr als eine Rechnung abgedeckt –, erscheint jeder Teil darunter mit eigenem Datum und Betrag.

Geschätzte Termine und Zahlungen

Eine Tilde vor einem Datum bedeutet, dass das Datum geschätzt ist, weil das Bezugsdatum noch nicht vorliegt. Eine rechnungsbezogene Rate greift ersatzweise auf das Wareneingangsdatum zurück, dann auf das voraussichtliche Lieferdatum und dann auf das Bestelldatum. Eine wareneingangsbezogene Rate greift ersatzweise auf das voraussichtliche Lieferdatum und dann auf das Bestelldatum zurück. Eine freigabebezogene Rate greift ersatzweise auf das Bestelldatum zurück.

Durch das Erfassen der Lieferantenrechnung wird eine rechnungsbezogene Rate verbindlich. Eine wareneingangsbezogene Rate bleibt geschätzt, bis die Ware eingegangen ist. Das Festlegen eines voraussichtlichen Lieferdatums macht nichts verbindlich, verschiebt aber die Schätzung vom Bestelldatum weg, das die Zahlung sonst viel zu früh prognostiziert.

Auf der Bestellung erfasste Zahlungen werden zuerst auf die Raten mit dem ältesten Fälligkeitsdatum angerechnet, ebenso wie im Bericht Zahlungsprognose, sodass beide immer darin übereinstimmen, was bezahlt ist. Eine Zahlung, die den Restbetrag einer Rate übersteigt, wird auf die nächste angerechnet. Wenn Sie eine Zahlung erfassen, listet Zahlung erfassen jede Rate mit ihrem offenen Betrag auf; Vollständig bezahlen trägt alle offenen Beträge bis einschließlich der ausgewählten Rate ein.

Den Bericht „Zahlungsprognose“ verwenden

Öffnen Sie Berichte und dann Zahlungsprognose, um prognostizierte Lieferantenzahlungen nach Monat zu sehen, mit Lieferanten als Zeilen und Monaten als Spalten. Für den Bericht ist die Berechtigung Reports erforderlich.

Unbezahlte Beträge werden für freigegebene Bestellungen und für Bestellungen, die noch den Status Entwurf oder Ausstehend haben, getrennt als Zwischensummen ausgewiesen. So sehen Sie, welcher Teil der Prognose von Bestellungen abhängt, die noch niemand freigegeben hat. Bereits bezahlte Beträge erscheinen zum Abgleich mit Ihrer Buchhaltung in einer eigenen Zeile; sie sind keine zukünftigen Auszahlungen.

Der Bericht teilt unbezahlte Beträge außerdem in verbindliche und geschätzte Beträge auf. Verbindliche Beträge sind Raten, die durch eine auf der Bestellung erfasste Lieferantenrechnung belegt sind. Geschätzte Beträge sind noch nicht durch eine Rechnung abgedeckt, sodass sich sowohl ihre Termine als auch ihre Beträge noch ändern können.

Die Berichtszahlen werden in die Währung Ihrer Organisation umgerechnet, damit auch ein Monat mit mehreren Währungen eine Summe ergibt. Die Karte Rechnungen und Zahlungen der Bestellung verwendet die eigene Währung der Bestellung, sodass die Zahlen bei einer Bestellung in Fremdwährung nicht Zahl für Zahl übereinstimmen.

Der Bericht weist auf zwei Lücken hin, die eine Prognose verfälschen: Lieferanten mit offenen Bestellungen, aber ohne Zahlungsbedingung oder mit einer Zahlungsbedingung ohne Ratenregeln, fehlen vollständig in den Zahlen; offene Bestellungen ohne voraussichtliches Lieferdatum greifen ersatzweise auf das Bestelldatum zurück und prognostizieren die Zahlung daher zu früh.

Eine Zahlungsbedingung löschen

1. Öffnen Sie Lieferanten und dann Zahlungsbedingungen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile der Zahlungsbedingung.
3. Wählen Sie die Schaltfläche zum Löschen.
4. Bestätigen Sie.

Das Löschen wird verweigert, solange ein Lieferant oder eine Bestellung die Zahlungsbedingung verwendet, einschließlich Bestellungen, die auf die Zahlungsbedingung ihres Lieferanten zurückgreifen. Die Meldung nennt beide Anzahlen. Beim Löschen einer Zahlungsbedingung werden auch ihre Ratenregeln entfernt.