Conditions de paiement et échéances sur un bon de commande

Une condition de paiement indique quand vous avez convenu de payer un fournisseur. Elle peut être un simple libellé, comme NET30, ou inclure des règles d'échéance. Une condition avec des règles produit un échéancier de paiement sur chaque bon de commande qui l'utilise et alimente le rapport Prévision des paiements. Une condition sans règles apparaît sous forme de simple texte et ne produit rien.

Les règles d'échéance et le rapport Prévision des paiements sont inclus dans l'offre Pro et les offres supérieures. Avec les autres offres, la fenêtre Règles de paiement affiche une note sur l'offre et Ajouter une échéance est grisé ; le rapport affiche à la place une invitation à passer à une offre supérieure. Une condition sans règles fonctionne avec toutes les offres.

Autorisations

La création, la modification et la suppression de conditions de paiement nécessitent l'autorisation Manage Payment Terms. Le propriétaire dispose toujours de cette autorisation et les rôles Administrateur et Achats l'incluent.

Sans cette autorisation, la fenêtre s'intitule Conditions de paiement et se contente de lister les conditions, sans ligne de création ni boutons sur les lignes. Demandez au propriétaire de vous attribuer un rôle qui inclut cette autorisation ou, avec les offres proposant des autorisations individuelles, de vous l'accorder.

Créer une condition de paiement

1. Ouvrez Catalogue, puis Fournisseurs.
2. Dans l'en-tête de la page, sélectionnez Conditions de paiement. Sur les petits écrans, ce bouton affiche uniquement une icône de carte.
3. Dans la fenêtre Gérer les conditions de paiement, saisissez un code dans la première zone, par exemple NET30 ou 30-70.
4. Ajoutez éventuellement une description dans la deuxième zone.
5. Sélectionnez Créer.

Les codes doivent être uniques dans votre organisation. La vérification ne tient pas compte des majuscules et des minuscules : net30 et NET30 sont donc considérés comme un même code.

Ajouter des règles d'échéance

Chaque règle d'échéance définit une part de la commande à payer et l'événement qui sert de point de départ au calcul. La colonne Règles indique le nombre de règles déjà associées à une condition.

1. Ouvrez Catalogue, puis Fournisseurs, puis Conditions de paiement.
2. Survolez la ligne de la condition. Trois boutons apparaissent à droite de la ligne ; sur un écran tactile, ils sont toujours affichés.
3. Sélectionnez le premier bouton pour ouvrir la fenêtre Règles de paiement de cette condition.
4. Sélectionnez Ajouter une échéance. La nouvelle ligne est préremplie avec le pourcentage manquant pour atteindre 100, la Référence Date de réception et la valeur 30 dans Décalage (jours).
5. Définissez le pourcentage de l'échéance.
6. Choisissez une Référence : Date du BC, Date d'approbation du BC, Date de facture, Date de réception, Fin du mois de facture ou Fin du mois de réception.
7. Définissez le Décalage (jours), c'est-à-dire le nombre de jours ajoutés à la date de référence.
8. Définissez éventuellement le Jour du mois pour déplacer la date obtenue à un jour de paiement fixe.
9. Ajoutez éventuellement une note.
10. Répétez l'opération jusqu'à ce que le total des pourcentages atteigne 100.
11. Sélectionnez Enregistrer.

La valeur Σ au-dessus du tableau affiche le total cumulé et passe au vert lorsque le total des pourcentages atteint 100. Enregistrer n'est pas disponible avant cela, car une condition dont le total ne couvre pas l'intégralité de la commande donnerait une prévision de trésorerie erronée. La liste vide fait exception : en l'absence de lignes, Enregistrer est disponible pour vous permettre de supprimer les règles d'une condition.

Fonctionnement des paramètres de date

La date de référence fournit une date de base à laquelle le décalage est ajouté. Si vous définissez également un Jour du mois, la date obtenue est déplacée à ce jour dans le même mois, ou au dernier jour du mois s'il est plus court.

Par exemple, une référence Fin du mois de facture avec un décalage de 10 prévoit le paiement dix jours après la fin du mois de facture. L'ajout d'un Jour du mois de 15 le déplace au 15 du mois dans lequel tombent ces dix jours.

Un décalage peut être négatif. Par exemple, -30 par rapport à la Date de réception prévoit un paiement vers la date d'expédition lorsque le transport prend environ un mois. Une date d'échéance ne peut jamais précéder la Date du BC : un décalage négatif important aboutit donc à la Date du BC.

Prévisualiser une condition de paiement

La moitié inférieure de la fenêtre Règles de paiement prévisualise les échéances. Saisissez la Date du BC, la Date de réception, la Date de facture et le Total d'exemple pour une commande type. Le tableau affiche le pourcentage, le montant et la date d'échéance de chaque échéance, ainsi qu'une colonne Calculée à partir de indiquant la date réellement utilisée.

Les dates marquées (estimée) utilisent une date de remplacement, car la date de référence réelle n'est pas encore connue. La prévisualisation ne comporte pas de champ de date d'approbation : une règle fondée sur la Date d'approbation du BC est donc affichée comme calculée à partir de la Date du BC et marquée (estimée). Sur une commande réellement approuvée, elle utilise la date d'approbation.

Appliquer une condition à un fournisseur ou à une commande

Pour définir la condition par défaut d'un fournisseur :

1. Ouvrez le fournisseur.
2. Sélectionnez Modifier le fournisseur.
3. Renseignez le champ Condition de paiement dans la section Paramètres.

Lorsque vous créez un bon de commande et choisissez un fournisseur, sa condition par défaut est renseignée dans le champ Condition de paiement de la commande. Vous pouvez la modifier avant d'enregistrer.

Pour modifier la condition d'une commande existante :

1. Ouvrez la commande.
2. Sélectionnez Modifier.
3. Modifiez le champ Condition de paiement dans la carte des détails.

La condition propre à la commande est prioritaire lorsqu'elle est renseignée ; sinon, la condition par défaut du fournisseur s'applique. Si aucune des deux n'est renseignée, la commande n'a pas d'échéancier de paiement.

La Condition de paiement d'une commande ne peut être modifiée que lorsque la commande est en Brouillon ou En attente, en mode modification et avec l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders. Sur une commande approuvée, elle s'affiche en lecture seule.

Lire l'échéancier de paiement

Ouvrez le bon de commande pour voir l'Échéancier de paiement dans la carte Factures et paiements de la barre latérale gauche. Sur un téléphone, la carte se trouve plus bas sur la page, au-dessus de Documents. La section apparaît uniquement lorsque la condition en vigueur comporte des règles d'échéance ; sinon, elle est absente de la carte, ce qui explique généralement pourquoi elle semble manquer.

Le titre de la section indique la condition de paiement. Chaque ligne d'échéance affiche son numéro, son pourcentage, sa date d'échéance, son montant, la règle dont elle découle, le numéro de la facture fournisseur qui la couvre et un statut. Les descriptions de règles comprennent notamment Échéance dès la réception et Échéance à la date de facture +30 jours.

Non facturé signifie qu'aucune facture fournisseur ne couvre encore l'échéance. À payer signifie qu'elle est facturée mais pas encore payée ; En retard signifie que sa date d'échéance est également passée. Payé en partie et Payé reflètent les paiements enregistrés sur la commande.

Si une échéance est répartie en plusieurs parties — partiellement facturée et partiellement encore à facturer, ou couverte par plusieurs factures — chaque partie apparaît en dessous avec sa propre date et son propre montant.

Dates estimées et paiements

Un tilde devant une date signifie qu'elle est estimée, car la date de référence n'existe pas encore. Une échéance fondée sur la facture utilise à défaut la date de réception, puis la date de livraison prévue, puis la Date du BC. Une échéance fondée sur la réception utilise à défaut la date de livraison prévue, puis la Date du BC. Une échéance fondée sur l'approbation utilise à défaut la Date du BC.

L'enregistrement de la facture fournisseur rend ferme une échéance fondée sur la facture. Une échéance fondée sur la réception reste estimée jusqu'à la réception des marchandises. Définir une date de livraison prévue ne confirme aucune échéance, mais l'estimation ne repose plus sur la Date du BC, qui placerait sinon le paiement beaucoup trop tôt.

Les paiements enregistrés sur la commande sont affectés aux échéances en commençant par la date d'échéance la plus ancienne, de la même manière que dans le rapport Prévision des paiements : les deux concordent donc toujours sur ce qui est payé. La part d'un paiement qui dépasse le montant restant d'une échéance est affectée à la suivante. Lorsque vous enregistrez un paiement, Enregistrer un paiement liste chaque échéance avec son montant restant à payer ; Payer la totalité renseigne tous les montants restants jusqu'à l'échéance que vous choisissez.

Utiliser le rapport Prévision des paiements

Ouvrez Rapports, puis Prévision des paiements pour voir les paiements fournisseurs prévus par mois, avec les fournisseurs en lignes et les mois en colonnes. Le rapport nécessite l'autorisation Reports.

Les montants impayés sont totalisés séparément pour les commandes approuvées et celles encore en Brouillon ou En attente, afin de montrer quelle part de la prévision dépend de commandes que personne n'a encore approuvées. Les montants déjà payés apparaissent sur une ligne distincte pour le rapprochement avec votre comptabilité ; ils ne représentent pas des sorties de trésorerie futures.

Le rapport répartit également les montants impayés entre montants fermes et estimés. Les montants fermes sont des échéances couvertes par une facture fournisseur enregistrée sur la commande. Les montants estimés ne sont pas encore couverts par une facture : leurs dates et leurs valeurs peuvent donc encore changer.

Les chiffres du rapport sont convertis dans la devise de votre organisation afin de pouvoir totaliser un mois contenant plusieurs devises. La carte Factures et paiements de la commande utilise la devise propre à celle-ci : les chiffres ne correspondront donc pas exactement pour une commande en devise étrangère.

Le rapport signale deux lacunes qui faussent une prévision : les fournisseurs ayant des commandes ouvertes mais aucune condition de paiement, ou une condition sans règles d'échéance, sont entièrement absents des chiffres ; les commandes ouvertes sans date de livraison prévue utilisent à défaut la Date du BC et prévoient donc le paiement trop tôt.

Supprimer une condition de paiement

1. Ouvrez Fournisseurs, puis Conditions de paiement.
2. Survolez la ligne de la condition.
3. Sélectionnez le bouton de suppression.
4. Confirmez.

La suppression est refusée tant qu'un fournisseur ou un bon de commande utilise la condition, y compris les commandes qui utilisent la condition de leur fournisseur. Le message indique les deux nombres. La suppression d'une condition supprime également ses règles d'échéance.